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Immer mehr Digitalisierung auch im Personalwesen

26/02/2016 15:54 CET | Aktualisiert 26/02/2017 11:12 CET
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HR-Manager dürfen heute nicht mehr nur die Verwalter der Personalakten sein. Vielmehr sollen sie die Rolle des strategischen Partners der Geschäftsführung übernehmen und dem Unternehmen dabei helfen, bestehende Talente zu fördern und neue, vielversprechende Mitarbeiter zu gewinnen.

Diesen erheblich erweiterten Anforderungen können HR-Manager nur gerecht werden, wenn sie wirklich effiziente Abläufe vorfinden. Aber wie sieht es heute tatsächlich in den Personalabteilungen aus? Welche Rolle spielt die Digitalisierung?

Über diese Fragen habe ich mit Ulrich Jänicke, Gründer und CEO der auf Softwarelösungen für die Optimierung von HR-Prozessen spezialisierten Aconso AG gesprochen.

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Herr Jänicke, was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Trends im Bereich Personal, welche Rolle spielt die Digitalisierung (Stichwort „Personalmanagement im digitalen Wandel") und wie kann die IT hier unterstützen?

Die Digitalisierung gehört mit Sicherheit zu den größten Herausforderungen unserer Zeit. Das Thema digitale Transformation spielt für den HR-Bereich eine zentrale Rolle. Wenn Personaler es nicht schaffen Teil des digitalen Wandels zu sein, machen sie sich langfristig überflüssig.

Entscheidend ist also, ob ich Teil des Prozesses bin und diesen maßgeblich mitgestalte, oder ob ich nur zusehe und mich so langfristig ersetzbar mache.

Die digitale Revolution ist nicht aufzuhalten - sie durchdringt heute schon alle Bereiche unseres Alltags. Angefangen bei dem Siegeszug der Digitalfotografie und des Online-Bankings über Social Media und Cloud-Dienste wie Skype oder Dropbox bis hin zur Nutzung mobiler Endgeräte ohne die die meisten von uns nicht mehr aus dem Haus gehen.

Im Vergleich zur privaten Nutzung, hinken die administrativen Systeme in Unternehmen meist deutlich hinterher. Abwarten oder gar aussitzen ist keine Option, denn die Digitalisierung ist kein kurzfristiger Trend, der bald vorübergeht.

Stattdessen gilt: Wer zögert verliert. Unternehmen müssen jetzt ihre Geschäftsmodelle, Prozesse und Dienstleistungen anpassen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei kommt der IT eine Schlüsselrolle zu.

Das klingt nach einer spannenden Zeit. Allerdings scheint es gerade bei „alteingesessenen" Firmen beim Thema Digitalisierung zu haken:

Gartner prognostizierte kürzlich, dass bis 2017 etwa 20 Prozent der Marktführer ihre Führungsposition aufgrund fehlender Digitalkompetenz an Unternehmen verlieren werden, die nach dem Jahr 2000 gegründet wurden. Wie stehen Sie dazu?

Dem kann ich nur zustimmen. Die Welle, die mit der Digitalisierung auf uns zurollt ist gigantisch und hat das Potenzial selbst etablierte Player vom Markt zu fegen. Wie bei Darwin wird hier aber nicht der Große den Kleinen fressen, sondern der Schnelle den Langsamen.

Beispiele wie Commodore, Kodak oder Nokia zeigen, mit welcher atemberaubenden Geschwindigkeit es laufen kann. So verlor Nokia innerhalb eines Jahres seine Marktführerschaft und war schließlich ganz vom Markt verschwunden.

Die gute Nachricht ist: Personaler haben die Wahl - sie können die Welle reiten oder werden von ihr überrollt. Ich möchte an dieser Stelle betonen, dass Digitalisierung keineswegs eine Raketenwissenschaft ist.

Für Personaler geht es vor allem darum, schneller zu werden, ganzheitlich zu denken und aus Betroffenen Beteiligte zu machen. So lassen sich Projekte im HR-Bereich heute schon in drei Wochen durchziehen, für die man früher drei Jahre angesetzt hätte.

Sind wir schon bei Personalprozessen 4.0 oder doch noch beim Arbeiten in Papiergeschwindigkeit?

Es wird noch immer viel zu viel analog gearbeitet. Obwohl heute jeder Mitarbeiter einen PC vor sich hat, werden in vielen Unternehmen noch immer Papierdokumente hin- und hergeschoben, Akten ausgedruckt, umständlich per Post verschickt und so Schränke voll Altpapier produziert.

Die größten Hürden stecken dabei im Kopf. So herrscht noch immer ein großes Beharren auf papierbezogene Prozesse. Die Herausforderung besteht primär darin, diese verstaubten Denkmuster zu durchbrechen.

Die Abschaffung der Lohntüte hat damals fast zehn Jahre gedauert. Soviel Zeit haben Unternehmen heute nicht. Brauchen sie auch nicht, denn eine derartige Veränderung von Prozessen geht mittlerweile schon mal in vier Wochen über die Bühne.

Letztlich ist es ganz einfach dem Papierberg den Kampf anzusagen: Man muss nur den ersten Schritt wagen.

Wie sieht das konkret aus?

Bereits heute gibt es in nahezu jedem Unternehmen zahlreiche Vorgänge, die im Laufe der Zeit digitalisiert wurden. Beispielsweise kommen längst die meisten Bewerbungen per E-Mail. Diese auszudrucken und intern zu verteilen ist ineffizient und kostenintensiv.

Gerade bei solchen Prozessen, die heute schon teilweise digital ablaufen, sollten Firmen ansetzen und die restlichen Prozente zur kompletten Digitalisierung schließen. „Einfach denken" ist der Schlüssel zum Erfolg - als privater Nutzer macht sich niemand Gedanken darüber, wie er ein Dokument in die Dropbox legt.

Das gilt auch für Unternehmen. Papierdokumente müssen nicht sofort bis auf die kleinste Information digitalisiert werden. Oftmals reicht es, Dokumente als Ganzes einzuscannen und in der Cloud sicher abzulegen.

Selbst ohne komplexe Ordnerstrukturen lassen sie sich dort bei Bedarf schnell und einfach wieder finden. Ist ein bestimmter HR-Vorgang digitalisiert, sollten Firmen analysieren, welche Prozesse damit verknüpft sind und sie als nächstes in Angriff nehmen.

Cloud ist ein gutes Stichwort. Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz einer Cloud-Lösung?

Ein entscheidender Vorteil der Cloud ist, dass für die Nutzung keine zusätzlichen Ressourcen benötigt werden und man daher eine neue Software-Lösung sofort in Betrieb nehmen kann. So kann ein Personaler einen schnellen Erfolg vorweisen und sich intern als Innovationstreiber positionieren.

Die jüngere Generation ist es ja gewohnt, ihr Leben digital zu organisieren. Sind digitale Prozesse ein Faktor, um die High Potentials der Generation Y und Z zu umwerben?

Natürlich sind digitale Prozesse ein wichtiger Faktor in der Talentgewinnung. Ohne ihr Tablet oder Smartphone gehen junge Leute nicht mehr aus dem Haus. Sogar Behörden leben heute den Servicegedanken und können sehr schnell auf Kundenanfragen reagieren.

Nachweise werden heute einfach per Knopfdruck versendet und selbst die früher oft langwierige Bestellung von Reisepässen kann heute deutlich verkürzt werden. Diese Schnelligkeit und Flexibilität erwartet die jüngere Generation auch von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber, um nach dem Uniabschluss nicht in der „Steinzeit" zu landen.

Hier können Unternehmen zum Beispiel punkten, die ihre Bewerber im Assessmentcenter über das Tablet bewerten. Das dient dem Image des Unternehmens und beschleunigt auch die Auswertung um ein Vielfaches.

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