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29/01/2017 09:55 CET | Aktualisiert 24/01/2018 06:12 CET

Brauchen Unternehmen ein Social Intranet?

LJM Photo / Design Pics via Getty Images

Social Media scheint inzwischen tatsächlich im Marketing der Unternehmen angekommen zu sein. In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung ist es damit allerdings nicht getan. Immer lauter werden die Rufe nach der Notwendigkeit von Social Intranets, um nicht hinter der Konkurrenz zurückzubleiben.

Ein Social Intranet setzt auf dynamische Wissensvermittlung und Zusammenarbeit, statt nur statische Seiten mit Inhalten anzubieten. Die Befürworter weisen auf die besseren, aktiven Kommunikationsmöglichkeiten hin und die bessere Zusammenarbeit, sowie den wertvollen Beitrag im Wissensmanagement. Für Kritiker ist ein Social Intranet hingegen immer noch eine Spielerei und sie verstehen nicht, warum sie sich Facebook & Co. ins Unternehmen holen sollen.

Voraussetzungen für ein gelungenes Social Intranet

Ein funktionierendes Social Intranet besteht aus einer gesunden Mischung aus Information, Interaktion und Kollaboration. Im Fokus steht immer der Mitarbeiter und sein Wissen. Dieses soll er im Intranet festhalten, sodass auch Kollegen von den Erfahrungen jedes Einzelnen profitieren.

Es wird nicht länger passiv konsumiert, sondern aktiv teilgenommen. So wird nicht nur Wissen nachhaltig im Unternehmen gehalten und verbreitet, die Mitarbeiter arbeiten effektiver zusammen und identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen.

Gerade wenn Projekte in virtuellen Teams bearbeitet werden, wenn einzelne Experten von anderen Standorten benötigt werden oder wenn es die persönliche Situation erfordert, vom Home-Office aus zu arbeiten, trägt ein Social Intranet mit entsprechenden Projekträumen dazu bei, dass die aktuellen Informationen jederzeit jedem zur Verfügung stehen - ohne gemeinsame Laufwerke und riesige E-Mail-Flut. Und auch wenn mal ein Projektmitarbeiter kurzfristig ausfällt oder das Unternehmen verlässt, kann schneller und einfacher Ersatz gefunden werden.

Social Intranet - nur was für große Konzerne?

Inzwischen bieten fast alle großen Anbieter technische Lösungen für ein Social Intranet an: Confluence, JAM oder Sharepoint sind nur einige davon. Unternehmen haben dabei grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Ansätzen:

Big Bang: Damit ist der große Wurf gemeint. Auf einmal löst ein Social Intranet die bisherige statische Lösung ab. Hierfür ist viel Vorarbeit und eine ausgereifte Strategie notwendig. Das Unternehmen muss sich fragen, welche Ziele mit dem Social Intranet verfolgt werden, welche Funktionen den Mitarbeitern einen Mehrwert bringen und ob jeder Mitarbeiter alle Funktionen braucht.

Wie sieht die Planung für die tägliche Arbeit aus? Sind Experten für alle Teilbereiche großer Projekte an jedem Standort verfügbar oder setzt das Unternehmen auf virtuelle Teams? Und schließlich: welches Wissen soll im Intranet allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen? Ein solcher radikaler Systemwechsel lässt sich leichter in kleinen und mittleren Betrieben realisieren.

Think Big, Start Small: die Alternative ist ein Start in einem kleinen Bereich des Unternehmens, das als Pilot dient. Aufgrund der gesammelten Erfahrungen werden dann die Funktionalitäten weiterentwickelt und die nächste Zielgruppe ausgerollt.

So entwickelt sich Schritt für Schritt ein Social Intranet, das genau auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Große Unternehmen müssen oft auf diese Strategie zurückgreifen, um nicht zu viel Anfangsinvesititionen auf einmal tätigen zu müssen.

Fazit:

Wenn Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung mit der Konkurrenz Schritt halten wollen, führt langfristig kein Weg an einem Social Intranet vorbei. Allerdings müssen die Lösung und die bereitgestellten Features zum Unternehmen passen. Dann lohnt sich jedoch die Investition und zahlt sich schließlich in der steigenden Motivation der Mitarbeiter, verbessertem Wissensmanagement und effizienterem Projektmanagement aus.

Das Autorenteam:

Prof. Dr. Sandra Müller lehrt an der Hochschule für angewandtes Management und arbeitet als Mitglied der Forschungsgruppe „Social Media" an aktuellen Fragestellungen. Gerti Windhuber ist Expertin für Technologiekommunikation und Social Media Managerin bei Rohde & Schwarz.

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