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Effizientes Ausgaben- und Spesenmanagement

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MANAGE MONEY
BernardaSv via Getty Images
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Die R├╝ckerstattung von Auslagen und Spesen st├Â├čt in Unternehmen und Beh├Ârden meist auf wenig Gegenliebe. Mitarbeiter m├╝ssen ihrem Geld hinterherrennen und die Organisation hat den Aufwand, der, selbst wenn es nur um 3,50 EUR geht, immer gleich hoch bleibt. Kurzum: In den meisten Beh├Ârden ist das Abrechnen von Spesen ein schwerf├Ąlliger und arbeitsintensiver Prozess, der oftmals nicht nur von einer gro├čen Zettelwirtschaft gepr├Ągt ist. Die eingereichte Abrechnung muss meist noch von dem schwer erreichbaren Vorgesetzten abgezeichnet werden und bis das Geld dann auf dem eigenen Konto ist, kann es dann schon mal etwas dauern. Eine Umstellung auf einen elektronischen und automatisierten Prozess reduziert Zeit, Kosten und den Frust der Mitarbeiter.

Ob nun der f├╝r die Gr├╝nfl├Ąchen verantwortliche Mitarbeiter schnell mal eben etwas im Baumarkt besorgt, die Sekret├Ąrin den drohenden Kaffeeleerstand auff├╝llt und der Beamte das Gesch├Ąftsessen oder das Park- oder Bahnticket zun├Ąchst aus eigener Tasche bezahlt - eines haben sie gemeinsam: Das vorgelegte Geld wieder einzufordern, ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Erst m├╝ssen die gesammelten Belege durchforstet und sortiert und f├╝r fehlende Quittungen Eigenbelege erstellt werden. Anschlie├čend muss die Abrechnung vom Vorgesetzten abgezeichnet und bei der entsprechenden Stelle eingereicht werden. Eine weitere H├╝rde stellt die Einhaltung von Formvorschriften und Richtlinien dar, die sich auch noch regelm├Ą├čig ├Ąndern. In der Hoffnung, dass alles korrekt eingetragen ist wartet man dann darauf, dass die Ausgaben auf dem eigenen Konto gutgeschrieben werden. Andernfalls kommt die Abrechnung wieder zur├╝ck und der ganze Prozess beginnt wieder von neuem. Von der Ausgabe bis zum Ausgleich kann der Prozess also schon mal einige Zeit dauern, wenn der Spesenprozess, wie in vielen ├Âffentlichen Verwaltungen ├╝blich, im Finanz- und Rechnungswesen verankert ist, das Controlling und die Qualit├Ątssicherung dabei vom Rechnungswesen durchgef├╝hrt wird und die Auszahlung durch die Kreditorenbuchhaltung erfolgt.

Schnelle und reibungslose Zahlungsabwicklung mit eigener Prepaid-Kreditkarte
Besondere Formen von Kreditkarten helfen dabei, diese allt├Ąglichen Vorg├Ąnge effizient und kostentransparent in einer Verwaltung abzubilden. Karten wie CrossCard Expense von PPRO k├Ânnen auf bestimmte Abteilungen oder auf Personen ausgestellt werden. Vergibt die Kommune eine ÔÇ×eigene" Prepaid-Kreditkarte an einen Mitarbeiter, kann dieser damit schnell und einfach die gesch├Ąftlichen Ausgaben begleichen - egal ob online oder offline und ohne selbst in Vorleistung treten zu m├╝ssen. Solche Karten sind sowohl f├╝r den Nutzer als auch f├╝r das Unternehmen sehr sicher, transparent und einfach nutzbar. Sie lassen sich von der Beh├Ârde ├╝ber ein zentrales Firmenkonto mit einem entsprechenden Betrag aufladen und der Mitarbeiter kann diesen dann f├╝r seine Ausgaben einsetzen. Ist das Guthaben aufgebraucht, gen├╝gt ein Anruf mit dem Hinweis an den verantwortlichen Mitarbeiter, der die Karte dann selbstt├Ątig und in Echtzeit wieder aufl├Ądt. Dadurch wird einerseits Missbrauch vorgebeugt, andererseits k├Ânnen dem Mitarbeiter sofort ben├Âtigte Geldmittel zur Verf├╝gung gestellt werden. Und auch die Dokumentation wird vereinfacht denn im Firmenkonto ist jederzeit einsehbar, welche Ausgaben get├Ątigt wurden. Dank automatischer E-Mails k├Ânnen sich die Verantwortlichen in der Beh├Ârde zudem umgehend ├╝ber alle Firmenausgaben informieren lassen.

So reduziert der Einsatz von Prepaid-Kreditkarten unn├Âtigen Verwaltungsaufwand der Mitarbeiter und Vorgesetzten f├╝r die oft l├Ąstige sowie sehr zeitaufw├Ąndige Spesenabrechnung auf ein Minimum und Mitarbeiter m├╝ssen nicht l├Ąnger in Vorleistung treten. Die Modernisierung des Spesen-Managements erh├Âht dabei gleichzeitig die Effizienz und Kostentransparenz ├Âffentlicher Verwaltungen.

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