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Einfach Machen! - Selbstmanagement vom Experten

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Bildrechte: Stokkete @ Shutterstock

Überquellende E-Mail-Eingänge, unendlich lange Meetings, unzählige Datenquellen, Kollaborationsplattformen in der Cloud und ununterbrochen klingelnde Telefone sind ein klares Zeichen: Die Art, wie wir arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren fundamental weiterentwickelt. Arbeit wird zunehmend komplexer, dynamischer, und die Technik, die uns das Leben leichter machen soll, trimmt uns auf ständige Erreichbarkeit, die uns scheinbar effizienter macht. Und das Schlimmste ist: wir nehmen es hin und unterwerfen uns.

Dabei werden Ressourcen und Zeit immer knapper. Die Stressbelastung steigt. Die Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem verschwimmen zunehmend, und die Definition davon, was Arbeit ist, wird zunehmend schwierig.

Die Grundidee: ein freier Kopf für einen wasserklaren Geist


Bestseller-Autor David Allen sieht darin eine ernsthafte Herausforderung: Der Mangel an Klarheit darüber, was die eigentliche Arbeit ist, macht es so schwierig zu entscheiden, welche nächsten konkreten Schritte zur Erledigung gebraucht werden. Stress ist meistens das Ergebnis eines unangemessenen Umgangs mit Verpflichtungen - die meisten Menschen widmen ihren potentiellen Aufgaben entweder zu viel oder zu wenig Aufmerksamkeit.

Ziel von GTD ist es, alles aus dem Kopf zu bekommen, um so einen wasserklaren Geist zu erreichen. Es geht darum, mentale Räume zu schaffen. Mehr Raum für strategisches Denken, mehr Raum zur Vorbereitung und Erledigung von anspruchsvollen Aufgaben und Raum für mehr Präsenz - beruflich wie privat.

Auf Basis seiner knapp dreißigjährigen Erfahrung als Management-Consultant hat Allen die „Getting Things Done"-Methode (GTD) entwickelt. GTD ist ein System zum Managen von Verpflichtungen, Informationen und Kommunikation. Der Ansatz bietet alltagstaugliche Hilfsmittel und Tricks für die effektive Steuerung der täglichen Aufgaben.

GTD setzt bereits deutlich vor dem Schreiben einer To-Do-Liste an. Wie viele von Ihnen hatten schon eine To-Do-Liste? Sicher doch die meisten. Doch die To-Do-Listen, die ich bei meinen Coaching-Kunden sehe, sind häufig nur Stichwortlisten, die unvollständig, unklar, und daher auch unnütz sind. Der GTD-Ansatz kann hingegen beliebig an Ihren persönlichen Arbeitsstil und Ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden.

GTD ist eine neue Denkweise, in Kombination mit einer optimalen Verwendung Ihrer Werkzeuge und Ihres persönlichen Systems. Das Ergebnis: Sie haben mehr Entspannung, mehr Kontrolle, mehr Fokus und - mehr Raum.

Entspannung durch einen wasserklaren Geist. So bekommen Sie die Dinge geregelt.


Die 5 Phasen im GTD-Workflow


Bei GTD geht es darum, den Kopf freizubekommen, damit Sie mentalen Raum für kreatives Arbeiten und strategisches Denken sowie größtmögliche Produktivität erzielen können. Der GTD-Workflow ermöglicht Ihnen, Ihre derzeitige Produktivität zu steigern und eine „entspannte, zielorientierte Kontrolle" im täglichen Leben zu erreichen.

Konkret bedeutet das, dass Sie in der Lage sind, Informationen, Anfragen, Mandate, Verpflichtungen und sonstige alltägliche Aufgaben fokussiert, flexibel und geschickt zu verarbeiten. Es geht nicht darum, alles sofort zu erledigen. Das gelingt den meisten von uns bei dem vorhandenen Arbeitspensum ohnehin nicht. Umso hilfreicher ist es, dass ich alle meine Verpflichtungen erfasst und in konkrete sichtbare Schritte umgewandelt habe. Das macht den Kopf frei!

Deshalb möchte ich Ihnen einen Einblick in „Getting Things Done" geben und zeigen, wie Sie mit dieser Methode erfolgreich arbeiten können.

Phase 1: Sammeln

Wir Menschen - und insbesondere Wissensarbeiter - sammeln ständig. Sowohl bewusst als auch unbewusst. Viele Dinge werden für Sie automatisch gesammelt. Während Sie diesen Artikel lesen, bekommen Sie E-Mails, jemand spricht Ihnen auf die Mailbox oder legt Ihnen etwas in Ihren Eingangskorb - ob Sie wollen oder nicht.

Sie brauchen eine Strategie, damit Sie das ganze „Zeug" effektiv in externen Sammelbehältern, also außerhalb Ihres Kopfes, erfassen können.

Tragen Sie alles zusammen, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht - papierbasiertes Zeug, elektronisches Zeug und die Dinge, die Sie in Ihrem Kopf haben. Sie brauchen für jede unterschiedliche Situation, in der Sie sich befinden, jeweils einen Sammelbehälter, jedoch nur so viele, wie Sie konsequent verarbeiten und regelmäßig leeren können. Den meisten Menschen reicht ein elektronischer (bspw. Outlook Aufgaben, OneNote, Evernote oder OmniFocus) und ein physischer (klassischer Eingangskorb auf dem Schreibtisch und vielleicht noch zu Hause).

Wichtig ist, dass Sie Ihre Sammelbehälter regelmäßig leeren und den Inhalt verarbeiten. Das heißt nicht, dass Sie jeden Gegenstand in Ihrem Eingangskorb sofort erledigen; Sie sollten die Dinge lediglich herausnehmen, indem Sie entscheiden, was sie sind und was der nächste Schritt dafür ist. Dann sollte der jeweilige Gegenstand in Ihr System eingeordnet werden. Leeren Sie die Sammelhilfen regelmäßig. Genau so wie Ihre Mülltonne. Die lassen Sie ja auch nicht überquellen bis sie stinkt. Und glauben Sie mir, der mentale Gestank von vollen Sammelbehältern kann auch unerträglich sein.

Für mich ist die wertvollste Sammelpraxis der „Mindsweep" bzw. die „Gedankensammlung". Letztere führe ich alle 24-48 Stunden durch. Hierfür nehme ich mir ca. 15 Minuten Zeit. Ich schreibe alles auf, was mir in den Sinn kommt. Dabei gehe ich auf Quantität und nicht auf Qualität. Das ist nur eine Sammlung von Gedanken, keine To-Do-Liste. Probieren Sie es aus! Es ist ein tolles Gefühl, die Dinge aus dem Kopf zu haben. Denn das Sammeln entlastet.

Phase 2: Verarbeiten

In dieser Phase definieren Sie Ihre Aufgaben und das erfordert DENKEN. Wenn Sie nicht denken, können Sie nicht festlegen, wie Sie mit Ihrem „Zeugs" weiterverfahren wollen.

Entscheidend ist, dass Sie diesen Prozessschritt konsequent beibehalten. Eine E-Mail-Flut und damit ein überfülltes Postfach entsteht zum Beispiel dadurch, dass wir Nachrichten nicht sofort löschen oder angemessen ablegen. Die Folge ist, dass wir zahlreiche offene Schleifen produzieren. Und das sind später genau die Punkte, die uns um den Schlaf bringen.

Die gesammelten Dinge werden Punkt für Punkt durchdacht und, falls sie eine Aktion erfordern, in konkrete Aufgaben mit einem Verb umgewandelt. Zu jedem Punkt treffen Sie eine spezifische Entscheidung darüber, was Ihnen etwas bedeutet und wie Sie damit weiter umgehen wollen.

Bei GTD wenden wir zum Verarbeiten für jedes Stück „Zeug" konsequent folgende Fragestellungen an:

  1. Was ist das? - Klingt banal, ist es aber nicht. Worum geht es bei ihrem Stück Zeug? Worum geht es beispielsweise in der E-Mail? Oder was steckt im Umschlag?
  2. Erfordert es eine Aktion? - Darauf gibt es genau zwei Antworten, nämlich „Ja" oder „Nein". Lautet die Antwort „Nein", entsorgen Sie das Stück Zeug, setzen es auf Wiedervorlage für einen späteren Zeitpunkt oder legen es in einem Verzeichnis für Referenzmaterial ab, wo Sie es bei Bedarf leicht wiederfinden. Das kann zum Beispiel ein Hotel-Tipp sein, den Sie bei der Stichwortsuche - wenn gebraucht - schnell finden.
  3. Was ist der „Nächste Schritt"? - Lautet die Antwort auf die 2. Frage „Ja", dann definieren Sie den nächsten physischen, sichtbaren Schritt; beispielsweise „Jogi anrufen wegen des Termins für das Freundschaftsspiel".

Ein Punkt nach dem anderen wird geprüft, um maximale Klarheit über die Eigenschaft und die Wichtigkeit der vorliegenden Dinge zu bekommen. Dabei geht es um die Frage, ob diese Dinge überhaupt eine Aktion erfordern. Wenn eine Aktion erforderlich ist, wird ein konkreter nächster Schritt definiert. Hier gibt die GTD-Methode konkrete Hilfestellungen, um aus diffusen Verpflichtungen konkrete Handlungsschritte zu entwickeln.

Phase 3: Organisieren

Die definierten Schritte werden nun in klassischen Instrumenten der Selbstorganisation, wie beispielsweise dem Kalender, geordnet. Ein besonderes Element dieser Organisation sind kontextbezogene Listen. Hier werden die konkreten Handlungsschritte anhand der Situationen angeordnet, in denen sie tatsächlich ausführbar sind. So kann für den Handlungsschritt „Brief schreiben" der Kontext „Büro" definiert werden, da sich dort das erforderliche Briefpapier befindet. So wird man an das erinnert, was man gerade real umsetzen kann.

Das nimmt Ihnen den Stress, weil Sie beispielsweise im Flugzeug nicht auf die Liste mit den zu tätigenden Anrufen zu schauen brauchen, sondern besser nur in die Kategorie „PC Offline" schauen, wo Sie entsprechende Aufgaben wie „Konzepte prüfen" oder „Texte redigieren" vermerkt haben; Dinge also, die Sie im Flugzeug auch tatsächlich erledigen können.

Phase 4: Durchsehen

Wesentlich für Ihre erfolgreiche Selbstorganisation ist die regelmäßige Durchsicht aller Listen und Elemente im System. Zum einen, damit der Kopf frei bleibt von Verpflichtungen, zu denen aktuell ohnehin keine Handlung möglich ist. Zum anderen, damit Verpflichtungen, die eine Aktion erfordern, im richtigen Moment angestoßen werden.

Phase 5: Erledigen

Auch nach dem Sammeln, der Verarbeitung, dem Organisieren und Durchsehen aller Projekte und Handlungen bleibt höchstwahrscheinlich mehr zu tun als tatsächlich machbar ist. Die systematische Verarbeitung aller Verpflichtungen schafft jedoch einen geschützten Rahmen, in dem man intuitiven Entscheidungen besser vertrauen kann. Das erhöht das Tempo und die Effizienz der konkreten Handlungsschritte.

Das Training: Entscheidungsmodelle und Technik


Anhand dieser fünf Phasen wird den Teilnehmern von GTD-Seminaren die Fähigkeit vermittelt, ihr individuelles Arbeitssystem mit Hilfe der GTD-Prinzipien zu steuern, zu benennen und zu verstehen. Sie lernen zunächst Modelle kennen, die ihnen helfen, bewusst zu entscheiden, was getan wird und was nicht. Beispielsweise wird die Fähigkeit vermittelt, strategische Prioritäten auf der Individual- und Organisationsebene mittels der sogenannten „Fokushorizonte" zu definieren.

Die Seminarteilnehmer werden geschult, wie sie den speziellen Denkprozess anwenden, um gewünschte Ergebnisse festzulegen und die individuell erforderlichen nächsten Schritte zu definieren. Ein besonderer Fokus liegt auf der Verwaltung des Listen-Systems, damit GTD-Nutzer die Planung der einzelnen Schritte und Projekte permanent aktuell halten und immer wieder in das Gesamtbild des eigenen Lebens integrieren können. Denn nur so kann gewährleistet werden, dass zu jeder Zeit die richtigen Aufgaben erledigt werden.

Mit welchen Hilfsmitteln diese Listen geführt werden, bleibt dem einzelnen Nutzer überlassen. Selbstmanagement mit GTD ist grundsätzlich unabhängig von den gewählten Instrumenten der Selbstorganisation. Es kann problemlos mit computer- oder papiergestützten Systemen kombiniert werden. Häufig werden beispielsweise Tools wie Outlook, Lotus Notes oder Evernote für die Kommunikation, Koordination und Planung von Aufgaben genutzt. In den Trainer-Seminaren wird deshalb auch ein Fokus auf die technische Implementierung des individuellen Arbeitssystems der Teilnehmer gelegt. Sie sollen die Methode schnell verinnerlichen und in ihrem Arbeitsumfeld sofort umsetzen können.

Die Erstveröffentlichung meines Beitrags finden Sie auf meiner Homepage: sabrieryigit.de.

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