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Mit Struktur zum Verkaufserfolg

09/01/2016 15:56 CET | Aktualisiert 09/01/2017 11:12 CET
Lane Oatey / Blue Jean Images via Getty Images

„Qualitätsmanagement" oder „ISO 9000". Wenn Verkäufer Begriffe wie diese hören, bekommen sie häufig Gänsehaut. Ist das bei Ihnen genauso? Falls ja, dann lesen Sie jetzt bitte dennoch weiter, denn in diesem Beitrag werden Sie erfahren, wie Sie organisatorische Abläufe ohne großen Aufwand so entschlacken können, dass Ihnen am Ende mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: Ihre Kunden.

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Wünschen Sie sich nicht auch manchmal, dass Ihre Kollegen Ihnen ein bisschen mehr den Rücken freihalten oder dass Sie nicht mehr endlos viel Zeit in Aufgaben investieren müssen, die rein gar nichts bringen? Mit ein wenig Umdenken ist das ganz einfach möglich. Sie müssen nur wissen, an welchen Schrauben Sie drehen können.

Lassen wir für einen Moment das große Ganze außen vor und fangen im Kleinen an: bei Ihnen selbst. Wie oft setzen Sie sich mit Ihren konkreten Zielen auseinander? Wie häufig überlegen Sie sich zum Beispiel, wie viele Neukunden Sie gewinnen möchten oder bei welcher Art von Kunden Sie in der Regel am erfolgreichsten sind? Bei den meisten Verkäufern kommt eine solche Bestandsaufnahme nur selten vor. Statt wesentliche Fragen zu klären, legen Sie lieber direkt los - und wundern sich dann, wenn der Chef Mitte des Jahres mit einer deftigen Standpauke daherkommt. Oder nehmen wir das Beispiel Prozessbeschreibungen: Es gibt Menschen, deren Prozessbeschreibungen haben den Umfang eines halben Buches. Aber ist das sinnvoll? Nein, ist es nicht. Oder haben Sie etwa Lust, sich all diese geistigen Ergüsse im Detail durchzulesen, obwohl Ihre wertvolle Zeit eigentlich viel sinnvoller in das Tagesgeschäft, nämlich den direkten Kontakt mit den Kunden, investiert werden könnte?

Warum sich der Aufwand lohnt

Gut, das war jetzt natürlich eine rhetorische Frage, aber Beispiele wie diese zeigen, dass es häufig die kleinen Dinge sind, die im Vertrieb eine Menge Zeit und Nerven kosten. Gehen wir noch einmal kurz zu den Prozessbeschreibungen zurück, um zu zeigen, wie es besser geht: Statt halbe Bücher zu verfassen, ist es deutlich effizienter, sich gemeinsam hinzusetzen und mittels eines Flowcharts zu erfassen, worauf es wirklich ankommt. Es reicht völlig aus, die einzelnen Schritte kurz darzustellen und klar festzuhalten, wer für was zuständig ist, damit alles seinen geordneten Gang gehen kann.

Wird auf diese Weise gearbeitet, verliert der Prozess der schriftlichen Ausarbeitung relevanter Abläufe schnell seinen Schrecken. Wie wichtig das ist, zeigt sich insbesondere bei kleineren Vertriebsorganisationen, für die Dinge wie ein Arbeitshandbuch in vielen Fällen noch immer überhaupt keine Rolle spielen. Statt sich einmal die Mühe zu machen, Abläufe strukturiert zu gestalten, arbeitet lieber jeder so, wie er es für am besten hält. Ganz nach dem Motto: Warum sollte ich mich jetzt hinsetzen, um alles aufzuschreiben, wenn das Ergebnis am Ende dann doch niemanden mehr interessiert?

Der Punkt ist: Das Ergebnis interessiert sehr wohl. Es muss eben nur praxisnah gestaltet sein. Einmal erstellt, kann dann jeder darauf zugreifen, wenn es Unklarheiten gibt oder zum Beispiel auch, wenn ein neuer Kollege eingearbeitet werden muss. Nicht immer haben Sie schließlich die Zeit, diesen Kollegen an die Hand zu nehmen und ihm jeden einzelnen Schritt zu erklären - und Ihre Mitarbeiter, auf die Sie diesen Vorgang möglicherweise abwälzen könnten, haben die Zeit auch nicht. Ist es also nicht viel einfacher, dem neuen Kollegen einen Hefter mit den wichtigsten Abläufen in die Hand zu drücken, in dem er sich alles Wesentliche durchlesen kann? Das spart auf beiden Seiten Energie, Zeit und Nerven.

So eliminieren Sie Zeitfresser

Nehmen wir nun einmal an, Ihr Vertriebsteam hat beschlossen, den Stier bei den Hörnern zu packen und teilweise längst überholte Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Wie gehen Sie dann am besten vor?

Zunächst ist es wichtig, die Hauptprozesse zu identifizieren. Setzen Sie sich gemeinsam mit Ihren Kollegen hin, um sich ganz bewusst zu überlegen: Was ist unser Kerngeschäft? Wie werden die Abläufe bisher gehandhabt? Und vor allem, warum ist das so?

Auf diese Weise werden Sie recht schnell erkennen, dass es in jedem Unternehmen Handlungsanweisungen gibt, die völlig überflüssig sind und letztlich niemandem etwas bringen. „Das haben wir schon immer so gemacht", ist dann ein klassischer Ausspruch, um diese Abläufe zu rechtfertigen, aber das macht die Sache nicht besser.

Aus diesem Grund habe ich mir angewöhnt, die Tätigkeiten und Prozessschritte meines Unternehmens regelmäßig unter die Lupe zu nehmen und sie bei dieser Gelegenheit in drei Kategorien einzuteilen:

Kategorie A sind Tätigkeiten, die wertvoll für den Kunden sind. Dafür bezahlt er, weswegen alles, was in diese Kategorie fällt, größte Aufmerksamkeit genießen und ständig optimiert werden muss.

Meine persönliche Kategorie B sind dann Aktivitäten, für die der Kunde nicht bezahlt, die aber dennoch wohl oder übel gemacht werden müssen. Nehmen wir einmal das Beispiel Umsatz-Steuervoranmeldung. Würde ich auf die Idee kommen, dafür Anerkennung zu erwarten, würde mir jeder vernünftige Mensch den Vogel zeigen. Dennoch komme ich um diese Tätigkeit nicht herum, weswegen es für mich nur einen Weg gibt, damit umzugehen: Ich versuche, ganz bewusst Wege zu finden, um den Zeitfaktor derartiger Aufgaben zu reduzieren.

Und dann gibt es noch Kategorie C. In diese Kategorie fallen alle Tätigkeiten, die weder für mich noch für meine Kunden wertschöpfend sind und deshalb eiskalt abgeschafft werden. Ich bin fest davon überzeugt, dass für die meisten Vertriebsorganisationen in genau dieser Kategorie ein enormes Verbesserungspotenzial steckt. Wahrscheinlich könnte sogar jedes Unternehmen, das sich die Zeit nimmt, überflüssige Tätigkeiten ganz bewusst auszusortieren, auf der Stelle 20 Prozent seiner Zeit für sinnvollere Dinge aufwenden.

Alles erledigt? Check!

Aber wie kann sich nun jeder einzelne Verkäufer seine Arbeit erleichtern? Da gibt es viele Möglichkeiten. Ich bin zum Beispiel ein großer Freund von Checklisten. Falls Sie jetzt argwöhnisch mit den Schultern zucken: Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es immer wieder passieren kann, dass man etwas Wichtiges vergisst. Können Sie sich in etwa vorstellen, wie es sich anfühlt, wenn man bei einem Seminar aufläuft und die Seminarunterlagen nicht dabei hat? Sicher können Sie das, denn welcher Verkäufer hat sich noch nicht beim Kundentermin geärgert, weil er etwas vergessen hat? Und das liegt nicht etwa daran, dass Sie oder ich keine Vollprofis wären, sondern einfach nur daran, dass wir Menschen sind. Menschen machen Fehler - und zwar insbesondere dann, wenn es sich um Routineaufgaben handelt.

Aus genau diesem Grund nehmen Piloten während des Flugs mehrmals eine Checkliste zur Hand und gehen sie gewissenhaft durch. Natürlich kennen sie die Abläufe in- und auswendig, aber sicher ist sicher, und jeder Pilot weiß, dass kleine Unachtsamkeiten unter Umständen fatale Folgen haben können. Ganz so schlimm ist es im Verkauf zwar nicht, aber dennoch sollten Sie alles dafür tun, damit Ihre Kunden mit der größten Wahrscheinlichkeit zufrieden sind.

Wie es konkret gelingt, mehr Struktur in interne Abläufe zu bringen und so letztlich auch mehr Zeit für den Verkauf zu haben, erfahren Sie in meinem aktuellen Sales-up-Call mit Sabine Osmanovic. Mit über 13 Jahren Erfahrung im Qualitätsmanagement weiß sie genau, worauf es ankommt, damit Sie Ihre Zeit nicht mit überflüssiger Schreibtischarbeit, sondern mit Ihren Kunden verbringen können.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!

Warum Sie sich den Sales-up-Call zum Thema Kundenbindung anhören sollten:

Sie werden schon bald erfolgreicher sein, denn Sie erfahren unter anderem ...

... wie Sie Ihre Abläufe effizienter gestalten.

... warum Prozessbeschreibungen tatsächlich Sinn machen.

... wie Sie sich mit kleinen technischen Helfern eine Menge Zeit sparen.

... wie Sie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessern.

... warum Fehler Ihr Team weiterbringen.

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