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Fehlverhalten von Mitarbeitern: Wie geht man damit um?

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Nicht immer ist es möglich, Fehlverhalten von Mitarbeitern zu vermeiden - auch wenn Sie z. B. durch ein klares Regelwerk Vorsorge getroffen haben. Wie gehen Sie also als direkter Vorgesetzter oder als Personalreferent mit solchen Vorfällen um?

Wenn Sie darauf aufmerksam werden, dass ein Mitarbeiter eine interne Regel bricht, ist es entscheidend, dass sie unverzüglich reagieren: Ignorieren Sie Probleme nicht, egal wie klein sie erscheinen mögen. Wenn Sie warten, könnten sie zu echten Problemen werden. Ob die Intervention von der Führungskraft oder der Personalabteilung kommen sollte, hängt vom spezifischen Vorfall ab. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, wenn der Vorgesetzte zunächst versucht, das Problem auf informaler Ebene zu klären und die Personalabteilung mit einbezogen wird, wenn dies nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hat.

1. Gehen Sie der Ursache des Problems auf den Grund und beheben Sie diese.
Hat der Mitarbeiter in vollem Bewusstsein gegen eine Regel verstoßen oder lag es an äußeren Umständen bzw. an seinem Unvermögen? Versuchen Sie stets, den Fall mit einer positiven Einstellung anzugehen und gute Absichten zu vermuten, wenn es keinen Beweis für das Gegenteil gibt.

Ihre erste Aufgabe ist es, den Mitarbeiter zu unterstützen und nicht vorzuverurteilen:

  • Bitten Sie den Mitarbeiter um ein Gespräch. Geben Sie ihm die Gelegenheit, die Situation zu erklären und die Gründe für den Regelverstoß darzulegen.
  • Finden Sie heraus, ob die Regel unklar oder nicht bekannt war. Eventuell stehen Sie als Arbeitgeber in der Pflicht, die Verständlichkeit und Verbreitung Ihrer Regeln zu verbessern.
  • Bieten Sie Ihre Unterstützung an, wenn deutlich wird, dass dem Mitarbeiter eine bestimmte Fähigkeit oder Kenntnis fehlt und dies zum Regelbruch geführt hat.
  • Kommen Sie zu einer Einigung über einen Verbesserungsplan.
  • Dokumentieren Sie Ihre Absprachen schriftlich und lassen Sie dem Mitarbeiter nach der Besprechung das Protokoll zukommen.
  • Vereinbaren Sie einen kurzen Nachfolgetermin, bei dem Sie gemeinsam bewerten, ob das Problem nachhaltig gelöst werden konnte oder weitere Schritte notwendig sind.



2. Falls das Problem weiterhin besteht, ist ein formeller Prozess vonnöten.
Es gibt Fälle, in denen sich eine Situation trotz aller Bemühungen im ersten Schritt nicht ändert - oder in denen ein Vergehen so schwerwiegend war, dass es ein formales Vorgehen unumgänglich ist (z. B. wenn ein Mitarbeiter einen Kollegen vorsätzlich physisch verletzt hat).

In diesen Fällen muss ein formaler Prozess initiiert werden:

  • Sammeln und bewerten Sie relevante Informationen. Befragen Sie den Mitarbeiter und, falls vorhanden, Zeugen des Vorfalls. Bitten Sie um schriftliche und unterschriebene Aussagen.
  • Bestimmen Sie den Termin für eine formale Anhörung. Entscheiden Sie, wer den Vorsitz hat und wer außer dem betreffenden Mitarbeiter anwesend sein soll. Dem Mitarbeiter sollte eingeräumt werden, einen Kollegen oder ein Betriebsratsmitglied als Begleitperson zu wählen. Alle Teilnehmer sollten eine formale Einladung zur Anhörung erhalten, die eine kurze Zusammenfassung des Vorfalls enthält.
  • Wenn Sie befürchten, dass eine weitere Anwesenheit des Mitarbeiters im Unternehmen bis zum Anhörungstermin unternehmensschädigend sein würde, können Sie ihn bis dahin freistellen. Erwägen Sie diesen Schritt jedoch mit Bedacht.
  • Bereiten Sie die Anhörung vor: Definieren Sie die Ziele der Besprechung. Bereiten Sie Fragen vor, die Sie zu diesen Zielen führen können. Antizipieren Sie mögliche Antworten auf diese Fragen und bereiten Sie Ihre Reaktionen darauf vor. Bereiten Sie Entscheidungen und Konsequenzen für alle Resultate vor, die Ihnen möglich erscheinen.
  • Beginnen Sie die Anhörung mit einer Vorstellung des Falls. Belegen Sie Ihr Punkte mit Beweisen und Zeugenaussagen. Geben Sie dann dem Angestellten und seinem Begleiter die Gelegenheit, auf die Anschuldigungen zu antworten. Beenden Sie dann die Anhörung.
  • Prüfen Sie sämtliche Informationen und Aussagen für Ihre endgültige Entscheidungsfindung. Sobald Ihr Entschluss feststeht, sollte dieser dem Mitarbeiter in schriftlicher Form mitgeteilt werden.

Es ist nie einfach, sich mit internen Konflikten und Fehlverhalten zu beschäftigen. Es ist jedoch wichtig für das Wohlergehen des Unternehmens, dies zügig und professionell zu tun. Wenn Sie für sich einen Ablaufplan definiert haben, der Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt, werden Sie Konflikte erfolgreicher und entschlossener bewältigen können.

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