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13/03/2018 21:26 CET | Aktualisiert 13/03/2018 21:26 CET

Kommunikations-Knigge für die Videokonferenz

 Was wir in virtuellen Gesprächen beachten sollten

Ich freue mich ja immer, wenn ich nicht viel Zeit im Auto verbringen muss. Dank neuster Technik finden auch Recherchegespräche, Interviews und Hintergrundgespräche immer häufiger am Telefon oder per Videokonferenz statt. Mit WebEx, Skype oder Facetime und einem ordentlichen Internetanschluss geht das ganz gut. Wie ich mich hier richtig verhalte, weiß ich jetzt auch.

1. Richtig Rückmeldung geben

Die Schattenseite der digitalen Kommunikation liegt für Rhetoriktrainer Peter Flume auf der Hand: „Es fehlt die unmittelbare visuelle Rückmeldung.“ In einem Chat oder am Telefon sehen wir einander ja nicht. Selbst beim Konferieren über Video kann die Einschätzung trügen, weil kein Augenkontakt besteht, oder verzögert übertragen wird. Auch und gerade Emotionen können per Videochat nicht transportiert werden.

„Emotionen werden oft über Betonung und Stimme übermittelt. Je nach Medium kann das falsch oder gar nicht ankommen“, sagt der langjährige Führungskräftetrainer.

Hier können Smileys & Co die Kommunikation erleichtern. Bei Emojis scheiden sich aber die Geister: „Sie sollten Emojis durchaus da einsetzen, wo Ihnen die emotionale Botschaft wichtig ist und um Missverständnisse zu vermeiden. Halten Sie den Einsatz jedoch in Grenzen“, heißt es beim Fachmann fürs Sprechen.

2. Aufmerksam bleiben

Manchmal wissen wir nicht, ob jemand am Telefon schweigt, weil er dem Gespräch aufmerksam folgt, ob er nicht zu Wort kommt oder nebenher seine Mails beantwortet. Dann macht es etwa in Telefonkonferenzen Sinn, wenn man Teilnehmer direkt mit ihrem Namen anspricht. Außerdem sollten Nutzer ihren Namen vorweg sagen, sobald sie sich zu Wort melden, damit alle wissen, wer gerade das Wort ergreift. Aufmerksamkeit sei das Gebot der Stunde, heißt es im Fachtitel „Die Kunst der Kommunikation“. Einander ausreden lassen, Monologe vermeiden und nicht nebenher andere Dinge zu erledigen sei in realen wie in virtuellen Gesprächen höflich und wichtig.

Peter Flume
Kommunikationstrainer Flume zeigt mir, worauf des bei Videokonferenzen ankommt.

3. Deutlich werden

Flume rät, sich innerhalb von virtuellen Gesprächen besonders deutlich auszudrücken und auch zu artikulieren. Hier gilt es Doppeldeutigkeiten zu vermeiden. Außerdem sollten Gesprächsteilnehmer durch Rückfragen sicherstellen, dass sie richtig verstanden haben und selbst korrekt verstanden wurden. Viele Videosysteme erlauben auch schriftliche Kommentare oder Fragen nebenbei. So gibt es ein schriftliches Feedback zu dem, was gerade gesagt wird. Nicht nur, aber auch im Geschäft im B2C-Bereich macht eine gute Haltung unter anderem am Telefon Sinn.

Die Stimme kann im Stehen besser und sympathischer klingen, oder wenn der Oberkörper aufgerichtet ist. Die Artikulation wird dann genauer und selbst ein Lächeln kann auf diese Weise übermittelt werden. Und andersrum: Wer gerade nichts zu melden hat, sich räuspert oder trinkt, sollte sein Mikrofon stumm schalten und es erst wieder aktivieren, wenn er etwas zum Meeting betragen möchte. Für die Körpersprache gilt: Gestik und Mimik sind auch bei Videokonferenzen erwünscht. Allerdings ist hier der Bildausschnitt begrenzt, sodass Gesten im Rahmen des Sichtfensters ausgeführt werden und nicht zu schnell sein sollten. „Sonst wirken Sie unruhig und irritierend“, weiß der Rhetoriker aus Nürtingen.

4. Vorlieben berücksichtigen

Wer gerne chattet, sollte damit rechnen, dass der andere gerade beschäftigt ist. „Also lieber kurz nachfragen, ob es gerade passt und nicht einfach loslegen“, meint der Trainer mit mehr als 25 Jahren Erfahrung. Gleiches gilt, wenn man selbst nicht mehr weiterschreiben kann: dann sollten Kommunikationswillige ihr Gegenüber kurz informieren, bevor sie den Chat verlassen.

Mein Fazit: Virtuelle Gespräche sind so wichtig, wie Persönliche. Im Schlafanzug am PC hocken gilt also nicht. Außerdem mache ich mir die Schwachstellen einer digitalen Kommunikation bewusst und vermeide Missverständnisse durch mehr Achtsamkeit. In der Vorbereitung und während des Gesprächs.