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Büro der Zukunft: Was Deutschland vom Silicon Valley lernen kann

17/02/2017 11:55 CET | Aktualisiert 17/02/2017 14:00 CET
Kelvin Murray via Getty Images

Bürowelten werden sich in den kommenden Jahren deutlich verändern. Nicht nur Google und Apple oder Facebook sind dabei, ihre Konzernzentralen nach neuen Maßstäben zu gestalten. Nach dem „Workplace of the Future"-Report werden Unternehmen bis zum Jahr 2020 weltweit ihre Büroflächen um rund 14 Prozent reduzieren.

Infolge mobiler Arbeitsmodelle soll es dabei auch zur Verringerung der festen Arbeitsplätze kommen, wobei nach einer Citrix-Studie für Deutschland von 7,9 festen Arbeitsplätzen für je 10 Beschäftigte ausgegangen wird.

Beschäftigte werden jedoch nicht nur an verschiedenen Orten innerhalb des Unternehmens oder im klassischen Home-Office arbeiten, auch Co-Working Spaces und öffentliche Räume wie Cafés, Bahnhöfe oder Flughäfen werden zunehmend zum Arbeitsplatz.

Bürowelten lediglich als Aufwandstreiber zu betrachten und dementsprechend Flächenreduzierung allein aus kurzfristigen Kostengesichtspunkten durchzuführen, schafft keine Wettbewerbsvorteile. Vielmehr gilt es Flächen so zu gestalten, dass Möglichkeiten zur Steigerung von Innovationskraft und Engagement der Beschäftigten voll ausgeschöpft werden.

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Hier können deutsche Unternehmen vom Beispiel der Top-Arbeitgeber im Silicon Valley lernen. Dort ist die Gestaltung des Arbeitsplatzes längst keine Aufgabe des Facility Managements mehr, sondern Kommunikationsinstrument und zentrales Element der Workforce Strategy.

Um Vertreter der Generation Y zu gewinnen, bieten Silicon Valley Unternehmen flexible Arbeitswelten mit privaten Rückzugsmöglichkeiten, Kreativ-Räumen und Lounges für mentale Pausen. Nicht zuletzt fördert die kommunikations- und kooperationsfreundliche Gestaltung von Arbeitsräumen den Spaß an der Arbeit und hilft, das Teamklima zu stärken.

40 Prozent der deutschen Erwerbsbevölkerung arbeitet in Büros

In Deutschland arbeiten gut 17 Millionen Erwerbstätige, rund 40 Prozent der Erwerbsbevölkerung, in Büros. Studien zeigen, dass die meisten Büro-Konfigurationen gegenwärtig weder die besonderen Bedürfnisse unterschiedlicher Altersgruppen berücksichtigen noch optimale Voraussetzungen für Kommunikation, Kollaboration, Wissenstransfer, Kreativität oder Technologienutzung bieten.

Unter dem Begriff „Future Workplace & Office" werden daher auch in Deutschland seit einiger Zeit neue Bürowelten diskutiert, die nicht nur eine optimierte Flächennutzung erlauben, sondern die Produktivität steigern und die Arbeitgeberattraktivität bei Beschäftigten aller Generationen erhöhen.

Bürokonzeptionen haben sich in den letzten 100 Jahren wiederholt gewandelt. Wesentliche Treiber waren Veränderungen in den sozialen und wirtschaftlichen Verhältnissen, technologische Entwicklungen sowie Trends in Architektur und Design.

Stark verbreitet sind in Deutschland derzeit vor allem Zellen-Büro-Konfigurationen, bei denen sich geschlossene Büroräume mit einem oder mehreren Arbeitsplätzen entlang eines Mittelflurs reihen.

Im Fall der flächenunwirtschaftlichen Ausgestaltung in Form von Einzelbüros bietet dieses Konzept zwar Raum für Individualität und Rückzugsmöglichkeiten, führt jedoch zu langen Wegen und erschwert aufgrund der räumlichen Abgrenzung Kommunikation sowie Zusammenarbeit der Beschäftigten. Letztere ist jedoch unerlässlich, um Innovationen zu fördern.

Lounges fördern den zufälligen Kontakt mit Kollegen

Neue Arbeitsplatzkonzepte, wie beispielsweise von Adobe in San José setzen auf Autonomie bei der Wahl des Arbeitsplatzes und erlauben so, den für die jeweilige Arbeitsaufgabe passenden Ort im Büro aufzusuchen.

Dabei kommt gerade auch informellen Räumen, wie etwa Lounges, besondere Bedeutung zu. Sie fördern den zufälligen Kontakt mit Kollegen aus den unterschiedlichsten Einheiten und stimulieren so das kreativ-produktive Geschehen. Nach dem Motto „Sitting is the new smoking" werden zudem Büros so gestaltet, dass Beschäftigte in Bewegung bleiben.

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Demnach könnte ein typischer Arbeitstag mit einem Besuch im „Work Café" beginnen, um bei einer Tasse Kaffee eMails am Laptop zu bearbeiten oder Kollegen informell zu treffen. Für die sich anschließende Teamarbeit oder wichtige Telefonate könnte dann auf Projekträume oder eine schallisolierte Telephone Booz zurückgegriffen werden.

Die konzentrierte Einzelarbeit wird an einem Schreibtisch im Team Space absolviert. Und zur Entspannung können, wie etwa bei One Workplace in Santa Clara, spezielle Relax-Kabinen oder gar der hausinterne Wellbeing-Bereich aufgesucht werden.

Grundlegendes Merkmal der Bürolandschaften vieler Silicon Valley Unternehmen ist der Gedanke einer offenen Raumfläche, die in flexibel nutzbare Zonen unterteilt ist. Vielerorts existieren zwar fest zugeordnete Einzelarbeitsplätze.

Diese sind jedoch nicht in Form von abgeschlossenen Cubicles oder gar Einzelbüros gestaltet, sondern grundlegend offen, um Kreativität zu fördern. Für überwiegend mobil Arbeitende werden bei Salesforce in San Francisco zudem „Shared Desks" auf einer offenen Fläche bereit gehalten, die die Beschäftigten nach Bedarf buchen.

Für konzentrierte, individuelle und vertrauliche Tätigkeiten eignen sich schließlich „Breakout Areas". Diese lassen sich beispielsweise in Form von Solozellen (Denkerzelle) realisieren. Für die formelle Teamarbeit reichen oftmals kleine Einheiten aus.

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Microsoft hat daher beispielsweise Fokusräume eingerichtet, in denen sich Kleingruppen von bis zu vier Beschäftigten vertraulich treffen können. Für Besprechungen im größeren Kreis finden sich beispielsweise bei SAP in Palo Alto Flächen, die lediglich durch einen Vorhang abgetrennt sind und somit Transparenz über aktuelle Themen im Unternehmen schaffen.

Atmosphärische Elemente spielen eine wichtige Rolle

Grundlegend bei der Bürogestaltung ist neben der Offenheit des Raums die flexible Gruppierung der Büromöbel. Schreibtische mit Rollen gehören hierzu ebenso wie Trennwände, mit denen sich leicht Projekträume abtrennen lassen. Schließlich spielen atmosphärische Elemente eine wichtige Rolle.

So hat Salesforce mit starken hawaiianischen Farben experimentiert, und jede Abteilung hat sich ihre eigene „Neighbourhood" geschaffen mit Sportsbar-Anmutung oder Relax-Oase. Beschäftigte haben zudem, wie an der Hochschule, eigene Schrankfächer und regelmäßig findet ein Wettbewerb statt, um das am kreativsten dekorierte Locker zu prämieren.

Wenn Unternehmen in Deutschland nun auf neue Arbeitswelten setzen, gilt es zu beachten, dass „New Office"-Konzeptionen mehr sind als die Öffnung von Flächen, die Einrichtung einer Espresso-Bar mit Lounge-Sesseln oder die Ausstattung von Arbeitsplätzen mit neuen Büromöbeln.

Erfolgsvoraussetzung für die Einführung einer „New Office"-Konfiguration ist seitens des Top Managements die Wahrnehmung des Büros nicht nur als Effizienz- sondern vor allem als Effektivitätstreiber.

Auch hier kann von der Erfahrung der Silicon Valley Unternehmen profitiert werden. Führten die ersten neuen Büros dort zu einer starken Zunahme der sozialen Dichte, zeigt sich momentan eine Renaissance der Privatheit („return of privacy), um Wellbeing am Arbeitsplatz zu fördern.

Dies bedeutet jedoch keineswegs die Einführung von exklusiven Einzelbüros, sondern die stärkere Berücksichtigung von Rückzugsräumen, die allen offen stehen. Ferner bedingen Handlungsautonomie, Selbstorganisation und Kollaboration der Beschäftigen im „New Office" den unternehmenskulturellen Wandel von der Präsenz- zur Ergebnisorientierung sowie zur Vertrauenskultur.

Schließlich wird die erfolgreiche Einführung von neuen Büroformen auch maßgeblich davon bestimmt, wie gut es dem Management gelingt, Mitarbeiter wie Führungskräfte für den Wandel zu mobilisieren.

Liebgewonnene Einzelbüros gegen einen Arbeitsplatz im „Team Space" einzutauschen, dürfte oftmals mit Widerstand seitens der Beschäftigten verbunden sein und erfordert ein systematisches Change Management.

Unternehmen, die im allgemeinen Flexibilisierungstrend nicht auf kurzfristige Einsparpotenziale durch Flächenverdichtung setzen, sondern vielfältige und damit attraktive Bürowelten schaffen, erarbeiten sich einen Wettbewerbsvorteil, der eine nachhaltige Rendite abwerfen sollte.

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