BLOG
19/09/2015 09:01 CEST | Aktualisiert 19/09/2016 07:12 CEST

Wie Unternehmen in Zeiten des Umbruchs richtig navigieren (Teil 2)

Organe und Organigramme

Um Führungskräften aller gesellschaftlichen Organisationen eine zuverlässige Orientierung zu geben, nutzt Fredmund Malik in seinem aktuellen Buch auch die Sprache des Körpers:

„Zur Physiologie gehören Prozesse wie Blutkreislauf, Atmung und Verdauung. Entsprechendes können wir auch für Organisationen unterscheiden: Die ‚Organe' eines Unternehmens sind unter anderem die Funktionsbereiche wie Marketing, Human Resources, Rechnungswesen, Forschung und Entwicklung sowie etwa die Produktionswerke, Verkaufsorganisationen und Tochtergesellschaften."

Sie sind in den Organigrammen der Aufbauorganisation abgebildet. Sachprozesse sind für ihn z.B. das Forschen, Entwickeln, Verhandeln, Verkaufen, Liefern, Montieren und Beschaffen, die in entsprechenden Prozessdiagrammen im Rahmen der Ablauforganisation dokumentiert sind.

Das Nervensystem entspricht den Managementprozessen: Unser Körper wäre ohne Nervensystem nicht funktionsfähig - auch eine Organisation kann ohne Steuerungs- und Regulierungsprozesse nicht existieren.

Was bedeutet das konkret in einem nachhaltig agierenden Unternehmen? Das Managementsystem der memo AG in Greußenheim gewährleistet die Umsetzung der in der Unternehmensphilosophie festgelegten Forderungen und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Tätigkeiten. Dabei sind die einzelnen Schritte überschaubar.

„Schließlich geht es um die Annäherung an eine nachhaltige Wirtschafts- und Lebensweise, deren Leitbild sich im Laufe der Zeit stets weiter entwickelt und ständigen Veränderungen unterliegt." (memo Nachhaltigkeitsbericht)

Durch die aktive Teilnahme aller Mitarbeiter - jeder ist bei memo für Qualitätssicherung und Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich selbst verantwortlich - gelingt es, das Managementsystem in allen Unternehmensbereichen fest zu verankern.

Im Rahmen halbjährlich stattfindender Audits wird die Wirksamkeit und der Erfolg des Managementsystems überprüft. Sind Abweichungen zu den festgelegten Forderungen im Managementsystem zu verzeichnen, werden umgehend geeignete Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet.

Der Fokus der Audits liegt darin, aktuelle Problemstellungen gemeinsam zu diskutieren und geeignete Verbesserungsmaßnahmen zu definieren. Auch Kommunikation und Information sind wesentliche Elemente des Managementsystems.

Organe und Prozesse fasst Fredmund Malik unter dem Begriff „Sachebene" („Sachaufgaben") zusammen. Überall sind dieselben fünf Schlüsselaufgaben zu erfüllen, damit sie funktioniert:

Dazu braucht es:

1. Ziele

2. Organisation

3. Entscheidungen

4. Kontrolle

5. Entwicklung von Menschen

Detailliert hat er dies in seinem Buch „Führen Leisten Leben" beschrieben. Hier finden sich ebenfalls die Managementwerkzeuge, die in allen Organisationen gleich sind.

1. Sitzungen

2. Berichte

3. Job Design

4. Arbeitsmethodik

5. Budgetierung

6. Leistungsbeurteilung

7. Systematische „Müllabfuhr".

Auf der Ebene des Managements ist die Kultur überall gleich oder sehr ähnlich, „denn für das Funktionieren braucht man dort eine Kultur der Leistung, der Professionalität und der Effektivität - die Kulturwerte des Funktionierens".

Was auch immer „draußen" im Organismus und seiner Umwelt passiert - es wird, so Malik, mitgesteuert durch den genetischen Code, dessen Analogon auch in allen Organisationen gebraucht wird.

1. Ziele

Ökologische, soziale und ökonomische Aspekte stehen seit jeher bei der memo AG gleichberechtigt im Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns. Das Prinzip der Nachhaltigkeit wird um die vierte Dimension Qualität erweitert. Umwelt- und Qualitätsziele stehen hier gleichrangig neben den betriebwirtschaftlichen und sozialen Zielen.

„Als Versandhandelsunternehmen soll wirtschaftliches Wachstum erzielt werden - allerdings nicht um jeden Preis. Langfristiger Erfolg ist dem Unternehmen wichtiger als kurzfristige Gewinnmaximierung", so Claudia Silber, Leiterin der Unternehmenskommunikation der memo AG.

Erreicht werden die Ziele nur, wenn die Kunden mit den Produkten und Dienstleistungen zufrieden sind und sich die Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlen, seine Ziele mittragen und aktiv an ihrer Umsetzung teilnehmen. Fest definierte Leitlinien dienen als Orientierung zur Umsetzung der nachhaltigen Unternehmensphilosophie.

2. Organisation

Um dem Unternehmen eine zukunftsweisende Struktur und Rechtsform zu geben und die Mitarbeiter am Firmenerfolg zu beteiligen, wurde memo 1999 von einer GmbH in eine AG umgewandelt. Die Aktiengesellschaft ist nicht börsennotiert.

100 % der Stammaktien befinden sich in den Händen der vier Gründungsgesellschafter, von denen drei nach wie vor aktiv in Führungspositionen im Unternehmen tätig sind. Die Mitarbeiter halten aktuell über eine Beteiligungsgesellschaft einen Anteil von ca. 2 % des gezeichneten Kapitals in Form von Vorzugsaktien.

Die memo AG zeichnet sich durch klar definierte Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens, aber auch durch Eigenverantwortlichkeit, Selbstständigkeit sowie kreative Freiräume für jeden Mitarbeiter aus. Besonders wichtig ist dabei eine flache Organisationsstruktur, die Teamarbeit sowohl innerhalb einer Abteilung als auch abteilungsübergreifend fördert.

In der Organisationsstruktur der memo AG ist das Nachhaltigkeitsmanagement als Stabsstelle direkt dem Vorstand unterstellt und gegenüber den Funktionsbereichen organisatorisch unabhängig.

3. Entscheidungen

Die Mitarbeiter sind gleichberechtigte Partner, die Unternehmenspolitik und Ziele mitbestimmen.

Jedes Team wird von einem Teamleiter geführt und agiert als eigenverantwortlicher Dienstleister, der sich stets an den Wünschen der Kunden und an den Anforderungen der Kollegen orientiert. Auf diese Weise wird die ganzheitliche Qualität der Leistungen gesichert.

4. Kontrolle

Die hohe Transparenz aller Geschäftsprozesse verlangt von jedem Einzelnen - von den Führungskräften bis hin zu den Fachkräften in der Logistik - deutlich mehr Verantwortung, Engagement und Überzeugung, als dies in anderen Betrieben üblich ist. Jeder Festangestellte hat beispielsweise Zugang zu allen Unternehmenszahlen, sämtlichen Auftrags- und Rechnungsumsätzen, Einkaufspreisen und Handelsspannen sowie zu den kompletten statistischen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Die Geschäftsführung präsentiert und kommentiert auf regelmäßigen Personalversammlungen die Quartalsbilanzen, die Geschäftsentwicklung und die kurz- und langfristigen Planungen und Ziele des Unternehmens.

5. Entwicklung von Menschen

Die von Malik bezeichnete „Komplexitätsgesellschaft" ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden: Da der Ökoversender memo in einem sehr dynamischen Markt tätig ist, werden auch die Ansprüche an die Mitarbeiter kontinuierlich höher. Um ihnen gerecht werden zu können, werden sie durch das Angebot systematischer Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützt.

Um sie möglichst effizient zu gestalten, finden sie in der Regel direkt im Unternehmen vor Ort statt. Die Qualität der externen und internen Schulungsmaßnahmen bewerten die Teilnehmer anschließend in entsprechenden Beurteilungsbögen - die Ergebnisse legt die Personalabteilung bei der Auswahl und Durchführung zukünftiger Maßnahmen und Schulungsträger zugrunde.

Zahlen und Fakten:

• Im Zeitraum der letzten fünf Jahre betrug die Fluktuationsquote bei memo im Durchschnitt 3,46 %. 2013 und 2014 haben nur 1,56 % bzw. 1,57 % der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

• Über ein Drittel der Mitarbeiter ist bereits seit mehr als zehn Jahren im Unternehmen beschäftigt. Die Personalentwicklung bei memo ist nach einem strategischen, ganzheitlichen Ansatz ausgerichtet. Zusammen mit langfristig ausgewählten Partnerunternehmen entwickelt sie dazu mehrstufige, dauerhaft angelegte Schulungskonzepte. Diese sind ideal auf die Unternehmensphilosophie und die Anforderungen der memo AG abgestimmt und werden kontinuierlich weiterentwickelt.

• Im Rhythmus von zwei Jahren wird die Mitarbeiterzufriedenheit durch strukturierte, anonyme Befragungen ermittelt. Teilnehmen können alle fest angestellten Mitarbeiter. Die Rücklaufquote der letzten Befragungen lag bei jeweils über 50 %. (Quelle: memo Nachhaltigkeitsbericht 2015/2016)

An diesem Unternehmensbeispiel zeigt sich besonders deutlich, dass Navigieren in Zeiten des Umbruchs keine Krise des Funktionierens sein muss, wenn nachhaltiges Wirtschaften von Beginn an zur Route gehört - und das Ziel ist. Das Buch von Fredmund Malik ist dabei ein verlässlicher Begleiter.

Literatur:

Fredmund Malik: Navigieren in Zeiten des Umbruchs. Die Welt neu denken und gestalten. Campus Verlag, Frankfurt am Main 2015.

Hier gehts zu Teil 1

Lesenswert:

Ihr habt auch ein spannendes Thema?

Die Huffington Post ist eine Debattenplattform für alle Perspektiven. Wenn ihr die Diskussion zu politischen oder gesellschaftlichen Themen vorantreiben wollt, schickt eure Idee an unser Blogteam unter

blog@huffingtonpost.de.

Hier geht es zurück zur Startseite