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02/09/2015 10:28 CEST | Aktualisiert 02/09/2016 07:12 CEST

Endlich mehr Zeit zu haben, ist Einstellungssache

Thinkstock

Nicht ohne Grund erkor die Beratung Basex Information Overload zum Problem des Jahres 2008. Jeder dritte Büroarbeiter leidet an Informationsüberflutung und schafft deswegen weniger von dem, was er sich vornimmt.

Gerade der, der mit dem Schreiben sein Geld verdient, kennt das Problem: Entweder, man schreibt, oder man tut etwas anderes. Beides gleichzeitig geht nicht, unmöglich.

So ist es aber auch mit allen anderen Dingen, die sich jeden Tag in unser Bewusstsein drängen. Alles will ganz wichtig und besonders dringend sein. Man kann aber nur eine Sache machen.

Und oft hören die Informationsüberflutung und das Chaos im Kopf nach getaner Arbeiten nicht auf: So kommt es, dass man selbst beim Spazierengehen oder im Feierabend noch gedanklich zwischen allenmöglichen Themen und Aufgaben hin und her springt, während neue E-Mails in der Hosentasche aufpoppen oder ständig andere iMessages, WhatsApp-Nachrichten und Posts reinkommen.

Was hilft wirklich, um mit Genuss und Konzentration durch den Tag zu navigieren?

Wenn digitale Hilfen zur Ablenkung werden

Die digitalisierte Welt vernetzt uns, macht Kommunikation über verschiedene Kanäle zu jeder Zeit möglich und erleichtert den Berufsalltag mit allen möglichen Tools. Sie schafft aber auch Probleme. Weil alles schneller geht, leiden die meisten von uns unter ständigem Zeitmangel.

Priorisierung wird zur Hauptaufgabe. Können Apps und Tools uns diese Aufgabe erleichtern oder werden sie selbst zu gefürchteten Zeitfressern? Und wie sieht es eigentlich mit den klassischen Techniken für Priorisierung und Zeitmanagement aus?

Ständige Erreichbarkeit über Smartphone, Skype, E-Mail Facebook und Co. führt dazu, dass andere unsere Priorisierung vornehmen. Das kennen wir aus allen Lebenslagen.

Wenn das Telefon klingelt, ein Chatfenster aufgeht oder neue E-Mails im Postfach liegen, halten wir inne und unterbrechen, was wir gerade tun. Ganz gleich, ob wir gerade mit der Familie wandern gehen und die Natur genießen, an einer wichtigen Präsentation basteln oder für eine Prüfung lernen: es klingelt, das Handy vibriert, und plötzlich sind wir gar nicht mehr da, wo wir gerade sein wollten.

Dialoge, Themen, Aufgaben wirken dann besonders wichtig und dringend, an die wir gerade nicht einmal gedacht haben. Vorhaben, die bis gerade eben noch zweitrangig waren, werden dann wieder ganz aktuell. Wie sollen wir das alles unter einen Hut bringen, wenn der Tag doch nur 24 Stunden hat?

Zeitmangel: Hilft nur noch der Flugmodus?

Unsere Handys und PCs lassen uns immer erreichbar sein. Apps, Social Media und nützliche Software fesseln uns den ganzen Tag an diese Geräte.

Können also ausgerechnet Apps und Tools die Helfer sein, die Zeitmanagement und Priorisierung erleichtern? Oder finden wir eher in den klassischen Techniken von Coaches und Psychologen unser Heilmittel für mehr Aufmerksamkeit und Zeit für das Wesentliche?

Klassische Techniken: Versuchen wir's mit Disziplin

Zu den bekanntesten drei Techniken für Zeitmanagement zählen Getting Things Done (GTD), Not-To-Do-Listen und die Eisenhower-Matrix. Wer von zu vielen Aufgaben überfordert ist, soll diese in Listenform bringen, auf Wichtigkeit und Dinglichkeit überprüfen und dann priorisieren.

Die Not-To-Do-Liste umfasst gleich nur jene Aufgaben und Tätigkeiten, von denen man sich heute auf keinen Fall ablenken lassen möchte, die also auf jeden Fall zu umgehen oder zu vermeiden sind.

Ganz gleich ob Sie priorisieren oder vermeiden wollen, um Aufgaben in Listenform zu bringen und sie dementsprechend abzuarbeiten, benötigen Sie vor allem Disziplin. Die braucht es aber auch, wenn sie mit Apps und Programmen für mehr mentale Hygiene sorgen wollen.

Tools als Mittel, nicht als Zweck einsetzen

Nach dem Vorbild klassischer Techniken für mehr Produktivität bauen sich auch bekannte Apps und Programme wie Outlook, Wunderlist und Todoist auf. Die Aufgaben müssen in eine Reihenfolge gebracht und nach dieser abgearbeitet werden.

Natürlich kann das nur funktionieren, wenn die Nutzung der Tools auf genau diesen Zweck reduziert bleibt. Mal eben "den Kalender aufräumen" oder sich "einen Überblick verschaffen" kann schnell zur eigentlichen Beschäftigung werden oder in Tagträumerei ausarten.

Am Ende hat man vielleicht alles übersichtlich in Listenform gebracht und priorisiert, die eigentlichen Aufgaben warten aber immer noch darauf, erledigt zu werden. Fazit: Nur mit Disziplin und Aufmerksamkeit bringen digitale Helfer etwas, um konzentrierter zu arbeiten.

Alles eine Frage der Disziplin?

Man könnte nun alles auf eine disziplinierte Herangehensweise herunterbrechen und meinen, dass dann Zeitmangel gar nicht erst aufkommt. Das Smartphone, Social Media und einschlägige Chatprogramme dürften nur zu bestimmten Zeiten angeschaltet beziehungsweise geöffnet sein. Zeitverschwendung und ständiges Umdisponieren wären damit aus der Welt geschafft.

Doch lässt sich wirklich alles planen und mit der richtigen Einstellung auch genau so umsetzen? Und wo bleibt bei dieser Herangehensweise die Balance zwischen Pflicht und Vergnügen?

In der Realität fahren wir wohl besser, wenn wir den richtigen Mix finden. Das müssen schon Studenten lernen.

Im kleinen Rahmen auch die Schüler.

Dann verlassen wir uns nicht nur auf Techniken, sondern auch die weichen Faktoren, die uns zu ausgewogenen Menschen machen. Neben Planung und diszipliniertem Arbeiten muss noch Raum sein für Spontanität und natürlich Erholung.

Die Einstellung, dass viele Dinge einfach nicht warten können, führt dabei immer in die Sackgasse: Entweder durch übermäßige Planung und unflexible, betonierte Disziplin oder durch ständiges Umdisponieren.

Sie können nicht alles schaffen, unmöglich. Und manchmal bringen uns kleine Ablenkungen schließlich auch auf neue, kreative Wege und Gedanken.

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