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So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement

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Ein Termin jagt den nächsten, und der Berg an Aufgaben wird beständig größer. Kennen dieses Gefühl? Und haben Sie möglicherweise auch manchmal den Eindruck, den Wettlauf gegen die Zeit zu verlieren? Dann optimieren Sie Ihr Zeitmanagement! Wie das am besten geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Weshalb das klassische Zeitmanagement häufig nicht funktioniert

Jeder Mensch hat andere Talente, und während der eine am liebsten mit klaren Vorgaben durchs Leben geht, blüht der nächste erst dann auf, wenn die Welt um ihn herum im Chaos versinkt. Genau das ist der Grund, weswegen bekannte Tipps wie das Erstellen exakter Zeitpläne längst nicht für alle Verkäufer funktionieren. Wie ist das denn bei Ihnen? Gibt Ihnen eine strenge Aufgabenliste Sicherheit oder fühlen Sie sich möglicherweise demotiviert, wenn Sie sehen, was an einem bestimmten Tag in welchem Zeitfenster zu geschehen hat? Falls Sie zur letzteren Kategorie gehören und Spontanität zu schätzen wissen, habe ich eine gute Nachricht für Sie: Zeitmanagement funktioniert auch ohne das exakte Festzurren sämtlicher Aufgaben. Und in den meisten Fällen haben Menschen, die sich die Freiheit nehmen, spontan zu reagieren, sogar deutlich bessere Karten als ihre durchgeplanten Kollegen.

Weshalb das so ist? Nehmen wir einmal an, Sie hätten sich in Ihrem Terminkalender in der Zeit von 10 bis 11 Uhr ein Kundengespräch eingetragen. Pünktlich um 11 Uhr müssen Sie wieder im Auto sitzen, um es zu ihrem nächsten Termin zu schaffen, der um 11.30 Uhr stattfinden soll. In der Theorie funktioniert dieser Plan ausgezeichnet, doch in der Praxis passiert Folgendes: Ihr potenzieller Kunde antwortet auf die Frage, wie es ihm geht, missmutig mit den Worten: "Na ja, passt schon." Jetzt stellt sich die Frage, was Sie im Anschluss tun. Wollen Sie Ihren Zeitplan einhalten, bleibt Ihnen vermutlich nichts anderes übrig, als seine Antwort zu ignorieren und stattdessen Ihren vorbereiteten Fragenkatalog abzuarbeiten. Entscheiden Sie sich hingegen dafür, den Grund für die Verstimmtheit Ihres Kunden zu erforschen, riskieren Sie, dass Ihnen Ihr liebevoll ausgetüftelter Zeitplan um die Ohren fliegt. Ein klassisches Dilemma, das entsteht, wenn Sie Ihren Tag zu genau durchtakten.

Natürlich ist eine gewisse Struktur wichtig, doch die Erfahrung hat gezeigt, dass immer genau dann etwas Unerwartetes passiert, wenn Sie es am wenigsten brauchen können. Und kann es nicht möglicherweise auch sein, dass Ihnen besagter Kunde für ein interessiertes Nachhaken so dankbar ist, dass er Sie weiterempfiehlt anstatt Sie - wie vielleicht ursprünglich geplant - gleich wieder vom Hof zu jagen?

Was Sie tun können, um Ihre Zeit bestmöglich zu nutzen

Wie geht es also besser? Wie finden Sie einen Mittelweg zwischen festgezurrten Zeitplänen und absolutem Chaos? Der erste Tipp liegt auf der Hand: Planen Sie bewusst Zeit für das Unplanbare ein. Irgendwas ist schließlich immer, und wenn Sie sich Puffer in Ihren Terminkalender einbauen, kommen Sie entspannter durch den Tag, als wenn Sie auf halbem Weg merken, dass Ihr Plan vorne und hinten nicht funktioniert.

Mindestens ebenso wichtig: Klären Sie, welche Aufgaben am wichtigsten sind und eliminieren Sie überflüssige Zeitfresser. Nur weil Ihre Kollegen meinen, Sie müssten noch dringend etwas erledigen, heißt das schließlich noch lange nicht, dass dem auch so ist. Viele Vertriebsmitarbeiter tappen regelmäßig in die "Kannst du mal schnell ..."-Falle und merken erst viel zu spät, dass sie damit allen einen Gefallen tun, nur nicht sich selbst. Sicher kennen Sie auch die Frage: "Hast du mal zwei Minuten Zeit?" In diesem Fall sollten bei Ihnen sämtliche Alarmglocken schrillen, denn wir alle wissen, dass es bei diesen zwei Minuten in der Regel nicht bleibt. Stattdessen geht leicht eine ganze Stunde für ein Gespräch drauf, an dessen Ende oft ein neuer Arbeitsauftrag steht. Tun Sie sich das nicht an, sondern halten Sie gleich zu Beginn fest: "Ja, zwei Minuten habe ich Zeit. Wenn es allerdings länger dauern sollte, dann müssen wir das Thema zu einem anderen Zeitpunkt besprechen." Seien Sie freundlich, aber bestimmt. Nur so können Sie genügend Zeit freischaufeln, um all die Dinge zu erledigen, die wirklich wichtig sind.

In diesem Zusammenhang noch ein weiterer Tipp: Übernehmen Sie Verantwortung für Ihr Handeln und vertrauen Sie auf Ihre Intuition. Ihr Vorgesetzter empfiehlt Ihnen, aus Zeitgründen Weihnachtsgrüße nur noch per E-Mail zu versenden? Dann fragen Sie sich, ob diese Empfehlung wirklich sinnvoll ist. Nicht jede vermeintliche Zeiteinsparung macht sich bezahlt, und wenn Sie wissen, dass eine handgeschriebene Postkarte bei Ihrem Kunden besser ankommt, nutzen Sie diese Chance. Ein gelungenes Zeitmanagement basiert nicht auf Schnelligkeit, sondern auf Effizienz. Bemühen Sie sich deshalb darum, vor allem Dinge zu tun, von denen Sie wissen, dass sie richtig und wichtig sind. Sinnvolle Tätigkeiten verleihen Ihnen Kraft, während sinnlos verschleuderte Zeit wertvolle Energiereserven angreift.

Wenn Sie sich das nächste Mal dabei erwischen, dass Sie eine Aufgabe nach der anderen abhaken, ohne den Sinn zu hinterfragen, kann Ihnen das folgende Bild helfen: Stellen Sie sich zu Beginn des Tages vor, Sie hätten einen Sack voller Münzen. Diese Münzen stehen für die Zeit, die Sie in den nächsten 24 Stunden zur Verfügung haben. Ist der Sack leer, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als auf den nächsten Tag zu warten. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement besteht darin, mit den Münzen zu haushalten - und das geht nur dann, wenn Sie sich bewusst machen, welche "Zeitausgaben" besonders relevant sind.

Welche Routinetätigkeiten sind wirklich bedeutsam und welche rauben Ihnen nur kostbare Zeit? Diese Frage sollten Sie sich regelmäßig stellen, um nach und nach "ausmisten" zu können und Platz für sinnvollere Tätigkeiten zu schaffen. Nehmen wir an, Sie würden einen Anruf von einem Kunden bekommen, der unbedingt mit Ihnen sprechen möchte. Was machen Sie als nächstes? Setzen Sie sich sofort ins Auto oder denken Sie zuerst darüber nach, ob es sich tatsächlich lohnt, für ein halbstündiges Gespräch eine Stunde auf der Autobahn zu verbringen? Nicht jeder Kundenkontakt muss persönlich erfolgen und meistens ist es deutlich sinnvoller, zunächst telefonisch abzuklären, worum es dem Kunden überhaupt geht, bevor man eine Entscheidung trifft.

Weshalb Konzepte Ihr Zeitmanagement voranbringen

Wie wichtig es ist, dass Sie Prioritäten setzen, haben wir bereits geklärt. Nun stellt sich die Frage, wie Sie bei den verbleibenden Terminen den Überblick behalten. Den meisten Menschen hilft es, wenn Sie sich anstehende Aufgaben notieren - nur eben nicht mit einem konkreten Zeitfenster versehen, sondern eher dem Gedanken eines groben Konzepts folgend. Machen Sie sich klar, was in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten auf Sie zukommen wird und notieren Sie sich grobe Eckpunkte. Mit welchen Kunden möchten Sie am liebsten zusammenarbeiten? Welche Aufgaben packen Sie als erstes an? Und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie Ihre Ziele erreichen? Wenn Sie auf diese Weise Ihre nähere Zukunft planen, behalten Sie einerseits den Überblick und laufen andererseits nicht Gefahr, sich in Nebenschauplätzen zu verzetteln.
Das ist vor allem deshalb wichtig, weil sich die für den Erfolg nötigen Bedingungen schneller ändern können, als Ihnen lieb ist. Wer in einer solchen Situation an starren Plänen festhält, hat verloren. Wer hingegen in der Lage ist, dank eines soliden Konzeptes flexibel und vorausschauend zu reagieren, kann mögliche Rückschläge von vornherein vermeiden.

Wie schwer dieser Gedanke für manche Menschen zu ertragen ist, erlebe ich immer wieder in meinen Seminaren. Regelmäßig erreichen mich vorab Nachrichten, in denen ich um einen exakten Ablaufplan gebeten werde. Doch diese Bitte kann und will ich nicht erfüllen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass meine Seminarteilnehmer den größtmöglichen Nutzen aus meinen Seminaren ziehen, wenn wir in den ersten 15 Minuten gemeinsam festlegen, welche Aspekte für wen besonders wichtig sind und in welcher Reihenfolge wir sie behandeln wollen. Kein Zeitplan dieser Welt kann mir besser mitteilen, was an einem Seminartag wann und wie lange bedeutsam ist, als die Teilnehmer selbst. Und die Ergebnisse sprechen für sich.

Sicher, wenn Sie Ihren Alltag mithilfe fester Pläne zuverlässig im Griff haben, besteht keine Notwendigkeit, irgendetwas an Ihrem Zeitmanagement zu ändern. Fühlen Sie sich allerdings von starren Vorgaben demotiviert und möchten Sie Raum für spontane Reaktionen auf unvorhergesehene Ereignisse lassen, lohnt es sich, die angesprochenen Tipps umzusetzen.
Sie möchten noch mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr Zeitmanagement verbessern können? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit Cordula Nussbaum, Deutschlands führender Expertin zum Thema Zeitmanagement, an und profitieren Sie von ihrem Wissen.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!

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