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HR-Software aus der Cloud: Angst-Thema oder Mut beweisen?

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Die beiden HR-Experten Thomas Zuliani von Benefit und Thomas Eggert, Geschäftsführer der BEGIS GmbH, haben sich zusammengefunden, um eines der aktuell spannendsten Themen in der Branche zu besprechen: HR-Software aus der Cloud.

Herr Eggert, der Begriff „Cloud-Lösung" - was bedeutet das konkret und technisch?

Thomas Eggert: Der Begriff Cloud-Computing beschreibt die Bereitstellung von IT-Strukturen über das Internet. Dazu zählen Themen wie Rechnerleistung, Speicherplatz oder auch Software, die dann über das Internet zur Verfügung gestellt wird. Dies bedeutet letztendlich, dass dem Anwender IT-Strukturen zur Verfügung gestellt werden, ohne dass er Software auf seinem eigenen Rechner installieren muss. Der Zugriff auf diese Strukturen erfolgt dann über das Internet. Das Gegenteil dazu ist die sogenannt On-Premise Installation, bei der die Software beim Nutzer installiert wird.

Heute spricht man im Rahmen des Cloud-Computing prinzipiell von Iaas (Infrastructure as a Service) oder SaaS (Software as a Service). Beim Iaas stellt der Provider nur Ressourcen zur Verfügung (Rechner, Speicher, etc.), beim SaaS erhält der Kunde auch komplette Softwareprodukte zur Nutzung. Entscheidend für Nutzer von Cloud-Lösungen, vor allem im Personalbereich, ist dann vor allem noch die Unterscheidung in Public-Cloud oder Private Cloud. Bei der Public Cloud sind die Daten unter Umständen auf mehrere Strukturen verteilt, d.h. der Kunde kann nicht genau nachvollziehen, wo seine Daten liegen. Dies kann auch über Landesgrenzen hinaus gehen. Im Gegensatz dazu ist bei der Private Cloud genau definiert, wo sich die Daten befinden - für Personaldaten eigentlich unumgänglich.

Das Grundprinzip ist eigentlich nichts Neues, denn schon in den 80er Jahren wurden viele Softwareprodukte bereits von Rechenzentren aus betrieben, damals bekannt als Hosting oder ASP (Application Service Providing). Der Unterschied liegt vor allem im Zugang (damals benötigte man konkrete Datenleitungen in ein Rechenzentrum) und dass die Strukturen einem Anwender bzw. Unternehmen exklusiv zur Verfügung gestellt wurden.

„DIE ANGST VOR DER CLOUD IST VÖLLIG UNBEGRÜNDET" - THOMAS EGGERT, BEGIS GMBH


Dann direkt die erste Frage an Sie beide: Herr Eggert, Herr Zuliani, die große Angst vor der Cloud ist vielen bekannt - was sind Ihrer Meinung nach konkrete Vor- und Nachteile, wenn (besonders im HR-Bereich) die Software aus der Cloud kommt?

Thomas Eggert: Die Angst ist komplett unbegründet, wenn man sorgfältig und bewusst mit der Cloud-Thematik umgeht. Aus vielen Gesprächen mit HR-Verantwortlichen gibt es meiner Erfahrung nach vor allem Ängste im Bereich der Datensicherheit und der Verfügbarkeit der Systeme. Dagegen kann man sich mit zweierlei Maßnahmen absichern.

Zum einen natürlich vertraglich: Professionelle Dienstleister schließen mit ihren Kunden einen Dienstleistungsvertrag ab, in dem wichtige Themen sauber geregelt sind. Hierbei wird genau beschrieben, wo die Daten liegen, welche Datenschutzmaßnahmen durchgeführt werden, wie hoch die Verfügbarkeit des Systems ist und wann Wartungszeiten im Rechenzentrum notwendig sind. Daneben ist es erforderlich, dass der Dienstleister selbst einen Datenschutzbeauftragten beschäftigt und das Rechenzentrum auch die erforderlichen Zertifikate (z.B. BSI, ISO, ...) vorlegen kann. Damit ist dann zumindest rechtlich der richtige Rahmen für die Arbeit mit der Cloud gegeben.

Zum anderen ist auch der Kunde in der Pflicht, sich seinen Partner genau anzuschauen. Dies beginnt bei einer möglichen Besichtigung des Rechenzentrums bis und endet bei einer Überprüfung von Referenzen. Hierbei geht es vor allem darum, auch ein gutes „Bauchgefühl" bei der Auswahl des Dienstleisters zu bekommen. Und sicherlich spielt auch die Erfahrung eine Rolle - ein Dienstleister der schon seit vielen Jahren am Markt erfolgreich agiert, hatte in der Vergangenheit wenig oder gar keine Probleme mit der Datensicherheit. Denn das hätte sich schon längst am Markt herumgesprochen und der Dienstleister hätte damit massiv zu kämpfen.

Thomas Zuliani: Ich kann Herrn Eggert nur voll und ganz zustimmen. Eine saubere vertragliche Basis ist wichtig. Für einen guten Dienstleister eine Selbstverständlichkeit. Und es lohnt sich auf jeden Fall, den Dienstleister, dessen Infrastruktur, Datensicherheits- und Datenschutzeinrichtungen genau zu prüfen - am besten persönlich vor Ort. Wer so vorgeht und sein Bauchgefühl mit Fakten abgleicht, wird ein gute und sichere Lösung finden.

Aber, Herr Eggert, was sind eventuelle Nachteile des Cloud-Computings?

Thomas Eggert: Die Abhängigkeit vom Dienstleister ist dabei sicher ein Thema. Einmal einen Vertrag geschlossen, ist man in der Regel für mehrere Jahre an die Dienstleister gebunden.
Wurde von Anfang an aber der Dienstleister sorgsam ausgewählt, stellt das kein Problem dar. Personaler haben aber den Vorteil, dass Sie sich direkt an den Anbieter wenden können und der den Personaler auch als Kunden behandelt. Bei eigenen IT-Abteilungen ist das leider nicht immer so bzw. sind Anwendungen aus dem Personalbereich nicht immer in der obersten Priorität.

Ein Thema der Vergangenheit waren notwendige Schnittstellen. Dies ist aber in den letzten Jahren durch moderne Technologien wesentlich einfacher geworden. Und die Schnittstellen in andere Systeme benötigen sie so oder so, egal wo die einzelnen Systeme betrieben werden.

„WER DEN HAKEN IN DEN VORDERGRUND STELLT, WIRD INNOVATIONEN NICHT ALS „EARLY ADOPTER" UMSETZEN." - THOMAS ZULIANI, BENEFIT GMBH & CO. KG

Und wo liegen die Vorteile?

Thomas Eggert: Die Vorteile liegen relativ klar auf der Hand:

Professionalität
Gute Rechenzentren betreiben Systeme hochprofessionell, da dies ihr Geschäftszweck ist. Sie beschäftigen sich mit nichts anderem - hohe Verfügbarkeiten, schnelle Anwendungen, größtmögliche Sicherheit. Interne IT-Abteilungen sind häufig gar nicht in der Lage, dies alles darzustellen.

Aktueller Stand der Technik
Da in den Dienstleistungsverträgen Garantien über Zugriffszeiten etc. abgegeben werden, werden Rechenzentren alles tun, diese zu erfüllen. Dies wird dadurch ermöglicht, dass sie ständig auf dem neuesten Stand der Technik sein müssen.

Miete statt Kauf
Mieten ist das neue Kaufen - so wird derzeit vieles gemietet, was vor Jahren noch niemand geglaubt hat. Fahrräder, Autos, Schiffe - in vielen Lebensbereichen setzt sich das Sharing durch. Man bezahlt nur das, was man wirklich benötigt. Man benötigt also keine Investitionen mehr für Lizenzen, Hardware o.ä. sondern mietet nur die Anwendung, die man benötigt. Das macht Budgets viel planbarer und belastet auch nicht die Liquidität von Unternehmen.

Besserer Support
Der Dienstleister kann einen wesentlich besseren Support ermöglichen. Hat er bei On Promise Lösungen immer die Problematik, dass er die Hardware-Voraussetzungen des Kunden nicht kennt und die Systeme auf vielen verschiedenen Plattformen laufen, weiß er in der Cloud-Lösung genau, wie sich die Anwendung auf seiner Hardware verhält und es ist für ihn einfacher, Lösungen bei Problemen zu finden.

Immer die aktuelle Version
Provider stellen auf ihren Plattformen immer die aktuelle Softwareversion zur Verfügung. Davon profitiert natürlich der Kunde, denn er muss sich nicht mehr um Updates etc. kümmern.

In Summe wird eigentlich sehr schnell klar, dass die Vorteile der Cloud-Lösung überwiegen. Und intelligente IT-Abteilungen legen mittlerweile mehr Wert darauf, ihren Anwendern die beste Lösung zur Verfügung zu stellen und das muss nicht immer heißen, dass diese im Hause betrieben wird. Vielmehr werden IT-Bereiche immer mehr zu Managern der Dienstleister als selbst Rechner aufzustellen und zu betreiben.

Thomas Zuliani: Absolut! Den Ausführungen von Herrn Eggert ist nichts mehr hinzuzufügen. Kurz: die Vorteile überwiegen klar.

Herr Eggert, Deutschland hat strenge Datenschutzgesetze - gerade Sie als erfolgreicher Anbieter der digitalen HR-Akte von BEGIS wissen das. Was muss Ihrer Meinung nach beachtet werden, wenn persönliche Daten in der Cloud gespeichert werden?

Thomas Eggert: Bei Personaldaten ist es vor allem wichtig, dass Sie als Unternehmen genau wissen, wo ihre Daten liegen und dass diese Deutschland nicht verlassen. Wichtig sind dann, wie auch schon weiter oben beschrieben, klare Verträge mit entsprechenden Verpflichtungen nach den Datenschutzgesetzen. Wichtig sind dann entsprechende Prüfzertifikate, zum Beispiel das ISO 27001-Zertifikat auf der Basis von IT-Grundschutz oder das ISO 9001-Zertifkat. Am besten ist es dann noch, wenn sich die Datenschutzbeauftragen der beiden Parteien direkt austauschen. Hier liegt die entsprechende Expertise um festzustellen, ob alle wichtigen Regularien beachtet werden.

Herr Eggert und Herr Zuliani: Warum hinkt Deutschland hinterher, was die Digitalisierung betrifft? Was muss man tun, um das zu ändern?

Thomas Eggert: Ich glaube, das hat mit einer grundsätzlichen deutschen Mentalität zu tun. Viele Manager agieren eher vorsichtig und warten erst einmal ab, wie sich gewisse Techniken entwickeln. Das ist sicherlich nicht ganz von der Hand zu weisen, da viele Themen auch mit Investitionen verbunden sind und wer will schon Geld zum Fenster hinauswerfen. Auf der anderen Seite ist es manchmal schon verwunderlich, wie viele privat neue Techniken nutzen, auf öffentlichen Portalen wie facebook oder XING unterwegs sind oder Online-Banking und Bestellungen übers Internet tätigen, auf der beruflichen Seite aber extrem skeptisch gegenüber neuen Techniken sind.

Es müssen aber auch in Deutschland noch einige Wege geglättet werden. Dies beginnt bei einer Infrastruktur (auf wie vielen Autobahnen bin ich unterwegs ohne Mobilfunkempfang, geschweige denn auf „dem Land") und geht weiter bei gesetzlichen Regularien. Wie kann es sein, dass immer noch nicht klar geregelt ist, wann zum Beispiel elektronische Dokumente von Richtern anerkannt werden oder nicht. Hier muss von Regierungsseite noch viel passieren.

Im Personalbereich spielen noch verschiedene Mitbestimmungsgremien eine Rolle. Personaler scheuen sich davor, mit den Betriebsräten in die Diskussion zu treten - dabei habe ich die Erfahrung gemacht, dass die Gremien den Themen offen gegenüber stehen, wenn vernünftig damit umgegangen wird.

Thomas Zuliani: Als Schweizer sollte ich vorsichtig sein mit Aussagen über die deutsche Mentalität. Ich bin deswegen froh, dass Herr Eggert die Bresche geschlagen hat. Auch ich bin der Meinung, dass dies mit der deutschen Mentalität zu tun hat. Im angelsächsischen Kulturbereich zum Beispiel, geht man mit Neuem viel spielerischer und neugieriger um. Man sieht die Möglichkeiten, die das Neue bietet. Deutsche suchen gerne den Haken an der Sache. Nicht dass ich falsch verstanden werde - es ist auch eine deutsche Qualität, die Dinge zu hinterfragen. Das Problem dabei ist nur, dass das Hinterfragen als Reflex, die Wahrnehmung beeinflusst. Wer den Haken in den Vordergrund stellt, wird Innovationen nicht als „Early Adopter" umsetzen. Die Gefahr ist dann, dass der Anschluss verpasst wird. Positiv betrachtet, bietet sich hier ein riesiges Potenzial, Verpasstes nun aufzuholen - nicht zuletzt im Mittelstand. Natürlich sind die gesetzlichen Hürden hoch (z.B. Datenschutz) und die Mitbestimmung macht das Ganze auch nicht einfacher. Das sind aber alles keine unüberwindbaren Hürden.

Herr Eggert, was sind aus Ihren Erfahrungswerten die Branchen, die den größten Mut beweisen, was die Einführung solcher Methoden angeht? Die großen Konzerne oder doch eher die KMUs?

Thomas Eggert: Das kann ich so konkret gar nicht beantworten. Wir haben derzeit Kunden von 100 bis zu mehreren 10.000 Mitarbeitern, von Krankenhäusern, Sozialeinrichtungen über Banken, Produktionsunternehmen bis hin zu Bauunternehmen oder Lebensmittelmärkten. Auch bei den Entscheidern finde ich alle Generationen und Hintergründe bzw. Vorerfahrungen. Der „Mut" liegt viel mehr bei den handelnden Personen. Sitzt hier ein Personal-Manager, der das Thema Digitalisierung auch für seinen Bereich erkannt hat und beweist er persönlich den Mut, das Thema auch bei internen Widerständen durchsetzt. Da hilft oftmals auch eine generelle Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, wobei es viele Personaler auch immer wieder schaffen, sich diesen Strategien mit Parolen oder Horrorszenarien zu widersetzen.

Wer aber einmal damit begonnen hat - und viele beginnen mit der digitalen Personalakte als ersten Schritt - hat in der Regel „Blut geleckt" und sucht ganz schnell nach weiteren Lösungen, das HR-Geschäft bei sich im Unternehmen weiter zu digitalisieren. Denn wer einmal erlebt hat, wie einfach damit Dokumente abgelegt und vor allem wieder gefunden werden oder wie schnell Zugriffe erteilt werden können, der will mehr davon.

"ES GIBT KEINEN GRUND FÜR PERSONALER AN DER PAPIERAKTE FESTZUHALTEN." - THOMAS ZULIANI, BENEFIT GMBH & CO. KG

Dann nochmal an Sie beide, Herr Eggert und Herr Zuliani: Was glauben Sie sind die Gründe für den Mut die Digitalisierung im Bereich HR voranzutreiben?

Thomas Eggert: Da gibt es mehrere Voraussetzungen, die Unternehmen dazu bringen. Personaler bekommen immer mehr Druck, die Digitalisierung voran zu treiben. Häufig werden sie als Treiber der Digitalisierung im Unternehmen gesehen und da wird es unglaubwürdig, selbst die Prozesse papierbehaftet durchzuführen. Es ist immer schwierig, Wein zu beten und selbst Wasser zu trinken. So kommen Personaler in die Pflicht, in Ihrem Bereich auch nach Digitalisierungsmöglichkeiten zu suchen. Der schnellste und sicherlich auch einfachste Bereich ist hierbei zum Beispiel die digitale Personalakte. Klar abgegrenzt, schnell und einfach eingeführt und sehr schnell amortisiert. Da aber in der Regel die IT-Kapazitäten im Unternehmen sehr rar sind und andere Anwendungen in der Regel Vorgang haben, beginnen sich Personaler auch mit Cloud-Lösungen zu beschäftigen - die Vorteile werden dabei immer mehr erkannt.

Es gibt aber auch immer mehr Verantwortliche, für die bedeutet das gar keinen Mut. Für die ist es selbstverständlich, Prozesse zu digitalisieren und Cloud-Lösungen zu nutzen - und das werden zum Glück immer mehr!

Thomas Zuliani: Die Digitalisierung von Prozessen ist im Personalbereich deutlich weniger fortgeschritten als in anderen Bereichen. Das ist schwer zu verstehen, da viele Personaler unter ineffizenten Prozessen leiden. Die Daten sind an unterschiedlichsten Orten. Das Erstellen von Reports wird dann sehr mühsam. Ineffiziente, händische Prozess - zum Beispiel im Recruiting und auch in der Personalbeurteilung/-entwicklung - sind vor allem eines: Enorme Zeitfresser ohne Mehrwert. Sie verhindern, dass der Personaler sich den wichtigen Aufgaben widmen kann - zum Beispiel dem Aufbau einer stimmigen Arbeitgebermarke oder eines kontinuierlichen Talent Managments.

Zurzeit ist vieles in Bewegung in der Branche und ich bin mir sicher, dass der HR-Dornröschenschlaf zu Ende geht. Das hat nicht nur mit technologischen Entwicklungen zu tun, sondern auch mit veränderten Ansprüchen nachrückender Generationen. Der Trend ist klar: schlankere, schnellere und effizientere Prozesse, datengetriebene Personalarbeit. Die Königsdisziplin ist dann, auf der Basis von Daten prediktive Modelle zu entwickeln und daraus Maßnahmen abzuleiten. Daten schlagen das Bauchgefühl. Das müssen viele Personaler noch lernen.

Herr Zuliani, warum sollten Unternehmen auf eine digitale Personalakte setzen?

Thomas Zuliani: Zwei Gründe stehen im Vordergrund: Rechtssicherheit der Dokumentation und - für mich der entscheidende Faktor - eine dramatisch gesteigerte Effizienz administrativer Prozesse. Auch die Transparenz wird verbessert. Ich sehe keinen Grund, an der Papierakte festzuhalten.

Die digitale Personalakte ist schon lange ein Thema. Wie weit sind Personalabteilungen in Deutschland, was die Digitalisierung betrifft?

Thomas Eggert: Ich habe in meinem Blog schon öfters dazu geschrieben - da gibt es noch viel Nachholbedarf. Und obwohl zum Beispiel die digitale Personalakte schon seit vielen Jahren ein bewährtes Produkt ist, haben aus meiner Erfahrung heraus erst ca. 10 - 20 % der Unternehmen eine digitale Lösung im Einsatz. Personalabteilungen beschäftigen sich aus meiner Sicht viel zu viel mit den „weichen" Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung und viel zu wenig mit den „harten" Fakten wie Prozesse und Tools. Schauen Sie sich doch einfach mal die ganzen Diskussionsforen, Veranstaltungen, Summits, Messen an. Da geht es doch nur um die weichen Themen oder das Hype-Thema New Work, aber sie finden nirgends einen Kongress, der sich mit dem Thema Personalprozesse oder Tools für die Digitalisierung der Personalarbeit beschäftigt. Auch auf den Messen werden diese Themen in der Außendarstellung nur stiefmütterlich behandelt. Oder haben Sie schon einen Award für die besten Personalprozesse gesehen oder ein Interview mit einem Personaler gehört, der seinen Bereich prozessual optimal aufgestellt hat und alle Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt?  - ich nicht! Da sind Darstellungen der neuesten Recruiting - Methoden oder der neuen Arbeitsplätze mit Spielecken und Schlafplätzen viel mehr gefragt.

Thomas Zuliani: Ich sehe das natürlich etwas anders als Herr Eggert. Für mich sind „weiche" Themen wie Employer Branding, Ressourcing, Personalentwicklung und Talent Management Kernaufgaben der Personalabteilungen. Hier kann der größte Mehrwert für den Arbeitgeber geschaffen werden. Schlanke adminstrative Prozesse sind aber eine Voraussetzung, die dem Personaler die Möglichkeit geben, sich den wichtigen Themen zu widmen. Nicht mehr und nicht weniger. Einig bin ich mit Herrn Eggert, dass das Potenzial groß ist - insbesondere bei KMUs. Die „big Corporates" sind meistens einen Schritt weiter.

"DIE SICHERHEIT BEI DER DIGITALEN VARIANTE EINER PERSONALAKTE IST VIEL HÖHER [ALS BEI DER PAPIERVARIANTE]" - THOMAS EGGERT, BEGIS GMBH

Jetzt mal eine etwas kritische Frage, Herr Eggert: Was bedeutet es, wenn Daten trotz aller technischen Vorkehrungen verloren gehen? Wer trägt hierfür die Verantwortung?

Zum Glück ist so etwas bisher in meiner Vergangenheit noch nie passiert, denn gerade die technischen Vorkehrungen bieten wesentlich mehr Sicherheit als die bisherigen Methoden. Bleiben wir beim Beispiel der Personalakte. Wenn die Akten aus dem unverschlossenen Schrank verschwinden - was ist dann? Wenn es im Büro brennt - die Akten sind nur noch Asche! Der Personaler lässt eine Akte auf dem Schreibtisch liegen und geht in die Mittagspause - wer alles kann sie lesen? Eine Akte wird einem Vorgesetzten geschickt - was passiert auf dem Postweg und wer weiß, was der Vorgesetzte alles kopiert? Das ist nur eine kleine Auswahl an „Datenlecks" bei den altbewährten Methoden. Bei digitalen Personalakten werden Zugriffe genau über Rollen vergeben, wird jeder Zugriff genau protokolliert, sind keine Kopien möglich und es erfolgen laufende Datensicherungen. Diese Datensicherung werden an einem anderen Ort aufbewahrt, so dass selbst bei einer „Vernichtung" des Rechenzentrums die Daten vorhanden sind. Wenn man sich allein diese einzelnen Themen vor Augen führt, wird schnell klar, dass die Sicherheit bei einer digitalen Variante um ein vielfaches höher ist. Letztendlich hat aber das Unternehmen die Verantwortung für die Daten der Mitarbeiter, handelt aber das Unternehmen sorgsam und verantwortungsbewusst, sind der Digitalisierung und der Cloud-Lösung keine Grenzen gesetzt.

Herr Eggert, jetzt haben Sie unsere Employer Branding Software-Lösung Benefit kennengelernt. Inwiefern kann aus Ihrer Sicht Benefit für Unternehmen leisten, wenn es um die Digitalisierung von HR geht?

Thomas Eggert: Grundsätzlich glaube ich, dass viele Unternehmen heutzutage ein Problem haben: Mit wenig Arbeitsaufwand erfolgreich Mitarbeiter zu finden, langfristig an das Unternehmen zu binden und zeitgleich dafür zu sorgen, dass sich hieraus die Fachkräfte entwickeln, die das Unternehmen braucht. Ich denke, dass die Lösung von Benefit Unternehmen hier helfen kann. Mitarbeiterbindung, Kommunikation und die Schaffung einer Employer Brand können mit einem Tool erledigt werden - und die so freigesetzten Ressourcen in der Personalabteilung können in andere wichtige Prozesse wie Unternehmensstrategie und Co. gesteckt werden.

Herr Eggert, Herr Zuliani - vielen dank für das Interview!

Das Interview führte Jamie Ellrich.

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