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Diese 5 simplen Tipps helfen euch wirklich produktiv zu sein

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PRODUCTIVITY
Thomas Barwick via Getty Images
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Produktives Arbeiten bedeutet, Aufgaben effizient zu erledigen. Gibt es viel zu tun, neigen die meisten dazu, Überstunden einzulegen. Doch die Produktivität steigt damit nicht automatisch an. Denn Studien zeigen: Nach rund acht Arbeitsstunden sind Menschen nur noch halb so produktiv wie zu Beginn der Arbeit.

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Am effizientesten arbeiten wir also in einem bestimmten, relativ begrenzten Zeitfenster. Hier sind fünf einfache Tricks, um Ihre begrenzte Zeit bestmöglich zu nutzen.

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#1 Unterscheiden Sie zwischen wichtig und dringend

Was ist eigentlich wichtig und was nur dringend? Nur weil etwas dringend ist, heißt das noch lange nicht, dass es Ihre volle Aufmerksamkeit verdient. Eine bewährte Methode ist die Eisenhower Matrix, die Aufgaben in vier Cluster aufteilt.

A-Aufgaben repräsentieren dabei das wichtigste Cluster. Sie sind sowohl wichtig als auch dringend. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben in diesem Cluster, bis alle A-Aufgaben erledigt sind. Erst dann kümmern Sie sich um die B-Aufgaben.

B-Aufgaben zeichnen sich durch eine hohe Wichtigkeit aus, ohne dabei zeitkritisch zu sein. Bei C-Aufgaben verhält es sich genau andersrum, diese sind zwar dringend, aber nicht besonders wichtig. Sie erhalten daher eine untergeordnete Rolle und werden erst nach den B-Aufgaben erledigt.

Schlussendlich bleiben die unwichtigen und nicht zeitkritischen D-Aufgaben. Diese rücken erst dann in den Fokus, wenn alle anderen Cluster vollständig geleert wurden.

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#2 Sofort erledigen, terminieren, delegieren oder abweisen

Bevor Sie nun jedoch anfangen, Ihre Aufgaben abzuarbeiten, sollten Sie einen weiteren Entscheidungsprozess einschieben: Überlegen Sie bei jeder Aufgabe, ob Sie sie sofort erledigen, terminieren, delegieren oder abweisen können.

Wählen Sie "sofort erledigen", wenn Sie Zeit haben, die Aufgabe sofort zu erledigen. Versuchen Sie es zu vermeiden, mittendrin aufhören zu müssen. Besonders gut eignet sich diese Option, wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die nur wenige Minuten dauert oder Sie damit ein aktuell unproduktives Zeitfenster füllen können.

Ist es nicht möglich, eine Aufgabe sofort zu erledigen, entscheiden Sie sich für das Terminieren. Gehen Sie Ihren Zeitplan durch und terminieren Sie die Aufgabe ähnlich einem Meeting oder einem anderen Termin. Planen Sie in jedem Fall einen Zeitpuffer ein. So stellen Sie sicher, dass die Aufgabe vollständig abgeschlossen wird.

Eine Aufgabe, die nicht zwingend durch Sie erledigt werden muss, können Sie delegieren. Vorausgesetzt, es stehen freie Ressourcen bei einem Mitarbeiter oder Kollegen zur Verfügung. Denken Sie daran, delegierte Aufgaben mit einer klaren Arbeitsanweisung und einer Deadline zu versehen.

Geben Sie alle relevanten Informationen weiter. Rückfragen kosten sowohl Sie wie auch Ihre Kollegen oder Mitarbeiter wertvolle Zeit. Delegierte Aufgaben sollten Sie selbstverständlich nachverfolgen.

Und schlussendlich gibt es auch Aufgaben die Sie einfach abweisen können. Nicht alles, was im Alltag auftaucht, ist auch wirklich sinnvoll. Reflektieren Sie über Ihre Aufgaben und verlieren Sie sich nicht in Kleinigkeiten sondern konzentrieren Sie sich auf das große Ganze.

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#3 Ablenkung reduzieren

Fokus und Produktivität stehen in einem engen Zusammenhang. Fast jede Art von Ablenkung wirkt sich negativ aus. Chris Winfield schafft es nach eigener Aussage, die Arbeit einer 40-Stunden-Woche in 16,7 Stunden zu erledigen. Sein Geheimrezept: Ablenkung reduzieren durch die Pomodoro Technik.

Ob es jedem möglich ist, seine Wochenarbeit in 16,7 Stunden zu schaffen, ist fraglich. In jedem Fall aber ist das Ergebnis Grund genug, darüber nachzudenken, wie Sie Ablenkungen reduzieren können.

Zuallererst sollten Sie dafür identifizieren, was Sie im Alltag ablenkt. Neben den Klassikern wie dem Handy, E-Mails und spontanen Anfragen hat jeder individuelle Ablenkungsfaktoren. Dies können zum Beispiel die Umgebungslautstärke oder allgemeiner Stress sein.

Entwickeln Sie für jeden identifizierten Ablenkungsfaktor eine eigene Strategie, zum Beispiel das Lautlosschalten des Handys, das Schließen des Mail-Programms oder ähnliches.

Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen klare Signale, wann Sie nicht gestört werden möchten, wie etwa das Schließen der Bürotür oder ein Schild auf dem Schreibtisch, das signalisiert: „Ich bin gerade nicht zu sprechen". Seien Sie hier konsequent und lassen Sie sich nicht stören. Stellen Sie trotzdem sicher, dass Sie grundsätzlich ausreichend verfügbar sind.

Räumlichkeiten wechseln

Wissenschaftliche Studien zeigen, dass der Mensch stark auf sein Umfeld reagiert. In bestimmten Umgebungen werden bestimmte Verhaltensmuster aktiviert. Nehmen Sie sich die Freiheit, in Ihren Produktivzeiten die Räumlichkeiten zu wechseln.

Dies kann ein für Sie entsprechend verknüpfter "Produktivitätsraum" sein, ein ruhiger Meetingraum oder Ihr Büro zu bestimmten Zeiten, in denen kaum andere Mitarbeiter anwesend sind. Oder nutzen Sie ungestörte Home-Office Tage als "Getting-things-done-Tage".

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#4 Aufgaben erwartungsgerecht erfüllen

Es ist nicht immer nötig, eine Aufgabe perfekt zu lösen. Wichtiger ist es, Aufgaben erwartungsgerecht zu erledigen. Unterscheiden Sie, wann es Sinn macht, zu Perfektionieren und wann Perfektionismus keinen Mehrwert bietet.

Das oft zitierte Pareto Prinzip gilt auch hier. 80% der Arbeit sind in nur 20% der Zeit zu schaffen. Für die fehlenden 20% benötigen Sie aber 80% der Zeit.

Um hier Zeit zu sparen, sollten Sie die Erwartungen Ihres Gegenübers kennen. Egal ob Chef oder Kunde, fragen Sie sich: Um was genau geht es? Was ist das Ziel der Aufgabe? Worauf legt er / sie besonders Wert? Fragen Sie ruhig auch gezielt nach. So können Sie Aufgaben erwartungsgerecht erfüllen, ohne Zeit zu vergeuden.

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#5 Nein sagen

Zum Erledigen einer Aufgabe benötigen Sie neben fachlichen Fähigkeiten vor allem freie Ressourcen. Allen voran Zeit. Das Problem: Zeit ist eines der knappsten Güter die wir besitzen. Lernen Sie deshalb, nein zu sagen.

Ansonsten laufen Sie Gefahr, in Ihren eigenen Aufgaben zu versinken. Was logisch und einfach klingt, ist in Realität häufig gar nicht so einfach umzusetzen. Aber warum ist das eigentlich so?

Ein entscheidender Faktor ist, dass die meisten Menschen nein sagen nie gelernt haben. Zusätzlich wird das Wort "nein" negativ assoziiert. Bereits im Kindesalter lernen wir, Autorität wie Eltern oder Erziehern nicht zu widersprechen. Dies führt dazu, das Menschen ungerne nein sagen.

Dabei ist auch das Ablehnen von Aufgaben für eine hohe Produktivität wichtig. Ständiges Ja sagen gefährdet nicht nur die eigene Produktivität, sondern auch die Glaubwürdigkeit gegenüber anderen. Vor allem wenn zugesagte Aufgaben aufgrund von Überlastung nicht angemessen erfüllt werden können. Wer möchte schon der Ja-Sager sein, auf den man sich nicht verlassen kann?

Bevor Sie also Aufgaben annehmen, reflektieren Sie, ob es Ihnen möglich ist, die Aufgabe angemessen zu realisieren. Sollte das nicht der Fall sein, sollten Sie ein respektvolles Nein aussprechen.

Ein respektvolles Nein können Sie dabei ganz leicht mit der DEAR Methode vermitteln. Entwickelt von Dr. Rob Yeung zeichnet sich die Methode durch ihre Einfachheit aus. Zusätzlich hilft die DEAR Methode, Ihre Glaubwürdigkeit und das Vertrauen in Sie zu steigern.

DEAR steht dabei für:
  • Describe (Beschreiben) - Objektive Beschreibung der Situation
  • Express (Ausdrücken) - Die eigene Situation ausdrücken
  • Acknowledge (Anerkennen) - Verständnis für die andere Person zeigen
  • Recommend (Empfehlen) - Eine Alternative vorschlagen.

Entsprechend dieser Bausteine könnte ein positives Nein zum Beispiel so aussehen:
Frage: "Kannst du mir heute bei meinem Projekt helfen?"

Antwort:
  • Describe: Ich bin heute leider schon mit meinem eigenen Projekt voll ausgelastet...
  • Express:...und habe meinem Projektmanager einen vollständigen Report für morgen versprochen.
  • Acknowledge: Ich verstehe es voll und ganz, dass du auf Unterstützung angewiesen bist...
  • Recommend: ...und könnte dir anbieten dich morgen Nachmittag zu unterstützen."

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Zur Steigerung der Produktivität braucht es oft nicht viel. Ein guter Umgang mit Aufgaben wie in #1 und #2 beschrieben, legt dabei den Grundstein. Durch das Terminieren von fokussierter Zeit können Aufgaben effizient gelöst werden. Um dies sicherzustellen, sollten Sie Ihre Ablenkungsfaktoren identifizieren und diese umgehen.

Erfüllen Sie Aufgaben erwartungsgerecht und verstricken Sie sich nicht in Details. Hilfreich ist außerdem ein bewusster Umgang mit Ihren vorhandenen Ressourcen. Nicht alles muss bei Ihnen hängen bleiben. Nehmen Sie sich das Recht, auch mal nein zu sagen.

Verarbeiten Sie neue Aufgaben bewusst, auch wenn es mal stressig ist. Bleiben Sie gelassen und behandeln Sie Ihr Gegenüber respektvoll. Kommunizieren Sie klar, wie Sie zu einer Aufgabe stehen und was Sie erwarten.

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