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15/09/2015 15:15 CEST | Aktualisiert 15/09/2016 07:12 CEST

Wichtiger Hinweis für Exisitenzgründer und Kleinunternehmer(innen)

thinkstock

Die unbedachte Nutzung von kostenloser Buchhaltungssoftware, kann ihrem Unternehmen schweren Schaden zufügen

Existenzgründer und Kleinunternehmer, insbesondere solche, deren Jahresumsatz 17.500,- € nicht übersteigt, haben in der Regel sehr wenig Geld. Der Gang zum Steuerberater scheitert nicht selten genau an diesem Punkt. Solche Unternehmen sind nicht zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet. Es reicht eine Einnahme/Überschuss Rechnung.

Am Markt gibt es mehrere Programme, die Buchhaltung vereinfachen sollen. Mit ihnen kann der Anwender arbeiten, ohne die doppelte Buchführung zu kennen, so die Aussage der Anbieter. Dies geschieht im Anfänger oder Einsteigermodus. Tatsächlich vereinfacht das die Arbeit deutlich. Ohne grundlegende Buchhaltungskenntnisse und intensive Kontrolle der Ergebnisse, können sich aber fatale Fehler einschleichen.

Wie wird solche Software beworben?

Die besagte Software sei speziell für Kleinunternehmer und Existenzgründer entwickelt worden. (schwer vorstellbar, die Kosten dafür wären immens) Man müsse doppelte Buchführung nicht beherrschen und könne ganz ohne Buchhaltungskenntnisse das Programm bedienen. Das Programm werde nach vorgegebenen Parametern gesteuert, was die korrekte Buchung sicher stellt. Die Konten werden automatisch ausgewählt und auch die Buchungssätze generiert. Das Ergebnis sei eine durch Laien erstellte, professionelle Buchhaltung.

Existenzgründer und Kleinunternehmer eine attraktive Zielgruppe

Das eigentliche Ziel solcher Angebote, hinter denen auch eine Steuerberatungsgesellschaft stehen kann, ist der Gewinn neuer Kunden. Das an sich ist nicht verwerflich. Oft wird dieses Angebot mit spezifischen Informationen und Hilfeleistungen für Kleinunternehmer und Existenzgründer kombiniert. Eigentlich eine gute Sache.

Derartige Aussagen sind für Existenzgründer und Kleinunternehmer sehr attraktiv. Die jährlichen Kosten für einen Steuerberater, alleine für die Verbuchung der Belege, belaufen sich oft auf 800 bis 1500 Euro, also zwischen acht und neun Prozent des Jahresumsatzes (bei einer Umsatzhöhe bis 17.500,- €).

Nicht eingeschlossen sind in derartige Beträge Kosten für die Erstellung der Jahresabschlüsse und Kosten für die Übermittlung von Daten an das Finanzamt usw. Buchhaltungs- und Steuerberatungskosten können also für solche Unternehmen schon einmal einen kompletten Monatsumsatz betragen.

Viele der Betroffenen suchen nach geeigneten Alternativen. Aber Vorsicht, Buchhaltung ohne grundlegende Buchhaltungskenntnisse birgt Gefahren in sich. Wenn sie die Systematik der Buchhaltung nicht kennen, dann erkennen sie mögliche Fehler nicht.

Wenn mal was daneben geht: Stornobuchungen

Stornierungen und Minderungen von Erlösen sind im normalen Geschäftsbetrieb häufige Vorgänge. Sie richtig zu verbuchen ist ein ganz normaler Vorgang. Er ist entscheidend für die korrekte Ermittlung der jährlichen Umsatzerlöse. Die Systematik einer normalen Buchhaltung ist vom Prinzip her folgende (hier ohne Mehrwertsteuerabzugsberechtigung): Mann gibt den Betrag, um den die Erlöse gemindert werden als positiven Betrag bei der Buchung ein.

Das Buchungssystematik (z. B. Erlösschmälerungen 8710, 8720 SKR03) ist so angelegt, dass es bei der Buchung auf dem Gegenkonto (Umsatzerlöse 8200,8400 oder Unterkonto) diesen Betrag automatisch von den erzielten Umsatzerlösen abzieht. Die Erlösminderung erfolgt auf dem "Konto Erlösminderung" im Haben und auf dem Konto "Umsatzerlöse" im Soll. (Ist das Unternehmen Mehrwertsteuerabzugsberechtigt, dann ist der Vorgang deutlich komplexer, da auch die Mehrwertsteuer korrigiert werden muss). Bucht man nun derartige Erlösminderungen oder Stornierungen, setzt man immer voraus, dass ein Buchhaltungssystem dieser Systematik grundlegend folgt.

Im Einsteigermodus, haben sie keinerlei Kontrolle darüber, wie eine solche Buchung abgewickelt wird. Ein Beispiel zeigt die möglichen Konsequenzen auf. Eines dieser Programme buchte wie folgt: Es führt eine korrekte Buchung von Stornos und Erlösschmälerungen nur dann durch, wenn der betreffende Betrag, bei der Verbuchung auf den Konten Erlösminderung u.a. mit einem negativen Vorzeichen versehen wird. Das Setzen des negativen Vorzeichens bewirkt dabei eine Umkehrung, in der die Konten angesprochen werden (Soll/Haben, Haben/Soll).

Die grundlegende Systematik der Buchhaltung wird bei der Anwendung dieses Anfänger/Einsteigermodus ins Gegenteil verkehrt. Wird der Betrag ohne negatives Vorzeichen verbucht, addiert das Programm den Betrag der Erlösschmälerung sogar auf die Umsatzerlöse, statt sie abzuziehen!. Einen Hinweis beim Buchen auf die Änderung der Notation erhält man nicht!

Dies kann für das betroffene Unternehmen dann fatale Folgen haben, wenn man die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) nicht sorgfältig kontrolliert. Stornierungen und Erlösschmälerungen erreichen im Unternehmen nicht selten hohe Beträge. Wird die Erlösminderung auf die Umsatzerlöse aufaddiert, weisen die Auswertungen Zahlen aus, die mit der Realität des Unternehmens nichts zu tun haben. Aus Gewinn wird Verlust und umgekehrt. Oft verlassen sich Kleinunternehmer, die in Buchhaltungsfragen ungeübt sind darauf, dass das Programm korrekt verbucht und prüfen das nicht.

Wie sehen die möglichen Konsequenzen aus

Gehen wir einmal von einem kleinen Unternehmen aus, in dem ein Umsatz in Höhe von 17.500 € nicht überschritten soll. Jede Überschreitung dieser Grenze führt zur Umsatzsteuerpflicht. Viele, die ihre Selbstständigkeit als Nebenberuf ausüben, meiden diese Grenze bewusst. Eine eintretende Umsatzsteuerpflicht könnte insbesondere dann, wenn der Vorsteuerabzug nicht berücksichtigt und verbucht worden ist, einen Nebenerwerb unrentabel machen.

Was aber ist, wenn entgegen der Planung die Umsätze die Höhe von 17.500,- € übersteigen und die Kleinunternehmeriin/der Kleinunternehmer die Steuern nur einmal jährlich erstellt und erklärt. Was ist, wenn sie/er plötzlich vor Zahlen steht, die er nicht erwartet hat und die die Mehrwertsteuerpflicht begründen? Vor allem: Was ist, wenn sie/er die Ursache nicht erkennt?

Sie/er sieht sich gezwungen die Mehrwertsteuerpflicht anzuzeigen, ohne dass dies den realen Zahlen entspricht. Die Planung ist über den Haufen geschmissen und nach Abrechnung der Steuern steht da ein veritabler Verlust statt eines wie geplant bescheidenen Gewinns.

Was ist, wenn die Steuerschuld bereits erklärt und der Steuerbescheid rechtswirksam ist, also nicht mehr angefochten werden kann. Und das ist noch die positive Variante von dem Spiel. Was ist, wenn im Rahmen einer Steuerprüfung Unkorrektheiten in der Buchhaltung gefunden werden (irgendetwas wird da immer gefunden) und ein Beamter, z. B. im Zusammenhang mit anderen Punkten Betrug vermutet?

Die Alternative ist es einen Steuerberater aufzusuchen. Die aber sind in der Regel wenig geneigt, sich in Unterlagen auf die Suche nach Fehlern zu machen, die sie nicht selber erstellt haben und die Kosten für die Fehlersuche sind oft sehr hoch!

Für Existenzgründer sind solche Fehler an anderer Stelle von großer Bedeutung. Dann nämlich, wenn es um den Nachweis von Umsätzen im Gespräch mit Banken geht. Der Effekt ist der, dass höhere Umsätze als tatsächlich erzielt wurden ausgewiesen werden. Plötzlich ist aber sowohl die Kasse leer und das Bankkonto im Soll. Die Bank wird möglicherweise fragen, ob hier nicht die Kreditmittel zweckeinfremdet wurden, respektive Kreditbetrug eine Rolle spielt. Dass eine Bank in einer solchen Situation neue Kreditmittel zur Überbrückung gewährt, ist sehr unwahrscheinlich.

Wie sie sich schützen können

Sollten Sie freie Buchhaltungssoftware verwenden, in der ein solches Verfahren benutzt wird, das also im einem Anfänger- oder Einsteigermodus bucht, ohne dass sie selber ein Gegenkonto in der Buchhaltung auswählen können, dann klären sie mit dem Anbieter diese Frage der Verbuchung immer und prüfen Sie, ob alle Umsatzerlöse und Erlösschmälerungen korrekt verbucht sind. Am Besten geht das, wenn Sie monatlich eine BWA erstellen und die Einträge in den entsprechenden Rubriken sorgfältig prüfen. (Umsatzerlöse und Erlösschmälerungen tauchen immer ganz oben in der BWA auf)

Besser noch: Suchen Sie bei Youtube eine Einführung in die doppelte Buchführung oder besuchen sie einen qualifizierten Lehrgang. Anschließend wählen Sie die Konten und Gegenkonten selber aus. Prüfen sie Verfahren der Vereinfachung kritisch. Buchhaltung hat viel mit Kontrolle zu tun. Die muss man aber auch ausüben können. Der Mehraufwand ist absolut überschaubar.

Buchhaltung ist ein Thema, das von Kleinunternehmern und Existenzgründern oft unterschätzt wird, mit möglicherweise völlig unerwarteten und für die Betroffenen schlimmen Folgen.

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