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05/12/2016 13:42 CET | Aktualisiert 06/12/2017 06:12 CET

In fünf Schritten zum effektiven Selbstmanagement

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Bildrechte: elwynn @ shutterstock

Kennen Sie das Gefühl, dass der Tag zu wenig Stunden hat? Dass Sie durchaus ein bisschen extra Zeit hier und da vertragen könnten? Ein kleiner Trost: Sie sind nicht allein, denn so geht es vielen Menschen, die neben ihrem Beruf, auch noch das Privatleben organisieren müssen. Selbstmanagement mit der „Getting Things Done" Methode hilft Ihnen dabei, Ihre Entscheidungen im Alltag zu optimieren und organisiert durch den Tag zu kommen.


Die meisten Menschen fühlen sich gestresst


Effizientes Arbeiten reduziert Stress und vermeidet Berge an unerledigten Aufgaben. Zumindest in der Theorie. In der Praxis gelingt das leider nur wenigen Menschen. Laut Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin fühlen sich 58 Prozent der Arbeitnehmer und Selbstständigen gestresst, wenn nicht sogar unter Druck gesetzt. Sie versuchen mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten und mit To-do-Listen ihren Tag zu meistern, viel zu spät bemerken sie oft erst, dass manche Aufgabe arbeitsintensiver ist, als sie zuerst angenommen haben.



Mit Getting Thing Done - kurz GTD - vermeiden Sie solche Überraschungen und lernen, Ihre To-dos bestmöglich zu organisieren und umzusetzen. Nicht nur große Unternehmen wie Nokia, Siemens und Yellow Strom arbeiten bereits nach den Grundsätzen von GTD, auch in kleineren Unternehmen oder beispielsweise einer Arztpraxis können Sie die Methode perfekt in Ihren Alltag integrieren.


So profitiert eine Arztpraxis von der GTD Methode


Als Praxiseigentümer werden Sie täglich mit zahlreichen Aufgaben konfrontiert. Patiententermine müssen gebucht, Leistungsabrechnungen fertig gestellt und Urlaubsanträge bearbeitet werden. Hinzu kommen monatlich wiederkehrende Aufgaben wie Besprechungen mit dem Steuerberater zum Thema BWA und die rechtzeitige Überweisung von Gehältern.



Darüber hinaus stellt auch Ihr Privatleben Ihr Organisationstalent auf die Probe, Sie müssen einen Tisch für das anstehende Familienessen reservieren, oder Ihr Auto in die Werkstatt bringen. Sehr schnell kann es passieren, dass Sie sich überfordert fühlen. Dieses Gefühl der Überforderung ist bereits ein erstes Anzeichen für ineffektives Selbstmanagement.

Mit GettingThingsDone in 5 Schritten Überlastung und Stress besiegen

GTD steuert dem Gefühl der Überforderung entgegen, indem es Ihnen ermöglicht all die Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen, aus Ihrem Kopf zu verbannen. Nicht von Belang ist, ob diese Dinge beruflicher, oder privater Natur sind. Nur so können Sie sich ganz auf die Aufgaben konzentrieren, mit der Sie sich aktuell beschäftigen und diese auch effektiv zu Ende führen.


Die fünf Schritte der GTD Methode


Getting Things Done besteht aus den fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen. Der Grundsatz lautet hierbei: Es geht nicht darum, die Zeit, sondern sich selbst zu managen.


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Die fünf Schritte der GTD Methode / ©sabrieryigit


01 SAMMELN


In Phase eins sammeln Sie alles, was Sie zu erledigen haben, egal ob privat oder beruflich. Von der Idee für den neuen Praxisflyer über das anstehende Feedbackgespräch mit Ihrem Mitarbeiter, bis hin zum Reifenwechsel Ihres Autos. Halten Sie absolut jeden Gedankengang fest, denn nur so bekommen Sie Ihren Kopf frei. Ob die Aufgabe dringend ist oder nicht, ist nicht ausschlaggebend.



Anschließend legen Sie sämtliche Notizen mitsamt Unterlagen wie Briefen oder Rechnungen in eine Ablage, den so genannten Eingangskorb. Falls gewünscht, kann dieser Eingangskorb selbstverständlich auch digital sein. Ich empfehle diese Ablage einmal täglich zu leeren, das bietet Ihnen Gelegenheit jedes Mal von Neuem zu entscheiden, wie Sie als nächstes mit den Informationen und Unterlagen verfahren.


02 VERARBEITEN


Was im Eingangskorb liegt, dürfen Sie nur einmal anfassen und nicht zurücklegen - dasselbe gilt auch für Mails. Falls die einzelnen Dinge keine Aktion erfordern, entsorgen Sie diese direkt. Haben Sie beispielsweise eine Einladung zu einer Fachtagung erhalten, und merken Sie direkt beim ersten Lesen, dass Sie an dem Datum keine Zeit haben, werfen Sie das Schreiben weg. Alle anderen Notizen müssen entweder direkt erledigt, verschoben oder delegiert werden. Erledigen Sie alles, das nur zwei Minuten in Anspruch nimmt sofort, wie beispielsweise die Bestätigung eines Patiententermins per Mail, oder die Kopie eines Urlaubsantrags.



Nimmt die Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch überlegen Sie, ob Sie die Arbeit an Ihre Mitarbeiter und Rezeptionskräfte delegieren können. Falls sie die Arbeit selbst bearbeiten, legen Sie für diesen Posten den nächsten konkreten Schritt in Form einer Aufgabe fest und tragen sie ihn in die Nächste-Schritte-Liste ein. Aufgaben, die sich nicht in einem Schritt erledigen lassen, werden im GTD-Jargon als Projekte bezeichnet. Möchten Sie einen neuen Praxisflyer erstellen lassen, ist das ein Projekt und jeder einzelne Schritt - von der Ideenfindung bis zum Kontakt zur Druckerei - ist eine Aufgabe. Beachten Sie dabei immer nur den nächsten Schritt zu definieren den Sie brauchen, um das Projekt ein Stück voranzubringen.


03 ORGNISIEREN


Für eine gelungene Organisation stellen Sie sich die Frage: Ist die Aktion von einem fixen Zeitpunkt abhängig? Falls ja, nehmen Sie diese in ihren Kalender auf. Falls nein, ordnen Sie sie in verschiedene Kategorien - die so genannten Kontextlisten - ein. Für Praxisbesitzer empfehlen sich beispielsweise die Kategorien „Telefonate" oder „Abrechnungen GKV/PKV". Mit dieser Maßnahmen haben Sie steht einen guten Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben.


04 DURCHSEHEN


Die Termine in ihrem Kalender haben Vorrang, denn sie sind an feste Zeiten gebunden. Erst nachdem Sie keine Aufgaben mehr im Terminkalender haben, widmen Sie sich den Kontextlisten.


05 ERLEDIGEN


Um zu entscheiden welche Aufgaben der Kontextlisten Sie zuerst bearbeiten, können folgende Kriterien hilfreich sein:


  • Kontext: Die Aufgaben sollten zur Umgebung passen. In der Bahn schreiben Sie Mails, zu Hause führen Sie Telefonate.
  • Verfügbare Zeit: Beginnen Sie keine Aufgaben, die Sie nicht zu Ende bringen können. Bei einem Time-Slot von 10 Minuten lohnt es sich nicht mit der Agentur das neue Layout für den Flyer zu besprechen, erledigen Sie stattdessen kleinere Büroarbeiten.
  • Verfügbare Kräfte: Wenn Sie nach einer herausfordernden Aufgabe ein Leistungstief haben, widmen Sie sich einer leichteren Tätigkeit, wie beispielsweise dem Einsortieren von Belegen.
  • Prioritäten: Erst nachdem Sie ihre Aufgaben durch die ersten drei Kriterien vorsortiert haben, wählen Sie die Aufgabe die am dringlichsten ist.


Profitieren Sie vom Selbstmanagement


Für Einsteiger mag die Umsetzung von GTD nach mehr Arbeit aussehen, als die Ausführung der einzelnen Aufgaben selbst. Das ist aber Teil der Übung, denn nur wenn Sie sich ausführlich Gedanken über Ihre Arbeit gemacht haben und welche Schritte zur Erledigung der Aufgaben notwendig sind, müssen sie nicht mehr ständig darüber nachdenken. Letztendlich sparen Sie Zeit, arbeiten konzentrierter und können auch ihren Mitarbeitern verständliche Arbeitsanweisungen geben. Der Informationsfluss wird verbessert und die Zusammenarbeit erleichtert.


Die Originalfassung dieses Artikels ist im Magazin „unternehmen praxis" 05.2016 erschienen.


Diesen Beitrag finden Sie auch auf meiner Homepage: sabrieryigit.de.

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