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Der erste Schritt in Richtung Selbstmanagement: Mehr denken, weniger arbeiten

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Bildrechte: Ollyy @ Shutterstock

Der Puls steigt, die Atmung wird hektisch, der ganze Körper steht unter Spannung. Das Stresshormon Cortisol fließt in Strömen und setzt unser Immunsystem auf Standby, damit es nicht im Kampf mit dem Mammut stört.

Auch die Leber spielt mit und spendiert Glucose, damit unsere Muskeln im Fall einer Flucht maximal einsatzbereit sind. Nur geht es nicht mehr um Mammuts, sondern um die Flut von Aufgaben, Verpflichtungen, Mails, Anrufen und Geschäftsreisen. Wenn unser Stress-System aktiviert wird, hat das einen Grund: unsere selektive Wahrnehmung wird erhöht und fokussiert uns auf die Gefahr, die den Stress ausgelöst hat.

Das Stress-System ist wie ein Bogen. Wenn wir ihn konzentriert spannen, kann er ungeahnte Kräfte freisetzen. Damit seine Spannkraft erhalten bleibt, braucht der Bogen Entspannung, sonst überreizen wir unseren Arm, der Bogen wird brechen und die Sehne reißen. Das gilt auch für unseren Körper und unseren Geist. Wir brauchen regelmäßige Pausen, damit wir entspannen und Kraft tanken können.

Viele Menschen gönnen sich keine Pause, arbeiten hart, nur leider nicht smart. Sie reduzieren ihre Leistungsfähigkeit und damit die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse, sie beuten ihren Körper regelrecht aus, laden sich mehr und mehr Aufgaben und Projekte auf, verlieren die Übersicht und damit auch die Kontrolle über ihre Verpflichtungen sowie Ziele.

Ich rate jedem: Nehmen Sie sich die Zeit, um über Ihre Arbeit und Verpflichtungen aus der Distanz nachzudenken. Genau das tue ich auch, denn gut durchdacht ist halb gemacht. Damit ich die Kontrolle über alle meine Verpflichtungen und Projekte behalte, führe ich jeden Freitag einen Wochenüberblick durch. Dieser besteht aus drei Elementen:

1. Klarheit schaffen


Lose Blätter, Papiere, Notizen und Belege sammeln

Sammeln Sie alle angesammelten Visitenkarten, Belege und anderen losen Blätter in Ihrem Eingangskorb.

Posteingang leeren

Verarbeiten Sie vollständig alle Papiere, Notizbucheinträge, Mitschriften aus Besprechungen, Mailbox-Nachrichten, Aufnahmen auf dem Diktiergerät und E-Mails.

Kopf frei bekommen

Halten Sie alle noch nicht erfassten neuen Projekte, Aufgaben, Vorgänge aus den Kategorien „Warten auf" und „Eines-Tages/ Vielleicht" etc. schriftlich (in den entsprechenden Kategorien) fest.

2. Kalender und Aufgabenlisten aktualisieren und überblicken


Alle Listen mit "nächsten Schritten" durchgehen

Streichen Sie durch, was erledigt ist. Sehen Sie nach, ob es weitere Schritte festzuhalten gibt.

Vergangene Kalendereinträge überprüfen

Die abgelaufene Woche im Kalender durchsehen, um festzustellen, ob noch Aufgaben, Referenzmaterial etc. verblieben sind, die Sie gleich ins aktuelle System übertragen sollten.

Anstehende Termine durchgehen

Kurz- und langfristig anstehende Termine durchgehen: Erfassen Sie alle sich daraus ergebenden Aufgaben.

"Warten auf"-Liste überprüfen

Halten Sie fest, was erforderlich ist, um einen Vorgang ggf. weiterzuverfolgen oder um ausstehende Antworten anderer im Blick zu halten und gegebenenfalls nachzufassen. Streichen Sie, was Sie bereits erhalten haben.

Liste der Projekte (und der gewünschten Ergebnisse) durchgehen

Bewerten Sie für jedes Projekt einzeln, welchen Stand Sie im Projekt, bei Zielen und gewünschten Ergebnissen erreicht haben. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem System für jedes Projekt mindestens ein nächster Schritt definiert ist. Blättern Sie Ihre Projektpläne, Unterstützungsmaterialien etc., an denen Sie arbeiten, durch, um Impulse für neue Aufgaben oder erreichte Ziele zu erhalten.

Alle relevanten Checklisten durchgehen

Verwenden Sie Checklisten als Impuls für neue Aufgaben.

3. Kreativ sein


"Eines Tages / Vielleicht"-Listen durchgehen

Prüfen Sie, ob vielleicht eines Ihrer Projekte aktuell geworden ist, und verschieben Sie es ggf. in die dafür geeignete Liste. Löschen Sie, was nicht mehr interessant für Sie ist.

Kreativ und mutig werden

Haben Sie irgendwelche neuen, wundervollen, verrückten, kreativen oder riskanten Einfälle und Ideen, die in Ihr System gehören? Dann haben Sie an dieser Stelle die Chance, diese zu dokumentieren.

Allen Wissensarbeitern, Führungskräften und Top-Managern wünsche ich stressfreies Arbeiten - und nicht vergessen: Wer zu viel arbeitet, hat keine Zeit Geld zu verdienen ;)

Stress abbauen, Produktivität steigern - 3 Tipps, Ihr Selbstmanagement schrittweise zu optimieren.

Die Erstveröffentlichung meines Beitrags finden sie auf meiner Homepage: sabrieryigit.de.

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