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25/10/2018 09:26 CEST | Aktualisiert 25/10/2018 09:26 CEST

Der Telefon-Knigge: 10 Tipps für ein professionelles Telefongespräch

Ob im Job oder privat: Gekonnt zu telefonieren, ist gar nicht so leicht. Doch mit diesen zehn Tipps wird der Business-Call zum Spaziergang.

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Telefonieren leicht gemacht: Mit diesen Tipps wird es zum Kinderspiel.

Mit zitternden Fingern tippen wir die Nummer in das Telefon, bei jedem Klingeln schlägt der Puls schon bis zum Hals und die Hände beginnen zu schwitzen. Telefonieren ist für manche Berufseinsteiger die buchstäbliche “Hölle auf Erden“ und führt oft zu einem flauen Gefühl im Magen.

Gerade unsere Whatsapp-verwöhnte Generation ist es kaum noch gewohnt, zu telefonieren. Denn Arzttermine vereinbaren wir online und flüchten lieber in den E-Mail-Verkehr oder schicken Sprachnachrichten. Daher sträuben wir uns im Berufsalltag gewaltig, wenn es darum geht, einen Kunden oder Kollegen kurz anzurufen.

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Was sollte ich zuerst sagen? Was, wenn ich mich total blamiere? Und wie soll ich mich überhaupt vorstellen? Fragen über Fragen. Doch mit diesen zehn einfachen Tipps meisterst du Telefongespräche ab jetzt ganz professionell.

1. Absicht festlegen

Bevor du zum Hörer greifst, solltest du klar festlegen, wozu das Gespräch dient und was du damit erreichen willst. Überlege dir grob, wie es ablaufen soll und trete deinem Gegenüber positiv und motiviert entgegen.

2. Erster Eindruck

Wie beim ersten persönlichen Kontakt gilt auch hier: Der erste Eindruck ist entscheidend. Versuche deutlich zu sprechen und ruhig zu bleiben, denn deine Stimme ist jetzt deine Visitenkarte. Das Wichtigste ist: Immer freundlich bleiben!

3. Begrüßung

Nenne zuerst deinen Vor- und Nachnamen und stelle dich anschließend als Mitarbeiter deines Unternehmens vor, damit dich der Kunde schneller einordnen kann. Nimmst du jedoch einen Anruf entgegen, sollte zuerst der Name der Firma und anschließend dein Name genannt werden, da der erste Teil aufgrund von Nebengeräuschen oft untergeht und der Ansprechpartner wichtiger ist.

4. Interesse wecken

Nach der Begrüßung nennst du dein Anliegen möglichst kurz und prägnant. Versuche dabei Interesse zu wecken, aber wenig Zeit in Anspruch zu nehmen, um nicht gleich abgewimmelt zu werden.

5. Argumente aufschreiben

Überlege dir vorher genau, mit welchen Argumenten du deinen Gesprächspartner überzeugen willst. Erläutere ihm seine Vorteile und erkläre genau, wie du dabei vorgehen willst.

6. Kurzfassen

Redest du ohne Punkt und Komma schaltet die Person am anderen Ende der Leitung schnell ab. Sprich daher in möglichst kurzen Sätzen, damit dein Gesprächspartner dir gut folgen kann. Hilfreich ist zudem, wenn du deine Sprechgeschwindigkeit deinem Gegenüber anpasst.

7. Lächeln bitte

Freundlichkeit ist immer noch das A und O in jedem Gespräch. Lächle während des Telefonierens, denn deine Stimme klingt dadurch viel herzlicher. Wie eine Studie der Portsmouth Universität zeigt, können Menschen hören, ob die Person am anderen Ende des Telefons lächelt.

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8. Ausreden lassen

Keiner mag es, unterbrochen zu werden. Warte bis dein Gegenüber zu Ende gesprochen hat und frage erst dann nach, wenn du etwas nicht verstanden hast. Nicke zwischendurch verbal und signalisiere Zuhören mit Aussagen wie “Ja“ oder “Ich verstehe“.

9. Positiv bleiben

Auch wenn das Gespräch nicht ganz nach deinen Vorstellungen verläuft, solltest du positiv bleiben. Anstatt zu sagen “Das weiß ich nicht“ solltest du lieber mit “Ich informiere mich und rufe zurück“ antworten.

10. Verabschiedung

Bevor du dich von deinem Gesprächspartner verabschiedest, solltest du noch einmal alles Wichtige zusammenfassen und eventuelle Fragen klären. Bedanke dich dann für das Gespräch und verabschiede dich.

Im Zeitalter von Mails, Whatsapp und Sprachnachrichten ist telefonieren einfach out. Im Job kommt man allerdings nicht drum herum. In der neuen Folge von „Professionell bleiben – Der Survival Podcast für Frauen im Job“ erzählt uns Pia von ihrer ganz persönlichen Erfahrung, die sie letztendlich zu einem Telefon-Profi machte. Hört rein und erfahrt, wie sie ihre anfängliche Angst überwunden hat, und was euch eine Diplompsychologin für ein gutes Telefongespräch rät.