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So verbessern Sie die Kommunikation in Ihrem Unternehmen (Teil 3/3)

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Im ersten Teil dieses Dreiteilers haben wir die individuellen Voraussetzungen für erfolgreiche Kommunikation beschrieben. Im zweiten Teil stand der Austausch unter Team-Mitgliedern im Mittelpunkt. In diesem letzten Teil geht es die unternehmensweite Kommunikation.

Direkt und indirekt Beteiligte

Viele Aufgaben und Projekte erfordern es, dass Sie nicht nur mit Ihren Team-Mitgliedern zusammenarbeiten, sondern auch mit verschiedenen Abteilungen und Tätigkeitsbereichen. Dadurch ergibt sich oft eine große Gruppe von Kollegen, die auf die andere oder andere Weise beteiligt sind:

- Direkt Beteiligte:
Dies sind natürlich alle Teilnehmer Ihres Projektes (oder Anliegens) - doch darüber hinaus auch alle, auf die die Durchführung und der Ausgang des Projektes maßgebliche Auswirkungen hat.

- Indirekt Beteiligte:
Jeder direkt Beteiligte bringt eine gewisse Anzahl von indirekt Beteiligten mit sich. Das sind Menschen, die genaue und oft widersprüchliche Vorstellungen über die Bedeutung, den Wert und die Zielsetzung des Projektes sowie über die Rolle und Verantwortung des jeweils direkt Beteiligten in dem Projekt haben. Das können z. B. direkte Vorgesetzte, Team-Kollegen, Kunden oder Dienstleister sein.

Angesichts dieser Anzahl von direkt und indirekt Beteiligen für ein spezifisches Projekt ist es nicht verwunderlich, dass interne Konflikte in den meisten Organisationen zur Normalität gehören. Eine wirkungsvolle vorbeugende Maßnahme ist es, zu Beginn eines Projektes die verschiedenen Ziele und Meinungen zu erfassen und bewusst zur Kenntnis zu nehmen.

Verbindungen zu unterschiedlichen Beteiligten herstellen

Um Vertrauen aufzubauen und eine gesunde Beziehung herzustellen, ist es notwendig, die individuellen Bedürfnisse und Ziele der Beteiligten zu identifizieren. Die folgenden Fragen können dabei helfen:

- Welches Interesse haben sie am Ausgang des Projektes und an Ihrem Beitrag zum Projekt?
- Welcher Natur ist ihr wichtigstes Bedürfnis (z. B. finanziell, emotional, idealistisch)?
- Wie würden sie von einem erfolgreichen - oder erfolglosen - Ausgang profitieren?
- Worin liegt ihre Hauptmotivation?
- Was erwarten sie von Ihnen? Wie sehen sie Ihre Rolle im Projekt?
- Welche Kommunikationsform und -häufigkeit bevorzugen sie?
- Welches Ansehen genießen Sie bei ihnen - ein positives, neutrales, kritisches?
- Wer beeinflusst ihre Ansichten im Allgemeinen - und wer beeinflusst ihre Ansichten über
Sie? Haben Sie Zugang zu diesen Einflusspersonen?

Wie Sie sehen, müssen Sie zwei Aspekte bedenken:
Wie Beteiligte das Projekt sehen und wie sie Sie und Ihre Rolle im Projekt sehen. Wenn Sie sich über beide Dinge im Klaren sind, können Sie alles, was Sie in den ersten beiden Artikeln zur erfolgreichen Kommunikation gelernt haben, nun auch mit Kollegen außerhalb Ihres Teams wirkungsvoll anwenden.

Zusammenfassung

In allen Kommunikationsszenarios hilft es, einem einfachen, aber effizienten Prinzip zu folgen: Jeder Beteiligte hat Recht, aber niemand hat in allen Punkten Recht. Daraus folgt, dass die Beiträge aller Beteiligten wertvoll sind und in der Summe zu einem erfolgreichen Ausgang führen. Dieses Prinzip erfordert gegenseitigen Respekt aller Beteiligten untereinander - und Ihre wichtigste Aufgabe ist es, mit gutem Beispiel voranzugehen.

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