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11/10/2014 07:26 CEST | Aktualisiert 11/12/2014 06:12 CET

Ein Abgesang auf die E-Mail - ein Hoch auf die interne Kommunikation

Wie hat ein Arbeitsplatz vor der Digitalisierung ausgesehen? Ohne Computerbildschirm, Laptop, Smartphone? Wie haben die Kollegen miteinander und mit der Außenwelt kommuniziert? Per Post, Telefon, Flurfunk und schwarzem Brett? „Echt?", fragt sich der Digital Native.

Wie hat ein Arbeitsplatz vor der Digitalisierung ausgesehen? Ohne Computerbildschirm, Laptop, Smartphone? Wie haben die Kollegen miteinander und mit der Außenwelt kommuniziert? Per Post, Telefon, Flurfunk und schwarzem Brett? „Echt?", fragt sich der Digital Native. Noch nicht allzu lange ist es her, dass erst der Computer und dann das Smartphone nicht nur das Private, sondern auch die Arbeitswelt auf den Kopf gestellt hat.

Dabei legt die technische Entwicklung ein Tempo an den Tag, mit dem der Nutzer nicht mithalten kann - als Privatmensch hat er meist noch selbst in der Hand, wie stark er Soft- und Hardware in seine Lebenswelt einbindet. Als Arbeitnehmer eher selten.

Die Folgen: Überforderung und eine eher verschlossene Haltung gegenüber (digitalen) Change-Prozessen im Unternehmen. Ein verstärkter Fokus auf die interne Kommunikation ist der richtige Weg, um den Mitarbeitern die Digitalisierung der Arbeitswelt schmackhaft zu machen.

„Ich hab dich mal in CC gesetzt" - Die E-Mail als Relikt alter Zeiten

Die exzessive und häufig wenig zielführende Nutzung der E-Mail als Verständigungstool - insbesondere zur internen Kommunikation - ist Sinnbild eines überforderten Nutzers. Sie ist als veraltetes, „asynchrones Kommunikationsmedium" (Wikipedia) für lösungsorientierte Teamarbeit nicht geeignet.

In fast 30 Jahren E-Mail-Geschichte wird es sicherlich bereits den einen oder anderen Nervenzusammenbruch von „In-Copy"-Gesetzten gegeben haben. In der Arbeitswelt zeigt sich häufig, wie der Mensch zunehmend hinter dem technologischen Wandel zurückbleibt und nicht zu einem mündigen Umgang mit den neuen Medien fähig ist.

Unternehmen versuchen, digitale Errungenschaften für sich und ihre Mitarbeiter positiv zu nutzen - Foren, Wikis, das Dienstsmartphone, (Social) Intranets oder Social-Media-Richtlinien sollen Arbeitsprozesse erleichtern, das Wissensmanagement fördern und allgemein gültige Rahmenbedingungen geben. Und wer soll da noch durchblicken und vor allem: sich abgrenzen können? Um diese einfallsreichen Tools so umzusetzen und zu nutzen, dass sie wirkliche Kollaborationswerkzeuge und somit eine Erleichterung statt eine Belastung darstellen, fehlen Mitarbeitern häufig Zeit, Know-How, Motivation und Kompetenzen.

Mit der Veranstaltung „Digitalisierung der Arbeitswelt - Zwischen Kollaboration und Selbstausbeutung" widmete sich vor kurzem Wikimedia Deutschland diesem Thema. Keynote-Speakerin Sabia David vom Slow Media Institut referierte u.a. über einen digitalen Arbeitsschutz und die Schaffung eines konstruktiven medialen Klimas als hilfreiche Basis für Unternehmen. Wer ein bisschen Zeit mitbringt: Reinschauen lohnt sich...

Es lebe die interne Kommunikation

Dass die Digitalisierung auch in der Arbeitswelt eine der größten Herausforderungen der vergangenen und kommenden Jahrzehnte ist und sein wird, ist unbestritten. Immer dann, wenn es kompliziert wird, wenn ein Gefüge droht unübersichtlich zu werden, ist Kommunikation die Lösung. Wer es also noch nicht bemerkt haben sollte: Die Stunde der internen Kommunikatoren ist gekommen!

Die Digitalisierung macht sie unersetzlich, liefert ihnen die Daseinsberechtigung frei Haus mit, um die sie lange Jahre kämpfen mussten. Sie ist der Brückenbauer zwischen den Bemühungen aller Abteilungen, aller Ebenen und aller Mitarbeiter, aus digitaler Technik einen Mehrwert zu ziehen, und hat die Möglichkeit, diese schließlich zu bündeln, aufzubereiten und vor allem zu vermitteln. Sowohl bei systemischen als auch bei verhaltensorientierten Maßnahmen zum digitalen Enabling der Mitarbeiter gilt es, die Kommunikationsfrequenz innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen.

Mit der Digitalisierung der Arbeitswelt wird der Stellenwert interner Kommunikation mit ihren Aufgaben Information, Motivation und Führung also sichtbar wie nie. Die Entwicklungen haben Change zum Dauerzustand gemacht, der begleitet werden muss - ganz besonders auf menschlicher Ebene. Dies bestätigt der aktuelle Trendmonitor interne Kommunikation (2013) der DPRG und der school for communication:

„Als Hauptproblem hat sich bei der Einführung von Social Media die bisher unausgereifte Dialogkultur bzw. unzureichend ausgeprägte Change-Mentalität im Unternehmen gezeigt. 70,3% gaben dies als Hauptproblem an, gefolgt von fehlender Erfahrung der Mitarbeiter (64,9%) und fehlender Akzeptanz der Mitarbeiter (56,8%)."

Und so endet der Lautsprecher für den Oktober mit einem Appell: Auf, auf, liebe Kommunikatoren - zeigt, was Ihr könnt!

Jeden ersten Freitag im Monat schreibt Marei Martens für den „Lautsprecher", die Branchenkolumne der strategischen Kommunikationsberatung UMPR, PR-Agentur aus Hamburg. Aus Expertensicht - aber ohne Tunnelblick - identifiziert und bewertet sie Trends und Entwicklungen aus Marketing und Kommunikation.