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Revolution im Büro: Papier als letztes Informationssilo im Unternehmen

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Früher einmal galten Akte und Ordner als Synonym für Inhalte im Büro. Sie waren - natürlich - papiergebunden. Die ersten Versionen von Softwareprogrammen haben diese Logik nachgebildet: Anwendungen, die Papier erzeugt haben, ausgedruckte Akten. Im englischen Begriff „file" - heute eher mit „Datei" übersetzt, in der ursprünglichen Bedeutung aber eben „die Akte", finden sich diese Ursprünge ebenso wieder wie ihre Entwicklung.

Später, mit der zunehmenden Digitalisierung, hat man die Vorteile erkannt, die papierloses Arbeiten bietet: Denn, neben den ökologischen und ökonomischen Effekten durch das Vermeiden von Ausdrucken, hat IT zahlreiche positive Effekte auf die Prozesse im Unternehmen. Akten, die man - ohne sie auszudrucken - weiterreichen oder weiterbearbeiten kann, haben dafür gesorgt, dass Büroarbeit effizienter und produktiver geworden ist. Und man hat entdeckt, dass digitale Akten ihrerseits wieder als Ausgangsmaterial, also als Daten für neue Prozesse, dienen können.

Tatsächlich ist Papier eines der letzten Informationssilos im Unternehmen. Es hilft beim Speichern von Daten - aber diese Daten sind nur schwer zugänglich und lassen sich nur schlecht mit anderen austauschen. Mittlerweile ist Papier zum Auslaufmodell geworden, denn Unternehmen werden immer mehr zu durchgehend digitalisierten Organisationen, die wie ein Netzwerk arbeiten.

Ein Blick zurück: Das erste Smartphone

Wenn jemand vor rund sieben Jahren das erste Smartphone mit in die Firma brachte, dann vermutlich nicht, um mobil damit zu arbeiten. Wahrscheinlich war es der Chef, der stolz sein neues Spielzeug vorzeigen wollte. Oder ein Mitarbeiter, der es gekauft hat, um damit zu chatten oder zu spielen.

Seitdem sind die Konsumenten mit ihren Gewohnheiten zu einem mitbestimmenden Faktor der Unternehmens-IT geworden. Sie haben damit neue Zugänge zu Cloud Computing und mobilem Arbeiten geschaffen, in denen traditionelle Arbeitsweisen und Prozesse in den Unternehmen auf den Kopf gestellt werden. Die Transformation von papiergestützten über papierlose hin zu rein digitalen Prozessen wiederum benötigt einen tiefgreifenden kulturellen Wandel, bei dem überholte Arbeitsverhältnisse und Hierarchien über Bord geworfen werden. Denn sie genügen den modernen Anforderungen nicht mehr.

Revolution im Büro

Echte Bürowerkzeuge waren die ersten Smartphones wirklich nicht. Denn es fehlten zunächst Produktivitätsanwendungen, auch E-Mail und Kalender, heute nicht mehr wegzudenken, funktionierten nicht einwandfrei. Das änderte sich Schritt für Schritt, als Smartphones zu einem echten Massenprodukt wurden und etwa zeitgleich die ersten Tablets auf den Markt kamen. Erst da gab es eine seitdem stetig wachsende Zahl von Business-Applikationen, die mobiles Arbeiten in der Cloud möglich gemacht haben.

Der Rest ist schnell erzählt: Während sich die CIOs noch über Mitarbeiter, die ihre privaten Geräte für die Firmenkorrespondenz nutzten, aufregten, ließen sich die Kollegen ihre mobilen Begleiter nicht mehr nehmen. Anbieter und IT-Leiter mussten mit Mobile-Device-Management-Lösungen und Regeln darauf reagieren, damit die Sicherheitsstandards der Unternehmens-IT keinen Schaden nahmen. Spätestens von diesem Zeitpunkt an waren mobile Geräte in Unternehmen etabliert.