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Personaldaten in die Cloud legen statt im Aktenschrank wegschließen

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Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten, die in einem Unternehmen anfallen. Doch ist das ein Grund sie nur in gut verschlossenen Aktenschränken zu lagern? Nein, sagen Dr. Dierk Schindler, Head of EMEA Legal Field & WW Contract Management and Services bei NetApp und Ulrich Jänicke, Vorstandsvorsitzender und einer der Unternehmensgründer der Aconso AG. Sie sind der Meinung, dass Personaldaten in der Cloud mindestens genauso sicher sind und dort dem Unternehmen viel mehr nutzen. Im Rahmen der alle zwei Jahre stattfindenden Aconso HR Conference habe ich mit Ihnen gesprochen.

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Ulrich Jänicke, Aconso AG

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Dr. Dierk Schindler, NetApp

Oft wird von „der Cloud" geredet, natürlich muss man das differenzierter betrachten. Welche Art von Cloud spielt bei HR-Lösungen eine große Rolle?

Ulrich Jänicke: Wenn wir heute von der Cloud reden, dann meinen wir das, was wir seit zehn Jahren als ‚Application Service Providing' betreiben und später erst den Namen ‚Cloud' bekommen hat. Unsere Systeme sind in einer Private Cloud, das heißt mehrere Mandanten teilen sich ein abgeschottetes, nicht aus dem Internet erreichbares System. Dort, wo wir anfangen mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, müssen wir hingegen in die Public Cloud. Wir unterscheiden daher zwischen einer Private Cloud, einem gehosteten System und einer Public Cloud, auf die ich aus dem Internet zugreifen kann und wofür kein VPN-Tunnel besteht. In der Public Cloud kann jeder Berechtigte auf das System von extern zugreifen, was natürlich andere Anforderungen an die Sicherheit und die Verschlüsselung unserer Lösung stellt.

Dierk Schindler: Da, kann ich nur zustimmen. Von „der Cloud" zu reden ist unpräzise. Es gibt Private Cloud, Service Provider bzw. Application Services oder reine Public Clouds. Die Frage ist: Was will der Kunde mit dem Einsatz der Cloud erreichen? Erst wenn das klar ist, dann können wir rückdefinieren welche Art der Cloud er braucht, was angemessen ist in puncto Sicherheit und Datenschutz und natürlich was den Mehrwert bringt, den sich der Kunde aus dieser neuen Flexibilität der Daten verspricht.

Es gibt die Public Cloud, die Private Cloud, die Hybrid Cloud. Was wird denn in Deutschland mehr nachgefragt? Gibt es da Hürden, gesetzliche, emotionale oder technische?

Dierk Schindler: Die existierende IT muss in eine neue Welt gebracht werden. Wenn ich einen Cloud-Service einkaufe, dann geht es eben nicht mehr klassisch um Hardware-, Software und Services, die für das eigene Rechenzentrum bestimmt sind. Stattdessen geht es darum, einen Geschäftsprozess in ein Anforderungsprofil für IT zu übersetzen und dann einen Servicedienstleister dafür zu finden. Das ist auch ein Umstellungsprozess im Einkaufsbereich. Es gibt Studien die besagen, dass 80 Prozent der Unternehmen Interesse daran haben Cloud- oder Hybrid-Cloud-Lösungen zu nutzen, aber erst 40 Prozent sie schon tatsächlich einsetzen. Oft machen wir die Erfahrung, dass der Einsatz in zwei Schritten kommt. Der Kunde sagt zunächst „kurzfristig brauche ich erst einmal Unterstützung, um die existierende Lösungslandschaft vorzubereiten", und erst dann kommt der eigentliche Schritt in Richtung Cloud oder Hybrid-Cloud.

Ulrich Jänicke: Zwei Dinge sind erstaunlich wenn ich auf das Geschäftsjahr 2015 zurückblicke. Die stärkste Wachstumsrate in unserem Unternehmen liegt im Cloud-Bereich, sowohl Private als auch Public Cloud. Gleichzeitig war 2015 das Jahr mit dem höchsten On-Premise-Umsatz aller Zeiten. Das war nicht nur bei uns so, sondern auch bei unserem Partner SAP. Das macht uns sehr nachdenklich. Warum haben wir auf einem kleineren Geschäftsteil diese große Wachstumsraten, auf der anderen Seite aber auch ein On-Premise-Geschäft das stark wächst? Da ist sich der Markt aus meiner Sicht noch uneinig. Beides ist seit Jahren im produktiven Einsatz. Technische Hürden gibt es keine, diese sind eher emotional belegt. Die Idee der Shared Economy - etwas nur dann zu nutzen, wenn man es auch braucht - ist noch nicht in den Unternehmen angekommen. Besitzstandswahrung ist immer noch ein großes Thema.

Die IT-Abteilung will eher homogene Lösungen und nicht, dass sich Fachabteilungen selber etwas aussuchen. Sie wollen die Oberherrschaft haben über diese Prozesse. Ist das realistisch?

Ulrich Jänicke: Nein. Ich habe gerade in einem Gespräch mit einem großen Industrieunternehmen gehört, dass sich Menschen in WhatsApp-Gruppen organisieren, um die Samstagsarbeit in der Produktion zu organisieren. Stellen IT und HR keine Plattform für diesen Zweck zur Verfügung, dann erfinden die Menschen diese einfach selbst und es verselbständigt sich ganz von allein. So wird vielleicht einmal ein Abteilungsleiter etwas mit der Kreditkarte bezahlen wollen, um zum Beispiel einen Online-Dienst nutzen zu können. Die IT-Leitung wird sich überlegen müssen, wie sie ihre Transformationsgeschwindigkeit erhöhen kann oder es wird vieles ungewollt an ihr vorbei laufen.

Dierk Schindler: Das Thema Agilität ist ein extrem wichtiger Punkt. Die Entscheidungszyklen bei klassischen Modellen waren oft sehr lang. Um beim WhatsApp-Beispiel zu bleiben: ich brauche also ein Tool für die Abstimmung der Samstagsarbeit. Das einzuführen waren früher Entscheidungszyklen von Wochen und Monaten. Heute ist die Erwartungshaltung der Always-Online-Welt eine radikal andere und das ja auch zu Recht: Die Applikationen und die technischen Lösungen sind da. Der IT-Manager wird zum Cloud-Manager. Er muss - und kann - heute eine Infrastruktur im Unternehmen schaffen, die es erlaubt, Applikationen schnell in zu integrieren und dabei Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Die Alternative wäre eine Explosion der Schatten-IT, was im Ergebnis im Interesse von keinem der Beteiligten ist.

Nochmal auf den Punkt gebracht: Warum müssen Unternehmen überhaupt in die Cloud? Gibt es nicht Firmen, welche die gesamte IT bei sich belassen möchten?

Dierk Schindler: Der ökonomische Druck ist erheblich. Man kann über die verschiedenen verfügbaren cloud-basierten Lösungen die Kostenstruktur deutlich optimieren. Zum Beispiel in dem Bereich Dev Ops, wo die Entwicklung kurzfristig mehr Kapazitäten benötigt. Wollte man diese zusätzlichen Rechenkapazität klassisch anschaffen, würde das Wochen dauern, viel Geld kosten und sich nach kurzer Zeit schon nicht mehr rechnen. Solche Kapazitäten kann man zum Beispiel über eine Public Cloud sehr schnell generieren, so lange wie man sie braucht bezahlen und dann wieder abschalten. Dadurch werden Investitionen zeitgerecht gesteuert und in laufende Kosten umgewandelt. Das ist mit heutigen Bandbreiten und den verfügbaren Datenmanagement-Lösungen möglich und gibt den Unternehmen zugleich mehr Flexibilität, ständig auf neueste Lösungen und Updates zugreifen zu können, ohne irgendwelche Migrationen durchführen zu müssen."

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