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18/09/2015 06:44 CEST | Aktualisiert 18/09/2016 07:12 CEST

Wichtig oder dringend? So nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll

Thinkstock

„Ich habe keine Zeit." Wie oft haben Sie diesen Satz schon gehört? Wahrscheinlich öfter als Sie zählen können. Tatsächlich ist es aber so, dass jeder Zeit hat. Und zwar genau 24 Stunden am Tag.

Selbst wenn man die Stunden abzieht, die für Schlafen oder Essen aufgebracht werden müssen, bleibt noch jede Menge Spielraum, um anfallende Aufgaben produktiv umzusetzen. Die Schwierigkeit besteht also nicht darin, dass wir zu wenig Zeit haben, sondern darin, dass wir sie häufig nicht effizient nutzen.

„Ja", werden Sie sagen, „bei anderen mag das vielleicht stimmen, aber ich arbeite wirklich jede Minute und komme mit meinen Aufgaben trotzdem nicht hinterher." Der Einwand ist berechtigt. Tatsächlich kenne ich einige Kollegen, die unermüdlich von Termin zu Termin, von Abgabefrist zu Abgabefrist hetzen, nur um sich am Ende des Tages zu fragen, wo die Zeit geblieben ist.

Meiner Erfahrung nach sind in diesen Fällen häufig die Prioritäten der springende Punkt. Wie ist das denn bei Ihnen? Gehen Sie in erster Linie Dinge an, die dringend sind, oder legen Sie Ihr Augenmerk auch auf Wichtigkeit? Selbst wenn sich beide Begriffe manchmal überschneiden mögen, ist es oft so, dass viele Vertriebsmitarbeiter ihre Aufgaben danach sortieren, wie dringend sie sind.

Lassen Sie mich den kleinen, aber feinen Unterschied zwischen dringend und wichtig an einem einfachen Beispiel deutlich machen: Sport ist wichtig für die Gesundheit. Keine Frage. Aber ist es dringend, joggen zu gehen, wenn der Tag ohnehin schon vollgepackt ist? Eher nicht. Und aus genau diesem Grund neigen wir dazu, Aktivitäten wie diese von einem auf den anderen Tag zu verschieben.

Im Vertrieb ist das ähnlich. Es gibt Unternehmen, die nicht darauf angewiesen sind, kontinuierlich Neukunden zu akquirieren. Was passiert? Die Akquise wird erst dann gemacht, wenn wirklich nichts anderes mehr ansteht.

Tatsächlich ist aber erwiesen, dass es viel mehr bringt, einen Tag gezielt für diese Aufgabe zu verwenden, als sich nur zwischendurch immer wieder mal mit der Neukundengewinnung zu beschäftigen.

Aus diesem Grund plädiere ich dringend dafür, dass sich jeder Vertriebsmitarbeiter Gedanken darüber machen sollte, was in seinem Geschäftsbereich wichtig ist, aber häufig zu kurz kommt. Was halten Sie zum Beispiel von der Option, sich zweimal in der Woche morgens eine Stunde Zeit einzuplanen, in der Sie sich nur mit Dingen beschäftigen, die wichtig, aber nicht dringend sind? Vielleicht wollen Sie sich ja Gedanken darüber machen, was Ihre wichtigsten Ziele für die nächsten Monate sind.

Oder Sie überlegen sich, mit welchen Aspekten Sie in Kundengesprächen künftig noch besser punkten können. Sie werden sehen, wie rapide Ihre Produktivitätsrate durch diese simple Maßnahme steigen kann.

Falls Sie jetzt denken, Sie hätten keine Zeit dafür: Stimmt das wirklich? Oder ist es nicht eher so, dass es eigentlich gar nicht so schwierig wäre, sich die Stunde zu nehmen und dafür andere Bereiche Ihres Arbeitsalltags zeitlich zu straffen? Zu den größten Zeitfressern im Vertrieb gehören zum Beispiel die vielen Unterbrechungen durch Telefonanrufe oder unangekündigte Besuche.

Sie kennen das sicher: Man sitzt gerade an seinem Report oder an der Umsetzung einer neuen Idee und plötzlich klingelt das Telefon. Das Resultat: Die Konzentration ist weg, und im schlimmsten Fall hat man danach völlig den Faden verloren.

Nehmen Sie sich also Zeit, sich noch kurz Ihren letzten Gedankengang zu notieren, bevor Sie den Anruf annehmen oder den Besucher empfangen. Am besten setzen Sie auch gleich einen klaren Zeitrahmen fest.

Häufig bekommt man in solchen Fällen ja zu hören: „Haben Sie mal schnell eine Minute?" Warum antworten Sie das nächste Mal nicht einfach mit: „Ja, eine Minute habe ich.

Ich habe sogar fünf. Aber wenn es länger dauert, dann wäre es schön, wenn wir einen Termin ausmachen könnten"? Das ist freundlich, aber bestimmt, und viel souveräner als wenn Ihr Gesprächspartner nach zehn Minuten das Gefühl bekommt, Ihnen zur Last zu fallen.

ZeitintelligenzDamit solche Unterbrechungen Sie übrigens gar nicht erst aus der Bahn werfen können, noch ein Wort zur Produktivität: Gerade wenn Menschen Verantwortung für unterschiedliche Bereiche übernehmen, erlebe ich immer wieder, dass sie primär Brände löschen.

Wenn es in einem Bereich nicht gut läuft, entwickeln sie Maßnahmen, um die Situation zu verbessern. Das funktioniert in der Regel auch ganz gut, aber in der Zwischenzeit werden andere Bereiche schlechter. Und dann haben sie, wenn sie Bilanz ziehen und das Gesamte betrachten, nach einer Weile zwar Veränderung, aber keinen Fortschritt.

Aus diesem Grund hat es sich bewährt, To-Do-Listen anzulegen, die entsprechend der verschiedenen Aufgabenbereiche geclustert werden. Überlegen Sie sich in einer ruhigen Minute, was Ihre Arbeitsschwerpunkte sind.

Vielleicht ist es die Betreuung Ihrer bisherigen Kunden? Vielleicht müssen Sie zudem noch Neukunden generieren? Und möglicherweise leiten Sie außerdem noch ein Team? In diesem Fall hätten Sie drei verschiedene Bereiche, die jeweils verschiedene Aufgaben beinhalten. Erstellen Sie sich also drei verschiedene To-Do-Listen und machen Sie sich daran, Woche für Woche die jeweils wichtigste (nicht dringendste) Aufgabe zu identifizieren.

Wenn Sie diese drei Aufgaben in jedem Fall erledigen, haben Sie schon viel geschafft. Nicht nur hinsichtlich der Produktivität, sondern auch weil Sie Fortschritte erleben, die Sie immer wieder aufs Neue motivieren.

Wenn Sie konkret wissen wollen, wie Sie Ihre E-Mail-Fluten in den Griff bekommen und endlos langen Meetings den Kampf ansagen können, empfehle ich Ihnen meinen aktuellen Sales-up-Call zum Thema Zeitintelligenz. Eine Stunde lang haben ich mich mit Zach Davis darüber unterhalten, wie man Abläufe effizienter gestalten und knapp bemessene Zeit intelligent nutzen kann.

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