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06/12/2018 12:38 CET | Aktualisiert 06/12/2018 12:38 CET

Wie macht man am besten Telefonakquise?

In Zeiten von Messengern und Sprachnachrichten kommt Ihnen das klassische Telefonat als Kommunikationsform vielleicht veraltet vor. Eine gut geplante Telefonakquise kann jedoch auch heute noch wahre Wunder bewirken. Erfahren Sie jetzt, worauf Sie dabei achten müssen.

© sukiyaki/Shutterstock.com

Ist die Telefonakquise überhaupt erlaubt?

Die Telefonakquise ist Kaltakquise. Doch vielleicht fragen Sie sich, ob ein solcher Anruf rechtlich überhaupt noch möglich ist? Gerade im Rahmen der DSGVO gab und gibt es viele Verunsicherungen rund um das Thema Kontaktaufnahme. Ich kann Sie beruhigen: In Deutschland ist es Unternehmen zwar untersagt, Privatpersonen ohne deren vorheriges Einverständnis anzurufen, um Geschäfte zu machen. Im B2B-Bereich gilt jedoch eine andere Prämisse. Die nicht abgesprochene Kontaktaufnahme ist hier dann erlaubt, wenn erstens davon auszugehen ist, dass das angerufene Unternehmen begründetes Interesse an Ihrem Angebot hat und zweitens die telefonische Kontaktaufnahme gewünscht ist. Eine einhundertprozentige Absicherung für diese Annahmen gibt es natürlich nicht. Wenn Sie ganz sichergehen wollen, sollten Sie sich den Rat eines erfahrenen Rechtsberaters holen, um konkret Ihre Situation zu klären. Vermutlich werden Sie jedoch sinngemäß den Hinweis bekommen, es vorsichtshalber zu unterlassen, fremde Unternehmen anzurufen. Allerdings hilft es Ihnen auch nicht weiter, wenn Sie sich zwar sicher sind, aber keine neuen Kunden finden. In diesem Beitrag wollen wir den sinnvollen Mittelweg untersuchen.

Die Telefonakquise mit einem Anschreiben vorbereiten

Sie können das Restrisiko eines verärgerten Ansprechpartners senken, indem Sie den kalten Kontakt in einen „lauwarmen“ verwandeln. Der effektivste Weg, um eine Telefonakquise vorzubereiten, ist ein durchdachtes Anschreiben. Wir sprechen hier nicht von einer einfachen E-Mail oder einem schlichten Serienbrief, dem Sie einfach einen Flyer beilegen. Diese Art von Werbung landet vermutlich schnell im Papierkorb. Vielmehr sollten Sie Ihrem Ansprechpartner das Gefühl geben, dass Sie Ihr Angebot ganz speziell auf ihn abgestimmt haben und großen Wert darauf legen, genau ihn kennenzulernen. Sparen Sie hier also nicht an der falschen Stelle: Entscheiden Sie sich für ein hochwertiges Papier, adressieren Sie den Brief an den korrekten Ansprechpartner und überdenken Sie den Aufbau des Briefes detailliert. Neben den Standardelementen wie der Adresse und der Anrede sollten Sie die folgenden Bestandteile in Ihr Anschreiben einbauen:

1. Überschrift: Eine Überschrift für einen Brief scheint ungewöhnlich (wir sprechen hier nicht von der üblichen Betreffzeile), sorgt aber im Idealfall auf den ersten Blick für Aufmerksamkeit. Ich empfehle eine Überschrift, die ähnlich einer gut gemachten Schlagzeile einer Zeitung wirkt. Sie steht ganz oben am oberen Rand des Briefes. Bei der Ausgestaltung der Überschrift haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Werden Sie kreativ! Wie wäre es beispielsweise mit einem Zitat aus der Zukunft, das Sie Ihrem gewünschten Gesprächspartner in den Mund legen und aus dem hervorgeht, welche Erfolge erzielt werden könnten? So wecken Sie auf jeden Fall das Interesse des Lesers und bewirken, dass er den Rest des Briefes liest – und mehr soll die Überschrift auch nicht erreichen. Dazu ein Beispiel: „Wir haben unseren Auftragseingang gegenüber den vorangegangenen Jahren um mehr als 15% gesteigert, ohne die Vertriebskosten auch nur um einen Euro zu steigern – und das in nur 11 Monaten.“

2. Der erste Satz: Er kann sich beispielsweise direkt auf die Überschrift beziehen und sollte Neugier und Erstaunen wecken. Hier könnte beispielsweise stehen: Meine 31 Kollegen und ich stehen bereit, um dieses herausfordernde Ziel rechtzeitig und gemeinsam mit Ihnen umzusetzen.

3. Das relevante Testimonial: Als Nächstes sollten Sie die Relevanz Ihres Anliegens für den Kunden herausarbeiten. Diese Relevanz erzeugen Sie, indem Sie die konkrete Position Ihres potenziellen Kunden erwähnen, eine präzise Branchenbezeichnung verwenden und wichtige, mit Zahlen untermauerte Ergebnisse präsentieren, die in Zusammenarbeit mit Ihnen entstanden sind. Ein entsprechender Abschnitt könnte zum Beispiel so aussehen: „Wenn wir mit den Geschäftsführern unserer Kunden aus der Hartholzverarbeitungsbranche sprechen, nennen Sie uns häufig diese Erfolge unserer Zusammenarbeit:

  • 25 Mio. Euro mehr Auftragseingang auf der Leitmesse im Vergleich zu den 3 Jahren zuvor
  • Steigerung der durchgesetzten Verkaufspreise trotz Wettbewerbsdruck um mehr als 12%
  • Halbierung der Entwicklungszeit und deshalb Versechsfachung des Absatzes in einem innovativ umkämpften Markt“

4. Der Schluss: Um zu vermeiden, dass sich der Leser belehrt fühlt, nutzen Sie den Schluss des Anschreibens, um Augenhöhe zu schaffen. Stellen Sie klar, dass Sie niemanden bevormunden möchten, sondern lediglich aufzeigen, was mit Ihrem Unternehmen und Ihren Leistungen möglich sein kann. Fügen Sie einen Satz hinzu wie: „Sie kennen Ihr Unternehmen am besten und können die Erfolgschancen am besten einschätzen – und gemeinsam können wir die nächsten sinnvollen Schritte planen.“ So bewegen Sie sich mit dem Kunden auf dem gleichen Level.

5. Das P.S.: Das P.S. fällt immer ins Auge und gehört zu den meistgelesenen Teilen eines Briefs. Hier findet nun die Verbindung zum gewünschten Telefonat Ihren Platz. Schlagen Sie dafür einen konkreten Termin vor. „Sie sind zu einem Telefonat am Datum um Uhrzeit eingeladen. Sollte Ihnen dieser Termin nicht passen, lassen Sie uns gerne einen Ersatztermin vereinbaren.“ So schaffen Sie ein Gefühl von Relevanz, wecken Interesse und fordern Ihren potenziellen Gesprächspartner gleichzeitig zur Handlung auf.

Den richtigen Ansprechpartner für die Telefonakquise finden

Diese Art der Vorbereitung funktioniert natürlich nur, wenn Sie bereits wissen, wer der relevante Entscheider ist und wie seine Telefonnummer lautet. Doch nicht immer liegen Ihnen diese Fakten vor. Wie finden Sie also heraus, an wen Sie sich mit Ihrem Angebot wenden sollen? Tipps dazu finden Sie in diesem Beitrag.

Es kann losgehen: Die ideale Taktik für den Gesprächseinstieg

Haben Sie Ihren Ansprechpartner ermittelt und vielleicht sogar einen festen Telefontermin vereinbart, beginnt die eigentliche Telefonakquise. Ganz egal, ob Sie Ihren Gesprächspartner ohne Vorbereitung erwischen oder nicht: Fassen Sie sich so kurz wie möglich. Entscheider haben immer einen vollen Terminkalender, und auch wenn Ihnen ein Zeitfenster eingeräumt wurde, sollten Sie dieses nicht mit Small Talk und Allgemeinplätzen verschwenden. Legen Sie sich vor dem Telefonat eine gute Gesprächseröffnung zurecht. Doch wie sollte diese idealerweise aussehen?

  1. Die Begrüßung: Nennen Sie Ihren Gesprächspartner beim Namen, stellen Sie sich im Anschluss selbst vor und schließen Sie mit einer freundlichen Grußformel. Mit diesem klassischen Einstieg machen Sie nichts falsch und geben Ihrem Kunden die Möglichkeit, zu reagieren und eventuell direkt Fragen zu stellen.
  2. Der zeitliche Rahmen: Greifen Sie den Faktor Zeit auf und nehmen Sie dem Ansprechpartner die Angst, in ein ewiges Gespräch verwickelt zu werden. Zum Beispiel so: „Ziel meines Anrufs ist es, gemeinsam mit Ihnen in wenigen Minuten herausfinden, wie eine Steigerung der .... in Ihrem ... möglich ist.“
  3. Der Nutzen: Nehmen Sie die Kundenperspektive ein. Was habe ich als Kunde von der beworbenen Leistung? Konkrete Zahlen und Beispiele sind überzeugender als schwammige Aussagen. Also statt „Es geht um Holzbearbeitungsmaschinen“ besser „Es geht um die Steigerung Ihrer Holzproduktion um 30% oder mehr“.
  4. Freund oder Feind: Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie ohne vorheriges Anschreiben anrufen. Der Kunde analysiert innerhalb weniger Minuten: Ist der Anrufer ein Feind, der nur verkaufen will und in seinem eigenen Interesse handelt? Oder interessiert ihn auch, was ich möchte? Auch hier hilft das Einnehmen der Kundenperspektive, um den richtigen Eindruck zu machen.

Wichtig ist, dass die Gesprächseröffnung zu Ihnen passt. Lernen Sie keine Floskeln auswendig, bei denen Sie sich unwohl fühlen oder die nicht Ihrem Charakter und Ihrer Verkaufsweise entsprechen. Wenn Ihr Gesprächspartner merkt, dass Ihr Verhalten aufgesetzt ist, wird er schnell das Interesse an Ihnen und Ihren Leistungen verlieren.

Worauf sollte ich mich bei der Telefonakquise vorbereiten?

Ist der Einstieg geschafft, geht das Gespräch in die nächste Phase. Auch hier gilt: Gute Vorbereitung ist alles. Besonders wichtig sind hier gute Fragen. Denn mit den richtigen Fragen können Sie die Probleme und damit den Bedarf des Kunden in kürzester Zeit ermitteln. Selbst wenn Sie bereits wissen oder ahnen, wo es bei Ihrem Ansprechpartner Verbesserungsbedarf gibt, fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Kein Kunde möchte eine 08/15-Standardlösung serviert bekommen. Vielmehr sollten Sie ihm das Gefühl vermitteln, dass er und seine Probleme individuell sind und Sie eine entsprechend individuelle Lösung liefern – selbst, wenn Sie dem gleichen Problem schon zig Mal in ähnlicher Form begegnet sind.

Sind Handlungsbedarf und mögliche Lösungsansätze definiert, sollten Sie einen verbindlichen Abschluss finden. An dieser Stelle sollten Sie dem Kunden das Zepter in die Hand geben. Statt vorzuschlagen „Nun sollten wir also schnellstmöglich mit Maßnahme X beginnen“, lassen Sie Ihren Gesprächspartner die Entscheidung treffen. Eine Frage wie „Herr Kunde, nachdem wir nun besprochen haben, dass XY ein realistisches Ziel für Ihr Unternehmen ist – was wäre Ihrer Meinung nach der nächste sinnvolle Schritt?“ So bekommen Sie im Normalfall einen konkreten Vorschlag von der Kundenseite, dem Sie dann zustimmen oder eine Alternative entgegenstellen können.

Telefonakquise ist alles andere als verstaubt und sinnlos

Mit einer gut vorbereiteten Telefonakquise können Sie interessanten Kunden Ihr Angebot schmackhaft machen, ohne das Haus verlassen zu müssen. Je öfter Sie diese Form der Kaltakquise durchführen, desto erfolgreicher werden Sie sein. Probieren Sie es einfach mal aus!