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19/02/2018 18:55 CET | Aktualisiert 19/02/2018 18:55 CET

Wie können Unternehmen bei der Digitalisierung systematisch vorgehen?

Getty Images/iStockphoto

In allen Branchen stehen Unternehmen vor der großen Herausforderung der Digitalisierung. Doch wie läuft sie ab? Wie kann ein Unternehmen sie systematisch gstalten? Was ist zu beachten? In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die Schritte vor und erläutere, auf was es ankommt.

Digitalisierung mit Bedacht angehen

Mein erster Tipp: Gehe Sie Ihre Digitalisierung mit Bedacht an:

  • Es gibt keinen Masterplan: Alle Unternehmen gehen diesen Weg zum ersten Mal - langjährige Erfahrungen liegen daher fast noch nicht vor. Unternehmen müssen sie erst einmal selbst sammeln und auch rechts und links in anderen Unternehmen Ausschau halten, was funktioniert und was nicht.
  • Digitalisierung ist für alle unterschiedlich: Was für Banken zutriftt, muss nicht für Versicherungen und Werkzeughersteller gelten. Prüfen Sie, welche Entwicklungen sich in Ihrer Branche abzeichnen. Prüfen Sie, welche Chancen dies für Sie bietet, aber auch welche Herausforderungen damit verbunden sind.
  • Digitalisierung muss zu Ihrem Unternehmen und seiner Kultur passen: Ist Digitalisierung eine Chance oder eine Bedrohung? Beide Haltungen entscheiden über den Umgang mit der Digitalisierung. Prüfen Sie also selbst, mit welcher Haltung Sie an Ihre Digitalisierung herangehen.

Fazit: Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen: Systematisches und sorgfältiges Vorgehen sind essenziell, um Ihr KMU nicht zu überfordern.

Digitalisierung ist nie nur gut oder nur schlecht

Beachten Sie: Digitalisierung ist niemals nur gut oder niemals nur schlecht. Stattdessen bringt die Digitalisierung immer sowohl Chancen mit sich als auch Bedenken. Beides sollten Sie ernst nehmen und sorgsam abwägen.

Tipp: Entwickeln Sie hierzu zwei Listen: Eine Liste enthält Ihre eigenen Pro-Argumente der Digitalisierung, die andere Ihren Negativ-Argumente und Bedenken. Formulieren Sie dann, was Ihre eigenen Bedenken ausräumen könnten und wie Sie Ihre Chancen noch besser nutzen können. Einige Beispiele:

Bedenken und Gegenmaßnahmen

  • Kontrollverlust durch Experimentieren im „laufenden Betrieb“
  • Sicherheit: Externe Kooperation mit einem Startup, um nicht im laufenden Betrieb experimentieren zu müssen
  • Fehler machen durch mangelnde Erfahrung: Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen

Chancen und Maßnahmen

  • Neue Kundenerlebnisse durch digitale Technologien: Einbeziehung der Kunden in die Produktentwicklung (Open Innovation)
  • Neue Geschäftsmodelle: Kompetente Berater für die Entwicklung hinzuziehen

In solchen Listen können Sie Ihre Ressourcen erkennen und auf dieser Grundlage einen Verhaltensplan entwickeln, diese für Ihre Digitalisierung zu nutzen.

Vorbereitung des Pozesses

Digitalisierung hat schon in allen Unternehmen eingesetzt, sei es durch die Umstellung von Papierdokumenten auf elektronische, sei es durch die Einführung von Social Media, sei es durch Automation in der Produktion - auch bei Ihnen.

Digitalisierung als strategischer Geschäftsprozess bedeutet zum einen, systematisch Ihre vorhandenen Abläufe (Tagesgeschäft) weiter zu optimieren und zum anderen völlig neue Geschäftsoptionen zur strategischen Erneuerung Ihres Unternehmens zu schaffen. Dies wird als „Beidhändigkeit“ bezeichnet. Dies sollte koordiniert erfolgen, damit eine Hand weiß, was die andere Hand tut. In diesem Sinn ist von der Digitalisierung Ihr gesamtes Unternehmen betroffen. Doch Silodenken könnte dem systematischen und erfolgreichen Vorgehen behindern oder gar unmöglich machen. Was tun?

Die Digitalisierung wird in der Regel „von oben“ in Gang gesetzt: Die Unternehmensleitung gibt einer unabhängigen Projektgruppe eine beschlussfähige Vorlage in Auftrag. Sie besteht aus dem Projektmanager und Teammitgliedern sowie einem übergeordneten Lenkungsausschuss. Der Lenkungsausschuss ist Anlaufstelle für Probleme und Konflikte, die die Projektgruppe nicht lösen kann. Er wacht über den Fortschritt der Umsetzung und verabschiedet die Projektergebnisse.

Ganz wichtig: Alle Beteiligten einigen sich so früh wie möglich darüber, was sie unter Digitalisierung und ihrem Auftrag verstehen und welche Erwartungen sie an das Projekt knüpfen. Auf Basis des erarbeiteten Projektverständnisses legt der Projektmanager den Zeit- und Finanzrahmen des Projektes fest.

Die 4 Schritte

Für die Digitalisierung lässt sich der bewährte Management- Prozess nutzen, der aus vier Schritten besteht:

  1. Analyse
  2. Planung
  3. Umsetzung
  4. Kontrolle.

Da die Digitalisierung nicht ohne neue Bereitschaften und Fähigkeiten der Belegschaft umsetzbar ist, müssen diese beiden Aspekte dem Prozess hinzugefügt werden, wie folgende Abbildung zeigt:

Analyse

Die Analyse beantwortet die Frage, wo das Unternehmen derzeit steht und worin der Handlungsbedarf besteht, das Unternehmen auf die digitale Zukunft auszurichten. Die Analyse dient also der Standortbestimmung und der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung. Die Analyse erfolgt in drei Schritten, die aufeinander folgen:

  1. Sammeln von Informationen
  2. Bewertung der Informationen (SWOT)
  3. Ableiten der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung

Das Sammeln von Daten umfasst zwei Kernbereiche, wie im Strukturmodell ersichtlich:

  1. Die Digitalisierungsstrategie einschließlich neuer Geschäftsmodelle, neuer Produkte und Leistungen sowie neuer Kundenbeziehungen für die Schaffung neuer Kundenerlebnisse,
  2. die zur Umsetzung der Digitalisierung erforderliche interne Transformation. Kein Unternehmen wird in der Lage sein, die Digitalisierungsstrategie ohne Änderungen der Prozesse, der Strukturen, der IT, der Unternehmenskultur zu bewerkstelligen.

Beispiele für Fragen zur Digitalisierungsstrategie:

  • Welche digitalen Technologien nutzt das Unternehmen bereits?
  • Welche entstehen gerade, wie zum Beispiel Mobile, 3-D-Drucker, Virtual Realist etc.
  • Wie sieht das Geschäftsmodell des Unternehmens aus?
  • Welche neuen Geschäftsmodelle entstehen durch die Digitalisierung wie zum Beispiel Plattform-Modelle?
  • Wo gibt es für das KMU Potenziale für neue Geschäftsmodelle durch ungelöste Kundenprobleme?

Beispiele für Fragen zur internen Transformation:

  • Wie ist die Unternehmenskultur: Wie stark sind das Bedürfnis nach Sicherheit und Kontrolle? Nach Neuem? Nach Stärke und Macht? Wie ausgeprägt ist das Silodenken?
  • Wie befähigt sind Ihre Mitarbeitenden im Hinblick auf die Digitalisierung? Befähigung umfasst die Aus- und Weiterbildung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozesse, Strukturen, IT.

Bewertung der Informationen (SWOT)

Die gesammelten Informationen bewerten Sie nach Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken. Beachten Sie hierbei besonders die Entwicklungen innerhalb der kommenden Monate und Jahre – was meiner Erfahrung nach viele Unternehmen nicht tun. Jedoch könnte erst diese Betrachtung den tatsächlichen Handlungsbedarf zeigen.

Ableiten der konkreten Aufgaben für die Digitalisierung

Die Analyse schließt mit der Frage ab, was Sie genau zu tun haben. Beispiele:

  • Welche kann das Unternehmen nutzen? Welche weiterentwickeln?
  • Welchen Bedarf gibt es an die Entwicklung des vorhandenen Geschäftsmodells?
  • Welche an neue strategische Optionen? Welche Produkte bleiben erhalten? Welche werden digitalisiert? Welche völlig neuen Produkte und Leistungen sollten entstehen?

Beispiele für Aufgaben der Internen Transformation:

  • Welche Wandlungsbereitschaft muss für die interne Transformation geschaffen werden?
  • Welche Wandlungsfähigkeit, also Aus- und Weiterbildung, Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozesse, Strukturen, IT?

Die Dauer der ersten Phase hängt von der Unternehmensgröße ab, der Zustimmung zum Prozess, der Einsicht des Managements, der Unternehmenskultur, der Bereitschaft zur Veränderung und der Vielfalt der Unternehmensleistungen. Sie sollte aufgrund der Dynamik der Entwicklungen des Marktes, der Technologien etc. nicht mehr als 6 Monate umfassen.

Planung

Die Planung ist der Lösungsentwurf, der festlegt, wie die Aufgaben gelöst werden. Die drei Kernelementen sind das

  1. Setzen der Ziele für die Digitalisierung und die interne Transformation
  2. das Auswählen der erfolgversprechendsten Strategien
  3. sowie die Mittel und Maßnahmen

Ziele

Was will die Digitalisierung erreicht haben? Formuliert wird der Inhalt (was?), das Ausmass (wie viel?) und der Zeitpunkt der Zielerreichung („wann“?).

Beispiele:

  • 5 Innovationen pro Jahr ab übernächsten Jahr
  • Halbierung der „Time to Market“ innerhalb von 2 Jahren
  • In einem Jahr sind alle Prozesse digitalisiert, die digitalisiert werden können

Strategien

Strategien sind Handlungsalternativen. Der beste Weg zum Ziel. Beispiele:

  • Extern: Innovationsstrategie (hierin: Open Innovation), Plattformstrategie,
  • Intern: Zentral oder dezentral, national oder international, top-down oder bottom-up? Interdisziplinär statt unidisziplinär, Selbstkontrolle statt Fremdkontrolle,

Maßnahmen

Die Mittel und Maßnahmen legen fest, wodurch die Strategie umgesetzt und die Ziele operativ erreicht werden sollen. Hier das Beispiel der Strategie der Selbstkontrolle (statt Fremdkontrolle)

  • Selbstbestimmte Teams
  • Strategie Open-Innovation
  • Crowdsourcing
  • Innovationsstrateg
  • Agiles Projektmanagement mit Scrum
  • Design Thinking Workshop

Umsetzung

Die Umsetzung als operative Ebene legt die Ausgestaltung der Mittel und Maßnahmen fest. Beispiele:

  • Wie konkret erfolgt das Einbeziehen der Kunden im Crowdsourcing (Plattform, Themen, Beteiligte, Anreiz etc.)?
  • Wie läuft der Design-Thinking-Workshop ab?
  • Wie laufen neue Prozesse ab?

Kontrolle

Die Kontrolle soll sichern, dass das KMU seine Digitalisierung- und Transformationsziele erreicht. Die integrierte Planung und Kontrolle wird auch als Controlling bezeichnet. Die Kontrolle beantwortet drei Fragen: Was, wann und wie.

  1. Was wird kontrolliert? Das sind natürlich die Ziele der Digitalisierungsstrategie sowie der Internen Transformation.
  2. Wann: Das KMU kann vor der eigentlichen Implementierung der Maßnahmen testen (Protest), während (In-Betreten-Test) oder abschließend (Posttest).
  3. Wie: Befragungen der Kunden, Beobachtung des Kundenverhaltens, Experimente wie mit Prototypen von eShops.

Die kontinuierliche Kontrolle mit Zwischenzielen sichert, dass Sie bei Abweichungen von Zielen rechtzeitig gegensteuern können.

Der Autor

Prof. Dr. D. Georg Adlmaier-Herbst ist Honorarprofessor und Scientific Director der Forschungsstelle „Berliner Management Modell für die Digitalisierung (BMM )“ am Berlin Career College der Universität der Künste Berlin. Er ist Gastprofessor für „eCommerce in China“ an der Jiao-Tong-Universität in Shanghai (China), Hauptdozent im Executive MBA HSG für Unternehmenstransformation im Digitalen Zeitalter an der Universität St. Gallen (Schweiz), Dozent „Digital Leadership“, CAS Digital Innovation & Business Transformation, University of St. Gallen (Schweiz), Dozent im „CAS Strategic Communication“ an der Hochschule Luzern (Schweiz), Gastprofessor an der Lettischen Kulturakademie in Riga (Lettland). Herbst ist außerdem weltweit als Berater für Unternehmen, Organisationen und Personen tätig. 2011 wurde er von der Zeitschrift „Unikum Beruf“ zum „Professor des Jahres“ gewählt. Er ist Mitglied im Rat der Internetweisen. Adlmaier-Herbst hat 20 Bücher geschrieben.