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19/10/2018 10:55 CEST | Aktualisiert 19/10/2018 10:55 CEST

Wie komme ich eine Ebene höher zum Entscheider, ohne meinen Ansprechpartner zu verärgern?

Wenn Sie nicht gerade mit Selbstständigen oder kleinen Start-Ups Geschäfte machen, können Sie fest davon ausgehen, dass Ihr erster Ansprechpartner nur in den seltensten Fällen auch der tatsächliche Entscheider ist. Häufig müssen Sie sich durch verschiedene Abteilungen und Instanzen kämpfen, bis Sie denjenigen an der Angel haben, der auch wirklich zu einem Geschäftsabschluss berechtigt ist.

Die entscheidende Frage lautet daher: Wie kann ich den Entscheider erreichen, ohne es mir mit meinem aktuellen Ansprechpartner zu verscherzen? Um für diese Aufgabe die richtige Lösung zu finden, gilt es zunächst herauszufinden, wen Sie aktuell vor sich haben und wer der wirkliche Entscheider ist.

© Elnur / shutterstock

In welchem Verhältnis stehen Ansprechpartner und Entscheider zueinander?

Generell sollten Sie grob zwischen zwei Arten von vorgeschalteten Ansprechpartnern unterscheiden: dem Partner mit Mitspracherecht und der unbeteiligten Assistenz.

Wenn Sie an eine klassische Assistenz geraten ist vor allem eine große Portion Selbstsicherheit wichtig. Persönliche Assistenten – ob in ihrer klassischen Form als Sekretärin oder in der modernen Variante als Callcenter – haben eine Hauptaufgabe: Innerhalb weniger Augenblicke wichtige von unwichtigen Anrufen unterscheiden und somit unerwünschte Gespräche vom Entscheider fernzuhalten. Doch wie überzeugen Sie solche eine vorgeschaltete Assistenz von der Wichtigkeit Ihres Anliegens? Mit der richtigen Gesprächstaktik gelingt Ihnen das ohne Probleme.

Wie kann ich die Assistenz von mir und meinem Anliegen überzeugen?

Probieren Sie es einmal nicht mit klassischer Höflichkeit. Wenn Sie das Gespräch mit dem üblichen „Ich würde gerne mit Herrn XY sprechen“ starten, wird Ihnen eine gute Assistenz in wenigen Sekunden eine höfliche, aber bestimmte Abfuhr erteilen und Sie an eine Post- oder E-Mail-Adresse verweisen. Um diesen unerwünschten Ablauf zu vermeiden, treten Sie selbstbewusst auf. Wie wollen Sie schließlich Ihr Gegenüber von der Relevanz Ihres Anrufes überzeugen, wenn Sie selbst nicht daran glauben?

Beginnen Sie das Gespräch mit einer geschickten Formulierung, die vermuten lässt, dass der Entscheider bereits von Ihnen weiß – auch wenn das nicht der Fall ist. Ein bestimmtes „In meinem Kalender ist notiert, dass ich heute ein Telefonat mit Herrn XY führe – können Sie mich bitte durchstellen?“ kann wahre Wunder bewirken. Gelogen haben Sie in diesem Fall nicht: Der Termin steht ja tatsächlich in Ihrem Kalender. Diese geschickte Gesprächsführung macht die Wichtigkeit Ihres Anliegens deutlich und sollte Sie in kürzester Zeit zu Ihrem gewünschten Gesprächspartner führen.

Wer beeinflusst die Entscheidung?

Mit Selbstbewusstsein allein kommen Sie allerdings nicht weit, wenn Ihr Ansprechpartner den Entscheider auf die ein oder andere Weise beeinflusst. Hier lassen sich drei verschiedene Typen unterscheiden, die Sie von sich und Ihrem Anliegen überzeugen müssen, bevor Sie die Chance bekommen, dem Entscheider gegenüber zu treten.

Der Empfehler redet gerne über sein Fachthema und kennt sich gut damit aus, was die Mitarbeiter benötigen und wünschen. Er lässt sich schnell von Produkten und Lösungen begeistern und empfiehlt diese gerne an seinen Vorgesetzten. Manchmal denkt er dabei jedoch an der Unternehmensführung vorbei und stößt bei den Entscheidern auf taube Ohren. Bei diesem Ansprechpartner müssen Sie aufpassen, dass Sie sich nicht von seiner Begeisterung blenden lassen. Geben Sie dem Empfehler Argumente an die Hand, von denen Sie wissen, dass Sie nicht nur bei ihm, sondern vor allem auch beim Entscheider überzeugend wirken.

Was überzeugt Ihr Gegenüber: Argumente und Fakten oder Persönlichkeit und Intuition?

Doch nicht alle Mitarbeiter, die an der Seite des Entscheiders arbeiten, sind so leicht zu begeistern. Der Beeinflusser ist zum Beispiel ein solcher etwas schwierigerer Fall. Denn bei ihm funktioniert die Standardtaktik des Verkäufers kaum bis gar nicht: Der Beeinflusser reagiert allergisch darauf, wenn er das Gefühl hat, manipuliert zu werden. Wenn er merkt, dass Sie versuchen, ein gutes Verhältnis zu ihm aufzubauen, um das Verkaufsgespräch in die richtige Richtung zu bringen, wird er sofort abblocken – und der Weg zum Entscheider ist abgeschnitten. Setzen Sie stattdessen auf Fakten. Versorgen Sie den Beeinflusser mit so vielen rationalen Argumenten wie möglich. So begegnen Sie ihm auf Augenhöhe. Er kann sich eigenständig ein genaues Bild von Ihrem Angebot machen und im Idealfall ein gutes Wort für Sie beim Entscheider einlegen.

Wie vermeide ich, dass mein Angebot an einem Veto scheitert?

Die dritte Variante des vorgeschalteten Ansprechpartners mit Mitspracherecht ist genauer betrachtet eigentlich eher nachgelagert: der Abzeichner. Der Abzeichner kommt da ins Spiel, wenn die Entscheidung eigentlich schon getroffen wurde – sie braucht „nur“ noch seine Zustimmung. Mit der Meinung des Abzeichners steht und fällt also Ihr Geschäft, denn obwohl er keine Entscheidungsmacht hat kann er dank seines Veto-Rechts alles über den Haufen werfen. Ein erfahrener Entscheider kennt die wesentlichen Prüfkriterien des oder der Abzeichner. Er wird Sie coachen und Ihnen dabei helfen das Angebot so zu gestalten, dass es keine Ablehnung bekommt. Leider sind unerfahrene Entscheider hier keine Hilfe. Wenn der Entscheider noch nie eine vergleichbare Investition entschieden hat, dann ist der Ausgang der Prüfung durch den Abzeichner eine reine Glückssache.

Was kann ich machen, wenn ich trotz eines guten Gesprächsverlaufs immer noch vom Entscheider abgeschirmt werde?

Manchmal beißen selbst die besten Vertriebler mit der perfekten Taktik auf Granit: Ihr Ansprechpartner möchte Sie nicht zum Entscheider durchlassen und verlangt vielleicht sogar, dass Sie schon ein Angebot abgeben. Auch hier lautet das Geheimnis: Seien Sie freundlich, aber bestimmt und bringen Sie gute Argumente, warum das Gespräch mit dem Entscheider unabdingbar ist. Wichtig dabei ist, dass Sie die Kompetenz Ihres Ansprechpartners nicht anzweifeln – dann könnte sich das gute Verhältnis schnell ins Gegenteil umkehren.

Wie können wir eine Methode finden, um doch an den Entscheider zu gelangen, ohne die bisherigen Ansprechpartner zu verärgern? Meine Antwort darauf ist die Methode der „dritten Macht“. Wir behaupten, dass unser Chef, ein Gesetz, eine Vorschrift oder eine ISO-Norm uns dazu zwingt, als nächstes ein kurzes Gespräch mit dem Entscheider zu führen. Damit ist es keine Forderung, die wir an den Ansprechpartner stellen. Diese Forderung kommt von Ausserhalb der direkten Beziehung und ist daher auch nicht schädlich für diese Zweierbeziehung. Hier ein Beispiel:

„Wir haben herausgefunden, dass wir unsere Qualität im Bezug auf Kundenzufriedenheit und Projektgenauigkeit erheblich verbessern können, wenn wir grundsätzlich vor der Zusendung eines Angebotes einmal für zehn Minuten mit dem späteren Entscheider sprechen. Deshalb haben wir diesen Zwischenschritt des Entscheidergesprächs als zwingende Voraussetzung vor den Versand eines Angebots in unsere Prozesse eingebaut. Dadurch ist für unsere Kunden und uns eine höhere Qualität sichergestellt. Werden Sie mir dabei helfen ein zehnminütiges Telefonat mit dem Entscheider zu führen, oder soll ich mich selbst um einen geeigneten Termin kümmern?“

Fazit

Sie sehen: Welches die richtige Taktik ist, um bis zum tatsächlichen Entscheider durchzudringen, hängt von Ihrem aktuellen Ansprechpartner ab. Ob Sie an eine hartnäckige Assistenz geraten, die Ihren Vorgesetzten schützen möchte, oder an einen manipulationssensiblen Beeinflusser – begegnen Sie allen Beteiligten auf Augenhöhe. Ein Ansprechpartner, der sich von Ihnen nicht ernst genommen fühlt, wird sich hüten, Ihnen einen Gefallen zu tun. Wer sich jedoch auf sein Gegenüber einlässt, seine Chancen erkennt und vor allem sein Angebot selbstbewusst vertreten kann, dem sollten sich die Türen auf der Entscheider-Etage fast von alleine öffnen.