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02/01/2019 13:16 CET | Aktualisiert 02/01/2019 13:16 CET

Immer mehr Freiberufler - cloudbasierte Tools vereinfachen die Selbstständigkeit

Anfang 2018 gab es in Deutschland mehr als 1,4 Millionen Freiberufler, also Selbständige wie Journalisten, Künstler, Heilpraktiker, Notare oder Ärzte. Damit hat sich ihre Zahl seit der Jahrtausendwende verdoppelt. Das liegt sicher auch am Internet, dass ein unabhängiges Arbeiten im Home Office bei quasi ständiger Erreichbarkeit ermöglicht.

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Doch genau darin liegt auch die Gefahr: Wenn der Arbeitgeber einem nicht ständig auf die Finger schaut und die heimische Umgebung mit Ablenkung droht, ist Disziplin gefragt. Im umgekehrten Fall verzetteln sich Freiberufler - neudeutsch: Freelancer - gerne in zu viele kleine Projekte. Am Ende des Tages ist die To-Do-Liste noch immer lang und die nächste Deadline steht schon vor der Tür.

Disziplin und Struktur erforderlich

Wer organisiert und strukturiert arbeiten will, kommt nicht ohne Software aus, die einem dabei hilft. Während man sich bei einem Telefongespräch natürlich gerne Notizen auf einem Block machen will, kommt man beim Schreiben von Aufträgen und Rechnungen mit Papier und Stift nicht weit. Gerade zu Beginn der Freelancer-Karriere unterschätzen viele den administrativen Aufwand und stehen spätestens bei der ersten Steuererklärung vor einer großen Hürde.

Die Finanzen sind jedoch nicht die einzige Herausforderung. Hat der Auftraggeber ein Angebot angenommen, müssen die Meilensteine des Projektes dokumentiert werden. Oft wird in Zeiteinheiten abgerechnet und ohne Time Tracking geht es nicht. Glücklicherweise gibt es inzwischen cloudbasierte Lösungen, die Freiberufler bei diesen Aufgaben unterstützen.

Eines der beliebtesten Tools für Zeitmanagement ist Toogl. Hier lassen sich Projekte und Aufgaben anlegen, für die dann die Zeit aufgezeichnet wird. Das geht kinderleicht mit einem Klick. Natürlich lassen sich die Daten am Ende als Bericht aus der Software ziehen und können dem Kunden bei Bedarf vorgelegt werden.

Buchhaltung leichtgemacht

Eine automatisierte Zeiterfassung per Klick bietet Papierkram zwar nicht, aber die Zeiten können manuell eingetragen und Aufgaben zugeordnet werden. Das Tool ist primär auch kein Time Tracker, sondern will Freelancern die Buchhaltung erleichtern. Es können Angebote und Lieferscheine erstellt sowie Rechnungen und Mahnungen verschickt werden. Die Zahlungen der Kunden werden erfasst und dienen einer Cashflow-Berechnung.

Wer etwas mehr bezahlt als für die Basisversion, kann die Daten direkt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden. Zudem ist es möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus Papierkram zum Elster-Portal zu übertragen. Ähnliches leisten Debitoor und Lexoffice.

Die auf dem Markt erhältliche Software für kleine und mittelständische Unternehmen geht sogar noch ein paar Schritte weiter. Sie kann zur Personaleinsatzplanung genutzt werden, aber auch zur Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung. Mit solchen Smart Service sparen Firmen Zeit und Geld bei vielen administrativen Vorgängen. Die Kosten für diese Lösungen haben sich oft recht schnell amortisiert.

So ist es auch bei den Tools für Freelancer, die meist nur mit wenigen Euro monatlich zu Buche schlagen. Und wenn der Start in die Freiberuflichkeit gelungen ist und das Netzwerk wächst, helfen Anwendungen wie Trello bei der Koordination von Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, die oft hunderte Kilometer voneinander entfernt sind.