WIRTSCHAFT
21/12/2015 08:09 CET

Dieser Google-Angestellte hat eine brillante Zeitmanagement-Strategie

Symbolbild Google
Getty
Symbolbild Google

Vor Kurzem schrieb ich eine E-Mail an unser Team, die eine einfache Aufgabe bezüglich des Zeit-Managements enthielt. Die Antwort, die ich erhielt, hatte ich so nicht erwartet und ich will sie anderen nicht vorenthalten. Los geht’s also!

Einige der anderen Googler sind sogar so weit gegangen, für jene, die gerne ein wenig visuelle Unterstützung haben, ein Video anzufertigen. Hier ist die originale E-Mail, ein paar Insiderwitze habe ich rausgenommen:

An: ░░░░░░░░░░

Betreff: Wenn du keine Zeit zum Lesen hast, dann lies es zweimal.

Stop. Tief durchatmen. Und jetzt denk kurz über dein Zeitmanagement nach. Was mich betrifft, so ist da durchaus noch Raum noch oben.

Es heißt, es gäbe zwei Paradigmen zum Thema Zeitplan: Manager und Macher.

Der Tag des Managers ist aufgeteilt in Intervalle von 30 Minuten. Alle halbe Stunde wechseln sie die Aufgabe, mit der sie grade beschäftigt sind. In etwa so, wie bei Tetris: Es werden unterschiedliche Blöcke hin- und hergeschoben und leerer Raum damit gefüllt.

Der Tag des Machers ist anders. Die Macher machen, erschaffen und bauen. Aber vorher denken sie. Am effektivsten nutzen sie ihre Zeit in Halbtages- oder Ganztagesblöcken. Selbst ein Meeting von 30 Minuten in mitten der „Mach-Zeit“ ist hier störend.

Wir alle müssen Macher sein.

OK, super Idee. Das mache ich… nachher…. Ich komme zu spät zum Meeting.

Nein, so funktioniert das nicht. Man muss zielorientiert sein, wenn man die Strategie erfolgreich umsetzen will. Und dazu muss zunächst die Strategie zur Selbstregulierung, die sogenannte Implementation Intention, vorhanden sein und gefestigt werden.

Es muss genau festgelegt werden, wann und wo Mach-Zeit für die einzelnen Projekte eingeräumt werden soll. Zu diesem Effekt gibt es auch eine Studie:

• Der Kontrollgruppe wurde aufgetragen, einmal pro Woche Sport zu treiben. 29 Prozent der Teilnehmer hielten sich daran.

• Der Experimentgruppe 1 wurde die gleiche Aufgabe gegeben, zusammen mit genauen Informationen dazu, warum Sport gut für die Gesundheit ist (z.B. „Man stirbt, wenn man keinen Sport treibt“). 39% Prozent hielten sich an die Anweisung.

• Der Experimentgruppe 2 wurde aufgetragen, zu einer bestimmten Zeit, an einem bestimmten Tag, an einem bestimmten Ort ihrer Wahl Sport zu treiben. 91 Prozent befolgten diese Anweisung.

Schaffe in deinem Kalender einen festen Platz für die Mach-Zeit. Und notiere dir auch gleich den Ort und die Zeit dazu, idealerweise auch die Aufgabe, mit der du dich zu dieser Zeit befassen willst. Dann wird es auch genau so geschehen.

Ich könnte das also zum Beispiel… Freitag, ganz zuletzt, genau…. Wenn all meine Meetings vorbei sind?

Nein. Viele unserer Meetings könnten kürzer sein. Es könnten weniger Mitarbeiter teilnehmen. Und einige Meetings sind sogar vollkommen überflüssig. Nimm dir diese Zeit stattdessen als Mach-Zeit vor. Aber setze diese Stunden nicht ganz ans Ende, kurz vor Feierabend am Freitag. Es kommt wirklich auf die Zeit an. Deine Energielevel verlaufen die Woche über wellenförmig. HalteSie dich an dieses Muster, am besten so:

Montag: Nach dem Wochenende muss die Energie erst an Fahrt aufnehmen, es sollten einfache Aufgaben angesetzt werden, z.B. Organisation, Planung und das Festlegen von Zielen.

Dienstag, Mittwoch: Die Energie erreicht ihren Höhepunkt, jetzt sollten die schwierigen Dinge angegangen werden. Lege die Mach-Zeit fest, mach dazu ein Brainstorming und entsprechende Notizen.

Donnerstag: Die Energie nimmt ab. Lege Meetings fest, besonders wenn ein gemeinsamer Konsens gefunden werden muss.

Freitag: Die Energie befindet sich auf dem niedrigsten Stand. Jetzt ist Zeit, um Aufgaben ohne Fristen anzugehen, widme dich der Langzeitplanung und baue Beziehungen auf.

Die Mach-Zeit sollte immer auf den Vormittag gelegt werden, bevor das Nachmittagstief einsetzt, begleitet von einer Entscheidungsmüdigkeit. Halte dir den späten Nachmittag für mechanische Aufgaben frei.

Meine neue Aufgabe für dich: Leg dir die Mach-Zeit fest und schütze sie. Und bevor du vorschnell ein Meeting ansetzt, überlege gut, ob das nicht vielleicht mit der Mach-Zeit eines Mitarbeiters korreliert.

Bei mir steht die Mach-Zeit im Kalender. Versuche, diese Zeit nicht mit etwas anderem zu belegen, ich werde für dich dasselbe tun.

Dieser Artikel erschien ursprünglich bei der Huffington Post USA und wurde von Cornelia Lüttmann aus dem Englischen übersetzt.