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11/12/2016 07:44 CET | Aktualisiert 12/12/2017 06:12 CET

Produktivität im Trend: Fünf Methoden für die Erstellung Effektiver To-Do-Listen

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Es scheint, als rufe das digitale Zeitalter in uns immer mehr die Sehnsucht nach simplen, analogen Methoden hervor, um Ordnung in unseren Arbeitsalltag zu bringen. Das würde zumindest den, in den letzten Jahren immer stärker werdenden, Trend von Papier- und Schreibwaren erklären.

Haftnotizen und Textmarker sind längst nicht mehr nur nützliche Staubfänger auf dem Schreibtisch. Sie sind jetzt „Stationary". Und auch Notizbücher, ob virtuell oder klassisch analog, werden inzwischen für weit mehr, als nur als Malbuch in langweiligen Meetings verwendet.

Stattdessen schwören viele Manager und selbsternannte Organisationsexperten auf die Erstellung von To-Do Listen und Zielübersichten, um absolute Produktivität zu garantieren. Klingt nach viel Arbeit? Keine bange.

Im Folgenden werden 5 Methoden vorgestellt, mit denen jeder, ohne viel Aufwand, zum Organisationstalent wird. Auf die Marker, fertig, los!

1. Setzen Sie mit der Ivy-Lee-Methode auf den akademischen Ansatz

Wir nennen sie die 400.000-Dollar-Methode, und zwar aus dem folgenden Grund: Ihr Erfinder, Ivy Lee, brachte im Jahr 1918 Charles Schwab und dessen leitenden Angestellten seine Methode näher. Als Gegenleistung sollten diese ihm den Betrag zahlen, den die Methode ihrer Meinung nach wert sei. Drei Monate später erhielt Lee einen Scheck in Höhe von 25.000 US-Dollar, was einem heutigen Wert von 400.000 US-Dollar entspricht!

So geht's:

  1. Schreiben Sie die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie morgen erledigen müssen.
  2. Bewerten Sie die Aktivitäten nach ihrer Wichtigkeit.
  3. Nehmen Sie sich die erste Aktivität vor und erledigen Sie sie. Beginnen Sie dann mit der nächstwichtigen Aktivität.
  4. Übertragen Sie am Abend alle nicht erledigten Punkte auf eine neue Liste für den folgenden Tag.
  5. Beginnen Sie von vorne.

James Clear hat eine Vermutung, warum diese Methode funktioniert: Sie ist einfach, zwingt Sie dazu, Prioritäten zu setzen, und erlaubt es, einen Punkt nach dem anderen abzuhaken. Das Ergebnis: Das Erledigen der To-Do-Liste wird zum Kinderspiel.

2. Glauben Sie dem Hype rund ums Bullet Journalling

Diese Technik gehört zu den neueren Methoden der To-Do-Listen-Erstellung. Millionen von Menschen rund um den Globus sind überzeugt, dass es das flexibelste und effizienteste System der Welt ist ... und so viele Fans können ja schlecht irren! Die Methode basiert auf einem simplen Prinzip mit vier Kernmodulen zur Sammlung und Sortierung von Aktivitäten und Notizen. Die vier Module umfassen einen Index sowie jeweils eine Übersicht für die nahe Zukunft, für den nächsten Monat und für den nächsten Tag.

Zusätzlich zum modularen Aufbau basiert das Bullet Journalling auch auf einer Vielzahl von Tools, mit denen Sie zu erledigende Aufgaben nach Belieben hervorheben, sortieren und klassifizieren können. Halten Sie Ihre Textmarker bereit!

3. Schwimmen Sie mit der Karteikarten-To-Do-Liste gegen den Strom

Diese Methode ist genau das Richtige für Bastel-Fans. Schnappen Sie sich einen Stift und schreiben Sie Ihre To-Do-Liste in verschiedenen Farben auf Karteikarten. Halten Sie sich an den Blog Small Stuff Counts und notieren Sie jeden Punkt auf einer einzelnen Karte.

Mischen Sie als nächstes die Karteikarten, um zu bestimmen, in welcher Reihenfolge Sie die Liste abarbeiten. Auf diese Weise können Sie auch unangenehme Punkte nicht immer weiter hinauszögern! Alternativ können Sie Aktivitäten auch nach Priorität sortieren oder in kleinere Stapel für unterschiedliche Wochentage einteilen.

Sobald Sie einen Punkt auf der Liste abgehakt haben, zerknüllen Sie die Karteikarte und werfen sie in den Papierkorb.

4. Verfolgen Sie Fortschritte mit der Kanban-Methode

Bei dieser Methode sortiert man Aktivitäten danach, wie weit man damit gekommen ist: zu erledigen, wird gerade erledigt, erledigt. Legen Sie los, indem Sie das gewünschte Listenformat auswählen

Ihre Liste kann so aufwendig oder schlicht sein, wie Sie möchten. Sie lieben es, Dinge nach Farben zu sortieren? Tun Sie sich keinen Zwang an. Listen zu erstellen ist schon schlimm genug? Dann können Sie getrost auf Dekoration verzichten.

Andrew Kunesh schreibt auf der Webseite von Zapier: „Kanban eignet sich ideal für Teams und für alle, die das große Ganze sehen möchten. Bei dieser Methode erkennt man auf einen Blick alle Aufgaben, Deadlines und Fortschritte, es hält Sie daher nichts davon ab, sich sofort in die Arbeit zu stürzen."

5. Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist auch unter dem Namen 80-20-Regel bekannt. Es basiert darauf, dass ca. 20 Prozent Einsatz zu etwa 80 Prozent Ergebnis führen. Einfacher gesagt: Beim Hinarbeiten auf ein Ziel ergeben sich die meisten Fortschritte aus nur wenigen einzelnen abgearbeiteten Punkten.

Entsprechend diesem Prinzip empfiehlt die Harvard Business Review, dass man sich pro Tag nur auf eine von sechs Prioritäten fokussiert und der entsprechenden Aktivität 90 ungestörte Minuten widmet. Wird man abgelenkt, beispielsweise durch ein besonders süßes Katzenvideo, sollte man den To-Do-Listen-Punkt erneut aufschreiben: Auf diese Weise erinnert man sich selbst energisch daran, den Punkt abzuhaken.