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So geht der Chef im Kritikgespräch am besten mit Ihnen um

22/05/2015 08:38 CEST | Aktualisiert 22/05/2016 11:12 CEST
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Ein Mitarbeiter hat beim Kundentermin Mist gebaut. Der Projektleiter wirkte schlecht vorbereitet, einige Präsentationsfolien enthielten falsche Zahlen und die Abstimmung innerhalb des Teams war miserabel.

Letztlich wurde es dem Kunden zu bunt und er warf die Gurkentruppe hochkant aus seinem Büro. Er bat das Team wiederzukommen, wenn sie besser vorbereitet sind. Jetzt möchte der Chef seinen Angestellten zum Kritikgespräch bitten.

Hier lesen Sie, wie Vorgesetzte einen Verbesserungsprozess in Gang bringen, ohne den guten Mann zu verlieren.

Gespräch zeitnah suchen

Solche Situationen kommen im Arbeitsleben ab und zu vor. Das ist noch lange kein Grund, den Vorfall auf sich beruhen zu lassen. „Trotzdem sollte der Boss seinen Mitarbeiter nicht direkt nach dem Fauxpas ins Büro zitieren und losbrüllen", sagt Rhetoriktrainer Peter Flume.

Er sollte sich vielmehr Zeit lassen den ersten Schock zu verdauen und den Ärger verrauchen zu lassen. Als Faustformel sollten Meetings aber innerhalb von 24 Stunden einberufen werden.

Und: Das Gespräch sollte angekündigt werden, damit der andere sich innerlich einstellen und seine Argumente vorbereiten kann.

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Sprech-Experte Peter Flume: Feedback ankündigen.

Atmosphäre zum Gesprächseinstieg suchen

Ob Smalltalk angebracht ist oder nicht, hängt vom Typ ab. Aber ein kurzer Satz zum Mittagessen in der Kantine oder dem Wetter, bringt einen guten Einstieg ins Gespräch. „Es ist wichtig, dass sich beide Parteien auf einander einschwingen können", attestiert der Sprech-Experte, der seit 25 Jahren Führungskräfte im richtigen Verhalten schult.

Sonst kommunizieren sie nicht auf derselben Ebene und Missverständnisse sind vorprogrammiert.

Auch sollten Vorgesetzte nach dem Warmup ein klares Ziel formulieren: „Ich möchte mit Ihnen Maßnahmen erarbeiten, um solche Situationen beim Kunden in Zukunft zu vermeiden." oder „Ich möchte mit Ihnen den Vorfall aufarbeiten."

Sachlich bleiben

„Ein Chef macht seine Meinung am besten am konkreten Beispiel deutlich", weiß Flume.

Interessant ist es auch immer, sich die Entwicklung des jeweiligen Mitarbeiters über einen längeren Zeitraum anzuschauen.

Hat er im letzten halben Jahr häufiger Probleme gehabt? Gibt es ein Muster oder war das ein einmaliger Vorfall? Chefs sollten sachliche Argumente sammeln und innerhalb des Gesprächs nicht emotional werden. Nützlich sind Aussagen nach folgendem Prinzip:

  • „Mein Eindruck war, dass Sie das Kundengespräch nicht vorbereitet hatten."
  • „Ich habe beobachtet, dass Ihr Zahlenmaterial nicht auf dem aktuellen Stand war."

Kritiknehmer braucht eine Chance, sich zu erklären

Der Projektleiter soll die Gelegenheit bekommen, seine Wahrnehmung der Situation zu schildern. „Der Manager sollte fragen, wie der andere die Begebenheit empfunden hat. Wahrscheinlich räumt er auch Fehler ein", sagt Flume. Zuhören ist dann besonders wichtig.

Wenn er aber behauptet, unschuldig zu sein, sollten Bosse hart bleiben. „Formulieren Sie eine klare Forderung, wie und bis wann das nächste Kundenmeeting vorbereitet sein soll", rät der Rhetoriktrainer. „Oder lassen Sie Ihren Mitarbeiter vorschlagen, wie er solche Vorkommnisse in Zukunft verhindert." So kann er sein Gesicht wahren.

Klarheit geben, transparent führen

Wenn Abstimmungsprobleme auftauchen, Meetings floppen oder Zahlen nicht stimmen, kann es auch an der Rolle der Führungskraft liegen.

Vorgesetzte sollten deshalb reflektieren, ob der Mitarbeiter überhaupt die Chance hatte, alles richtig zu machen. Und er braucht klare Anweisungen. So könnte das aussehen: „Vor einem wichtigen Kundengespräch muss eine interne Abstimmung stattfinden. Ist das Zeitfenster zu klein, verschieben Sie notfalls den Termin."

So nehmen Chefs ihrem Projektleiter den Druck, solche Entscheidungen selbst treffen zu müssen und stoßen einen Verbesserungsprozess an.


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