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So machen Sie Karriere im Vertrieb und Verkauf

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Wer Karriere im Vertrieb oder im Verkauf machen will, muss die Werkzeuge beherrschen. Das gilt im Handwerk ebenso, wie im Sales. Verkaufsleiter müssen in der Anwendung der Führungswerkzeuge brillant sein. In diesem Artikel erarbeiten wir diese wichtige Grundlage.

Werkzeuge zur Erfüllung der Aufgaben

Fredmund Malik hat in seinen verschiedenen Schriften neben den Grundsätzen und Aufgaben auch Werkzeuge erfolgreicher Führung dargestellt. In dieser Ausgabe möchte ich Sie auf der Basis der Arbeit von Malik mit den Werkzeugen der Vertriebsführung bekannt machen und diese bereits auf die besonderen Aufgaben als Vertriebsleiter abstimmen.

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© Fotolia/adam121

Besprechung

Im letzten Beitrag hatten wir bereits intensiv das Vertriebsmeeting behandelt. Neben diesen zumeist regelmäßigen Meetings innerhalb des Vertriebs, sind Führungskräfte häufig in anderen Meetings gebunden.

Es lohnt sich, diese zeitintensiven Zusammenkünfte kritisch zu prüfen und nach Möglichkeit zu reduzieren.

Meetings, die nur zur Information dienen, lassen sich zumeist komplett abschaffen, denn Information übergibt man nach Möglichkeit asynchron.

Es ist wesentlich effektiver, wenn man synchrone Zeit, also wenn alle Teilnehmer gleichzeitig vor Ort sind, nicht dadurch verschwendet, dass alle gleichzeitig eine bestimmte Information in einer vorgegebenen Geschwindigkeit erhalten. Alle Informationen versendet man besser schriftlich, oder in Sonderfällen auch als Audio- oder Videoinformation. Dann können alle Betroffenen nach eigener Zeitplanung diese Information aufnehmen. Die gemeinsame Zeit konzentriert man dann besser auf eventuelle Fragen zu der vorab gelieferten Information oder anderen Zwecken.

Welchen Zweck hat eine Besprechung?

Es ist sinnvoll eine Besprechung abzuhalten, wenn eines dieser Ziele verfolgt werden soll:

  • Ideenfindung - In der Gruppe kann man neue Ideen entwickeln.
  • Problemlösung - Gemeinsam kann man leichter Lösungen für Probleme finden.
  • Entscheidung - Für und Wider abwägen, Meinungen austauschen und schließlich eine Entscheidung finden.
  • Koordination - Alle Aspekte genseitig darstellen und dann festlegen, wie man gemeinsam eine größere Aufgabe bewältigen will.
  • Motivation - Sich gegenseitig inspirieren und neue Kraft finden, um so mit Freude wieder an die Arbeit zu gehen.

Informationsweitergabe wird man vergeblich in der Liste suchen, denn dafür gibt es wesentlich bessere Möglichkeiten, wie wir in der Ausgabe zum Vertriebsmeeting bereits geklärt hatten.

Nutzen Sie Meetings und Besprechungen von Anfang an richtig, denn schlechte Gewohnheiten wird man als Organisation ebenso schwer wieder los, wie als Einzelperson, wie dieses Zitat zeigt:

„Die Ketten der Gewohnheit sind zu leicht, um sie wahrzunehmen, bis sie zu schwer sind, um sie zu zerbrechen." ( Warren Buffett)

Der schriftliche Bericht

Malik hat sein Werk bereits in den achtziger Jahren konzipiert. Inzwischen stehen uns wesentlich mehr und bessere Möglichkeiten zur Verfügung, als damals. Dennoch ist schriftliches nach wie vor eine wesentliche Form der Kommunikation im Management.

Im Gegensatz zum gesprochenen Wort, kann der Bericht auch im Nachhinein noch genutzt werden. Selbst wenn aufgezeichnet wird, kann man Worte nur sequenziell in der vorgegebenen Reihenfolge und Geschwindigkeit aufnehmen.

Eine solche Aufzeichnung kann nur schwer dabei helfen, einzelne Aussagen oder Bestandteile darin zu finden. Daher ist neben der persönlichen Unterredung oder der Besprechung, jede Form von schriftlicher Kommunikation ganz entscheidend. Erfahrene Manager nutzen Schriftlichkeit in Form von Berichten, Protokollen, Ankündigungen oder Anweisungen, um unmissverständlich und nachvollziehbar Aussagen festzuhalten.

In unserer Zeit können wir dafür auch moderne Medien wie zum Beispiel E-Mail, Textnachrichten oder WhatsApp nutzen. Ebenfalls hervorragend geeignet: Kommentare im CRM-System.

Wer Karriere im Vertrieb machen will, sollte in der Lage sein, sich selbst ein System an geeigneten Berichten zu schaffen, um die Führungsarbeit zu bewältigen. Auch hier gilt: Lieber wenige relevante Informationen als zu viele Daten. Diese Arten von Berichten können verwendet werden:

  • Turnusmäßige Berichte. Dazu gehören vor allem Zusammenfassungen von Geschäftszahlen, die in einem festen Zeitraum anfallen, wie zum Beispiel tägliche Auftragseingänge, Aktivitätsbericht oder monatliche Geschäftszahlen.
  • Ereignisberichte. Das können Besuchsberichte, Telefonnotizen oder andere Dokumente sein, die zu bestimmten Aktivitäten erstellt werden. Wer effizient handeln will, versendet diese Berichte nicht per E-Mail, sondern stellt sie in einem geeigneten System ein, so dass alle Berechtigten diese Berichte dann einsehen können, wenn sie diese benötigen.
  • Studien und externe Daten. Neben den intern gewonnenen Informationen sollte sich jede gute Führungskraft auch ein System an Informationen vom Markt zusammenstellen, um mit Zahlen zum Gesamtmarkt den eigenen Markterfolg zu prüfen und über Konjunkturdaten künftig eintretende Auswirkungen auf den eigenen Markterfolg frühzeitig zu erkennen.

Die besten Verkaufsleiter haben sich ein System aus Berichten geschaffen, die entweder aus dem eigenen Unternehmen stammen oder von extern beschafft werden und die ähnlich einem Cockpit oder einer Steuerzentrale schnell und übersichtlich die ungeschönten Ergebnisse der eigenen Arbeit aufzeigen.

Stellengestaltung

Führungskräfte sollten neben der Zielvereinbarung, mit einzelnen Mitarbeitern auch den Arbeitsbereich der eigenen Ressourcen sinnvoll gestalten. Stellenbeschreibungen und Einsatzpläne sind Werkzeuge, um Arbeit sinnvoll zu organisieren. In Vertriebsorganisationen ist es häufig an der Tagesordnung, dass die Mitarbeiter im Vertrieb von unterschiedlichsten Unternehmensbereichen Aufgaben zugeteilt bekommen. Es ist eine wichtige Aufgabe moderner Vertriebsführungskräfte dafür zu sorgen, dass die Vertriebsorganisation auch wirklich darauf konzentriert ist, relevante Ergebnisse herbeizuführen. Das bedeutet, dass darauf geachtet werden sollte, die Mitarbeiter im Vertrieb vor Aufgaben zu schützen, die zwar vordergründig Vertriebsaufgaben sind, jedoch bei genauerem Hinsehen lediglich von anderen Unternehmensbereichen der Einfachheit halber an den Vertrieb delegiert werden. Beispiele hierzu:

  • Die Buchhaltung bittet den Vertrieb im Zusammenhang mit offenen Rechnungen Gespräche zu führen.
  • Die Serviceabteilung bittet den Vertrieb im Zusammenhang mit strittigen Rechnungen wegen Garantieleistungen bzw. kostenpflichtigen Zusatzleistungen Klärung herbeizuführen.
  • Die Produktion bzw. der Versand bittet den Vertrieb den Kunden über Änderungen bei der Lieferung zu informieren.

In all diesen Fällen ist es sicherlich hilfreich, wenn der verantwortliche Verkäufer über die Inhalte informiert ist. Aber muss er wirklich derjenige sein, der die Kommunikation mit dem Kunden vorantreibt? Möglicherweise ist es aus verschiedenen Gründen hilfreich und sinnvoll, wenn die Buchhaltung, der Service oder die Versandabteilung selbst in die Kommunikation mit den relevanten Stellen beim Kunden geht, wenn es etwas aus dem Verantwortungsbereich dieser Abteilungen zu kommunizieren gibt.

Häufig erlebe ich auch diese Aufgabe, die beim Vertrieb landet:

  • Die Marketingabteilung bittet den Vertrieb dafür zu sorgen, dass die Anmeldungen bestimmter Veranstaltungen steigen, indem der Vertrieb telefonisch mögliche Teilnehmer anruft und zur Teilnahme bewegt.

In diesem Fall ist es vermutlich Aufgabe der Marketingabteilung, eine Veranstaltung zu befüllen. Wenn es vorher nicht abgesprochen war, dass der Vertrieb eine bestimmte Arbeitsleistung erbringt, um die Veranstaltung zu befüllen, dann sollte darauf geachtet werden, dass hier keine Arbeitszeit und Arbeitskraft des Verkaufs verschwendet wird.

Es kann sinnvoll sein, eine Arbeitsteilung in diesem Fall zwischen Vertrieb und Marketing zu vereinbaren. Doch sollte dies nicht aus heiterem Himmel geschehen, ohne, dass es vorher zeitlich geplant wurde. Wenn Marketing Ressourcen aus dem Vertrieb abgreift, um der Dringlichkeit wegen Veranstaltungen mit Teilnehmern füllen, dann ist das nicht immer im Sinne des Vertriebsleiters.

Clevere Vertriebsmanager sind in der Lage, ihren Mitarbeitern den Rückhalt zu geben, Arbeitsaufträge aus allen möglichen Richtungen des Unternehmens freundlich aber bestimmt zurückzuweisen. Um das kompetent tun zu können, ist es hilfreich wenn die Mitarbeiter im Vertrieb sich auf eine verständliche und eindeutig definierte Stellenbeschreibung berufen können.

Persönliche Arbeitsmethodik

Führungskräfte sind häufig in einer Situation, in der sie mehr Zeit für ihre Aufgaben einsetzen könnten, als der Tag Stunden zur Verfügung hat. Daher ist es ausgesprochen wichtig für die Karriere im Vertrieb, eine in sich gut funktionierende Arbeitsmethodik zu verfolgen.

Weil der Begriff Zeit-Management inzwischen von dem Begriff Prioritäten-Management abgelöst wurde, sollten Führungskräfte als erstes einen Blick auf ihre Prioritäten haben. Es lohnt sich, sämtliche von außen herangetragenen Arbeitsangebote in erster Linie daraufhin zu überprüfen, ob das erwartete Ergebnis der Arbeitsaufträge wichtig ist. Dringlichkeit ist nur dann relevant, wenn die Wichtigkeit tatsächlich bestätigt wurde. In der Praxis wird sich oft herausstellen, dass viele Aufgaben zwar außerordentlich dringlich, jedoch nur sehr wenige tatsächlich wichtig sind, also auf die Zielerreichung einzahlen.

Ich empfehle diese Vorgehensweise:

  1. Fragen Sie sich: Ist es wichtig?
  2. Nur wenn es wichtig ist die zweite Frage relevant: Ist es dringlich?

Die seltenen Aufgaben, die dringend und wichtig sind, entweder sofort selbst erledigen, oder an fähige Mitarbeiter mit hoher Dringlichkeit delegieren.

Wichtige Aufgaben ohne Dringlichkeit können Sie ohne Zeitdruck sinnvoll in den Arbeitsablauf einplanen.

Besonders wichtig ist es, dass Sie unwichtige Aufgaben entweder konsequent abschaffen oder an Unternehmensbereiche delegieren, für die jene Aufgaben eine hohe Wichtigkeit haben.

Ressourcen

Dieses Werkzeug wurde von Malik ursprünglich „Budget und Budgetierung" genannt. Inzwischen würde ich es nicht nur auf Finanzzahlen beschränken, sondern generell als Begriff für die zur Verfügung stehenden internen und externen Ressourcen erweitern.

Führungskräfte müssen in der Lage sein, die für ihre Aufgaben notwendigen Ressourcen einzuplanen und dafür zu sorgen, dass diese Ressourcen dann zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Das können auch finanzielle Ressourcen sein, um bestimmte Leistungen oder Produkte zu beschaffen. Ebenso geht es auch um die eigene Arbeitsleistung sowie die Zuarbeit von anderen Unternehmensbereichen oder externen Lieferanten.

Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung bringt beiden Seiten etwas, dem Unternehmen und dem Mitarbeiter:

  • Das Unternehmen erfährt mehr über die besonderen Stärken seiner Angestellten, denn Stärken kann man am besten anhand bisher erbrachter Leistungen erkennen.
  • Gute Mitarbeiter wollen wissen, wie ihre Leistung im Unternehmen eingeschätzt wird. Daher erwarten sie von ihren Personalverantwortlichen zumindest einmal im Jahr eine Leistungsbeurteilung im Rahmen eines Personalgesprächs.

Das beste Werkzeug für die Leistungsbeurteilung ist ein leeres Blatt Papier, denn es zwingt Sie zum Nachdenken über die zu beurteilende Person. Das Ergebnis der Leistungsbeurteilung ist zum einen die Beurteilung der Leistung als solche, also ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden oder nicht, und zum anderen die Offenlegung der individuellen Stärken (und Schwächen) der Person. Sie sollten sich für folgende Fragen interessieren:

  • Was kann diese Person besonders gut (und was kann sie nicht)?
  • Gibt es latente Stärken, die ansatzweise erkennbar sind und die man genauer überprüfen sollte?
  • Welche Aufgaben sollten aus dem Arbeitsbereich entfallen?
  • Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten müssen in der Zukunft noch erlernt werden, um künftige Herausforderungen zu bewältigen?

Gehen Sie mit besonderer Sorgfalt an diese Fragen heran! Machen Sie sich diese Gedanken nicht erst dann, wenn die Leistungsbeurteilung ansteht, sondern kontinuierlich, indem Sie stets alles festhalten, was Ihnen auffällt - so übersehen oder vergessen Sie nichts.

Tipp: Stärken sind wichtiger als Schwächen. Selbst wenn Sie alle Schwächen eines Mitarbeiters ausmerzen, erreichen Sie vermutlich nicht deutlich mehr als Durchschnitt. Aber wenn Sie die Stärken erkennen und für Ihr Unternehmen einsetzten, dann können Sie exzellente Ergebnisse erwarten.

Systematische Müllabfuhr

Sie sollten sich regelmäßig die Frage stellen: Was von all dem, was wir heute tun, würden wir nicht mehr neu beginnen, wenn wir es nicht schon täten? Zum besseren Verständnis anders formuliert: Was sollten wir nicht mehr tun,

  • weil es mittlerweile veraltet ist?
  • weil wir uns in eine andere Richtung entwickelt haben?
  • weil es andere und bessere Methoden gibt?
  • weil es Wichtigeres zu tun gibt?

Etwa alle drei Jahre sollten Sie sich darüber Gedanken machen in Bezug auf Produkte, Märkte, Kunden und Technologien - also strategische Dinge. Etwas häufiger, etwa einmal im Jahr, sollten Sie methodische Dinge bewerten, beispielsweise

  • Berichte, die Sie regelmäßig erstellen (lassen),
  • Kunden, die inzwischen nicht mehr rentabel sind,
  • Besprechungen, an denen Sie teilnehmen, weil Sie sich daran gewöhnt haben,
  • Computersysteme und Programme, die Sie einsetzen, obwohl es mittlerweile vielleicht bessere gibt, oder
  • Verwaltungsabläufe, die Sie beibehalten, obwohl sie verzichtbar sind.

Reservieren Sie sich einen Tag im Jahr, um über diese Dinge nachzudenken. Und dann trennen Sie sich konsequent von allem Ballast.

Karriere im Vertrieb

Sie werden im Vertrieb nur dann erfolgreich sein, wenn Sie planbar und zuverlässig Ergebnisse herbeiführen. Wenn Sie als Führungskraft Karriere machen wollen, ist es erst recht wichtig, dass Sie diese Ergebnisse für die gesamte Vertriebsorganisation sichern. Das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie die Werkzeuge der Führung im Vertrieb kennen, verstehen und vor allem konsequent anwenden.