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Arbeiten 4.0 im Mittelstand - so gehts bei PULS, dem Gewinner der HR Excellence Awards

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Hinterhaus Productions via Getty Images
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Vor zwei Wochen wurde der HR Excellence Award in Berlin verliehen und ich habe mich sehr über den ersten Platz der Firma PULS GmbH in der Kategorie Arbeiten 4.0 und der Nominierung in der Kategorie Digitalisierung gefreut, da ich die Personalleiterin Tanja Friederichs nun schon seit vielen Jahren persönlich kenne und schätze. Daher habe ich sofort die Chance genutzt, als Erster mit der glücklichen Gewinnerin ein Interview über den Award und die „neue" PULS zu führen:

Tanja, erst einmal herzlichen Glückwunsch zum Gewinn des HR Excellence Awards. Ihr konntet in der Kategorie Arbeiten 4.0 mit eurem Look & Feel Konzept anhand eines „Gallischen Dorfes" die Jury überzeugen, aber auch in der Kategorie Digitalisierung wurdet ihr mit „The Journey to Social Collaboration - Eine Erfolgsgeschichte aus dem Mittelstand" in den Kreis der Nominierten aufgenommen. Doch bevor wir inhaltlich in die Themen einsteigen, erzähle doch etwas über die PULS - was macht ihr denn so?

Tanja Friederichs: PULS ist ein mittelständisches, inhabergeführtes Unternehmen im Bereich Elektrotechnik mit weltweit ca. 1.000 Mitarbeitern, welches es bereits seit 35 Jahren am Markt gibt. Unser Headquarter ist in München, wir haben Produktionsniederlassungen in China und in der Tschechischen Republik und unser Vertrieb ist an unterschiedlichen Standorten weltweit vertreten. Unsere Produkte sind Stromversorgungen, die als Herzstück einer Maschine in vielen unterschiedlichen Anwendungen zu finden sind wie z.B. in der Automatisierungs- und Medizintechnik, der Druckindustrie, in der Windkraftenergie und vieles mehr.

Nun kennen wir beide uns ja schon seit vielen Jahren und ich erlebe die PULS als ein sehr erfolgreiches Unternehmen, das aber bisher eher konventionell unterwegs war. Was hat euch denn dazu bewogen, einen solchen radikalen Umbruch zu starten?

Tanja Friederichs: Es begann eigentlich damit, dass wir eine Möglichkeit für unsere Entwicklungsabteilung finden wollten, wie man das Wissen dort transparent abbilden und für jeden zugänglich machen kann. Wenn man sich vorstellt, dass bei uns 50 Mitarbeiter in der Entwicklung tätig sind, die vielleicht alle gleichzeitig einer ähnlichen Entwicklung arbeiten und dies nicht voneinander wissen, dann ist es doch wirklich schade. Wir haben uns dann mit Stephan Grabmeier (Haufe Umantis) eine externe Unterstützung geholt, der uns die Möglichkeiten eines Wissensaustauschs über eine Social Collaboration Plattform gezeigt hat. Dies war der Start, uns mehr und mehr auch mit dem Thema einer digitalen Transformation auseinander zu setzen und da geht es dann ganz schnell um das Thema „Wie wollen wir in Zukunft auch zusammen arbeiten?". Als ich Anfang 2016 in Silicon Valley an der Standfort University war, wurde mir sehr schnell klar, dass wir auch eine andere Arbeitsumgebung benötigen. Wie passend war es da, dass wir unsere bestehenden Räumlichkeiten verlassen mussten, da hier ein Hotel geplant wurde.

Die Kurzbeschreibung für Euer Projekt lautet: Die Firmenzentrale der PULS GmbH zieht um. Gemeinsam mit den Mitarbeitern und einem Architektenteam wurde ein „gallisches Dorf" entwickelt. Neueste Erkenntnisse aus dem Arbeitsplatzdesign wurden genauso berücksichtigt wie das familiäre Umfeld bei PULS. Herausgekommen ist eine flexible Arbeitsumgebung mit Dorfplatz zum kreativen Austausch, einer hochtechnischen Druidenwerkstatt und vieles mehr. Was bedeutet das nun konkret?

Tanja Friederichs: Der Appetit kommt beim Essen und genauso ist es uns mit der Entwicklung unserer neuen Arbeitsplatzumgebung gegangen. Wir wollten moderner und schicker werden. Deshalb haben wir zuerst nur ein paar Anforderungen für eine neue Arbeitsumgebung definiert, aber damit begann ein wirklich spannender Prozess. Uns war von Anfang an klar, dass wenn wir ein neues Konzept entwickeln, dann nur mit unseren Mitarbeitern gemeinsam. ,Daher waren diese auch vom ersten Workshop an mit dabei. Bereits in diesem Moment wurde der Grundstein für unser Gallisches Dorf gelegt.

Dabei ging es den Mitarbeitern besonders um die Gemeinschaft, die Menschlichkeit und die Einzigartigkeit, um nur einen kleinen Auszug der Kriterien aus dem Gallischen Dorf zu nennen.

Die Gemeinschaft wollen wir in Zukunft auf unserem Dorfplatz erleben, wo unsere Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich in unterschiedlichen Situationen zum Essen, zum Kaffee trinken und zum Meeting zu treffen.

Menschlich bedeutet für uns, dass jeder Mitarbeiter nach wie vor seinen eigenen festen Arbeitsplatz behält um ihm ein zu Hause zu geben, aber er trotzdem völlig agil, d.h. seiner jeweiligen Arbeitssituation angemessen, arbeiten kann. Das kann z. B. in unserer Quiet-Area stattfinden, die im Rahmen einer englischen Bibliothek gestaltet wurde und wo man bis auf das Kaminfeuer nichts hört, da Telefone nicht erlaubt sind. Unsere Lounge-Bereiche, Kreativ-Bereiche, Projekt-Areas und auch unser Amphitheater geben viel Freiraum, um seinen individuellen Arbeitstag zu gestalten.

Einzigartig bedeutet, dass das Gallische Dorf von PULS unverwechselbar sein wird. Man hat also nicht das Gefühl, der Name des Unternehmens kann ausgetauscht werden. Allein unsere Scribble-Motive, die auf unsere Geschichte ausgelegt sind, sind unverwechselbar. Ein Beispiel? Unsere Produkte sind besonders cool und zwar deswegen, weil wir alle technischen Möglichkeiten herausgeholt haben, dass unsere Bauteile sich nicht so sehr erhitzen. Dies lässt sich gut in einem Wärmebild darstellen, das wir für die Wandgestaltung verwendet haben. Und wenn man in einem Besprechungsbereich von außen ein bestimmtes Bild vermutet, muss das nicht unbedingt auch so sein - denn es kann passieren, dass wenn man den Waschraum besucht, sich plötzlich in einer Waschraumhöhle wiederfindet.

Unsere Druidenwerkstatt ist noch mal ein ganz eigener Schwerpunkt. Hier arbeiten viele kreative Entwickler und so soll es auch bleiben. Jedoch wird etwas Systematik in einer angenehmen Arbeitsumgebung auch sicherlich hier noch mehr Potenziale freisetzen. Daher haben wir für unsere Entwickler ganz spezielle, höhenverstellbare Entwickler-Arbeitsplätze mit besonderen technischen Nutzungsmöglichkeiten definiert. Ein zentraler Punkt zum kurzfristigen Austausch innerhalb der Entwicklung wurde geschaffen, kreative Druckerstationen die mehr bieten als nur ein Druck sowie ein Coffeepoint in Form einer Beachbar mit beschreibbaren Wänden, wo man schnell mal ein Schaltplan aufzeichnen kann.

Ich kann mir vorstellen, dass dies sowohl für Mitarbeiter aber auch für die Führungskräfte ein massives Umdenken erfordert. Wie geht ihr damit um?

Tanja Friederichs: Wichtig ist es, dass die Führungskräfte und Mitarbeiter in die einzelnen Meilensteine - bei uns sind es Hinkelsteine, mit eingebunden werden und das man es schafft, von Beginn an ein neues Arbeitsumfeld erlebbar zu machen. Dabei ist es unabdingbar zu verstehen, wie heute in dem eigenen Unternehmen gearbeitet wird. Hierzu haben wir zunächst eine Arbeitsplatzanalyse durchgeführt.

Durch die Gewinnung von Nutzervertretern aus den einzelnen Bereichen, den Aufbau eines Prototypenraums im neuen Arbeitsdesign, wo neueste Informationen zum Anfassen ausgelegt worden sind (Bodenbeläge, Wandmaterialien, Bilder), Umfragen die z.B. zum Thema „Arbeitstische" gestartet worden sind sowie Informationen in unserer Social Collaboration Plattform und in unserer Mitarbeiterzeitung haben die Mitarbeiter den jeweiligen Status gezeigt.

Wir sind aber noch weiter gegangen. Bereits Anfang 2016 haben wir eine MOVE-Gruppe bei PULS etabliert mit dem Ziel Grenzen zu überwinden und bestehende Abläufe und Prozesse in Frage zu stellen. Man hat hier bereits gelernt, dass eine Veränderung Zeit braucht und wie man andere Menschen auf die Reise mitnehmen kann.

Wir arbeiten bei PULS mit unterschiedlichen Methoden und wir Wissen bei einer Veränderung muss als erstes der Mensch mitgenommen werden.

Aber auch das zweite Projekt, mit dem ihr angetreten seid, hat es ja unter die letzten drei geschafft. Wenn man die Projektbeschreibung liest, dann klingt das ja auch nach einem kompletten Neustart: Von Null auf 100: Vom klassischen Mittelstand in der Elektrotechnik hat sich die PULS Group in 20 Monaten zu einem modernen Unternehmen mit einer zukunftsweisenden Arbeitskultur entwickelt. Social Collaboration wird Mittelpunkt der internationalen Zusammenarbeit. HR ist DER Treiber der digitalen Transformation und verantwortet Initiierung, Umsetzung und Einbindung der Mitarbeiter international. Welche Rolle spielt denn der HR-Bereich dabei und wie seid ihr das Thema angegangen?

Tanja Friederichs: Als uns klar war, dass wir eine Social Collaboration Plattform einführen wollen, erkannten wir schnell, dass nicht die Technik die Herausforderung war, sondern die Menschen von der Nutzung und dem Mehrwert zu überzeugen. Die neue Art und Weise der Kommunikation untereinander ist sehr viel anspruchsvoller, da alles offener und transparenter ist und das braucht Mut und Selbstvertrauen. Im Gegenzug dazu ist die klassische E-Mail doch sehr vertraulich. Daher kann HR in der Einführung die Schlüsselrolle übernehmen und zum Treiber werden.

Wir haben hierzu im HR-Bereich die Funktion des Social Collaboration & Social Media Experten aufgebaut und zusätzlich einen Auszubildenden als Social Media Experten übernommen, für den die Arbeit mit einer sozialen Plattform ganz selbstverständlich ist. Dies ist für ein mittelständisches Unternehmen ein sehr innovativer Schritt und es hat sich gelohnt. Die Beteiligung unserer Mitarbeiter, einen Content zu erstellen, liegt weltweit bei derzeit ca. 80% und das ist ein überdurchschnittlicher Wert - worauf wir sehr stolz sind.

Und HR selbst? Was macht ihr hier, um eure Prozesse digital auszurichten?

Tanja Friederichs: Wir haben unsere kompletten HR Informationen aus dem klassischen Intranet in unsere Social Collaboration Plattform übertragen. Dies bedeutet - es ist jetzt viel leichter für die Führungskräfte und Mitarbeiter Informationen zu finden und sich auszutauschen. Im Zuge des Outsourcings unserer Gehaltsabrechnung haben wir die digitale Personalakte eingeführt, welche uns die Zusammenarbeit mit dem externen Partner deutlich erleichtert und Zeit spart. Unsere Personalprozesse haben wir in ein neues Prozesstool innerhalb der PULS übertragen, welches die internationale Zusammenarbeit deutlich erleichtert.

Damit ist doch sicher nicht Schluss. Was habt ihr in den nächsten Monaten noch vor Euch?

Tanja Friederichs: Da hast Du Recht, wir sind mitten in einem Prozess der digitalen Transformation und damit ist noch lange nicht Schluss. Aus China gibt es den Wunsch, unsere jährlichen Performance-Gespräche über ein Smart-Phone abzubilden. Für die Einarbeitungsphase und die klassischen Mitarbeitergespräche in der Entwicklung haben wir ein Pilotprojekt gestartet, welches eine deutlich agilere Feedbackkultur abbildet und ein selbstverantwortliches Arbeiten fördert. Wir als HR-Abteilung haben uns vorgenommen, uns viele neue Arbeitsmethoden anzueignen, um die Bereiche zu unterstützen und da sind wir schnell mit Begrifflichkeiten wie Design Thinking, Lean ABC und agile Arbeitsorganisationen dabei. Es bleibt also weiterhin spannend und die Treiberrolle einer Evolution im Rahmen der Digitalisierung gefällt uns. Wir werden diese Chance nutzen.

Zum Schluss noch - was hat euch bewogen, sich der Bewertung durch die Jury zu stellen, warum die Teilnahme an dem Award?

Tanja Friederichs: Wir sind stolz darauf was und wie wir es machen. Das bedeutet für uns, dass wir nicht einfach kopieren, sondern wir gehen unseren ganz individuellen Weg. Da ist es wichtig, von Zeit zu Zeit sich ein Feedback von außen zu holen. Hier erfährt man dann wirklich, ob man auch einen zukunftsweisenden Ansatz hat. Mit unseren beiden Projekten ist uns dies gelungen und natürlich empfinden wir den Human Excellence Award 2016 in der Kategorie Arbeiten 4.0 als eine besondere Auszeichnung.

Tanja, vielen Dank für das spannende Interview. Lass uns doch in ein paar Monaten nochmal sprechen, wie sich die Themen entwickelt haben.

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