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Die 5 Phasen eines guten Kündigungsgespräches

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Kündigungen auszusprechen gehört für Führungskräfte und Personaler gleichermaßen zu den heikelsten ihrer Verantwortlichkeiten - umso wichtiger ist es, dies professionell und strukturiert zu tun.

Manchmal lässt es sich nicht verhindern, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen müssen. Wer hier der Überbringer der schlechten Botschaft sein muss, hat keine leichte Aufgabe vor sich. Es wäre jedoch fatal, wenn Sie deshalb der Versuchung unterliegen, dies nach dem Motto „kurz und schmerzlos" schnell hinter sich bringen zu wollen: Ein schlechtes Kündigungsgespräch kann bewirken, dass durch die Kündigung nachhaltig negative Folgen für Ihr Unternehmen entstehen, z. B. durch ein negativ beeinflusstes Betriebsklima.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie dem betroffenen Mitarbeiter die schlechte Nachricht am fairsten und schonendsten überbringen können, empfehlen wir Ihnen, Ihr Gespräch in die folgenden 5 Phasen zu unterteilen:

Phase 1: Die Gesprächseröffnung

Diese Phase hat nur eine Funktion: Der Mitarbeiter soll Gelegenheit bekommen, den Anlass des Gespräches richtig einzuordnen. Thematisieren Sie die Umstände bzw. den Auslöser für die Kündigung (ohne diese bereits zu erwähnen) und lassen Sie auch den Mitarbeiter dazu Stellung nehmen: „Sie wissen ja, dass wir unser gesamtes Unternehmen umstrukturieren müssen und dadurch ...".

Diese Einführungsphase sollte möglichst kurz sein, weil sonst die Gefahr besteht, dass Ihr Mitarbeiter den falschen Eindruck bekommt, es handle sich nur um die mündliche Klärung eines Missverständnisses oder eines spezifischen Problems.

Phase 2: Das Aussprechen der Kündigung

Wenn Sie den ursächlichen Kontext für die Kündigung hergestellt haben, sollten Sie ohne Umschweife die Kündigung aussprechen. Faustregel: Tun Sie dies innerhalb der ersten fünf Sätze des Gespräches.

Sprechen Sie Ihren Mitarbeitern dabei mit Namen an und übernehmen Sie Verantwortung, indem Sie in der Ich-Form sprechen: „... und ich muss Ihnen leider mitteilen, dass auch Sie davon betroffen sind und das Unternehmen verlassen müssen." Drücken Sie dabei Ihr Mitgefühl und Ihr Bedauern explizit aus, machen Sie gleichzeitig aber ebenso unmissverständlich klar, dass es sich um eine endgültige Entscheidung handelt.

Phase 3: Eine ausführliche Begründung

Bei der Darlegung der Begründung kommt es natürlich sehr auf den jeweiligen Kündigungsgrund an:

  • Verhaltensbedingte Kündigung: Wenn das Verhalten des Mitarbeiters der Auslöser war, können Sie hier noch einmal beschreiben, wie Sie bzw. das Unternehmen versucht haben, mit Einzelgesprächen, Abmahnungen und anderen Mitteln Signale zu senden und dem Mitarbeiter Gelegenheiten zu geben, sein Verhalten zu ändern - dies aber nicht geschehen ist.
  • Betriebsbedingte Kündigung: Bei Kündigungen, die nicht vom betroffenen Mitarbeiter verursacht wurden, sollten Sie transparent und verständlich erklären, warum sich das Unternehmen zum Stellenabbau gezwungen sieht und wie die Auswahlkriterien funktionieren. Erklären Sie auch, warum eine Versetzung innerhalb des Unternehmens nicht möglich ist.

Das Ziel in dieser Phase ist nicht, dass Ihr Gegenüber die Kündigung ergeben annimmt - das wird selten passieren. Wichtig ist, dass Sie ihm glaubhaft darlegen können, dass die Entscheidung fair, nach Abwägung aller Umstände und in Abstimmung mit allen Vorgesetzten und der Personalabteilung getroffen wurde und persönliche Präferenzen keine Rolle gespielt haben.

Phase 4: Das Erläutern der nächsten Schritte

Erkundigen Sie sich zunächst nach der Verfassung des Betroffenen und fragen Sie ihn, ob er bereit und aufnahmefähig für eine Besprechung der nächsten Schritte ist. Bieten Sie ihm an, das Gespräch ansonsten später weiterzuführen.

Legen Sie dann kurz dar, was er zu seiner Kündigung wissen muss (z. B. letzter Arbeitstag, Freistellung, Anrechnung von Urlaubs- oder Gleitzeittagen, betriebliche Altersversorgung etc.). Wenn es sich um eine betriebsbedingte Kündigung handelt, sollten Sie ihm auch Ihre Unterstützung bei der Stellensuche anbieten, z. B. mit guten Referenzen und Arbeitszeugnissen oder mit der Gewährung von Sonderurlaub für die Stellensuche und für Bewerbungsgespräche.

Phase 5: Der Gesprächsabschluss

Bieten Sie dem Mitarbeiter an, weitere Fragen zu stellen oder einen Folgetermin mit Ihnen zu vereinbaren. Händigen Sie ihm dann sein Kündigungsschreiben aus. Und nun sollten Sie ihm die Möglichkeit geben, die schlechte Nachricht individuell zu verarbeiten. Lassen Sie ihn frei entscheiden, ob er für den Rest des Tages nach Hause gehen, einen Freund anrufen oder zum Arbeitsplatz zurückgehen möchte. Unterstützen Sie diese Entscheidung, egal wie diese ausfällt.

Bringen Sie zum Abschluss noch einmal Ihr aufrichtiges Bedauern zum Ausdruck und wiederholen Sie Ihr Angebot für ein weiteres Gespräch.

Diese fünf Phasen werden Ihnen vielleicht helfen, Kündigungsgespräche souveräner zu meistern. Diese Gespräche werden weiterhin schwierig, unangenehm und emotional sein - daran ändert auch diese Struktur nichts. Für den Betroffenen und auch für Sie stellt diese Struktur jedoch unter Umständen genau die Stütze dar, die Sie in solchen Momenten brauchen.

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