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Ist Ihr Büro Schon Sommerfit?

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OFFICE SUMMER
Thomas Barwick via Getty Images
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Für die meisten von uns bringt der Sommer mehr Gelassenheit und Feierlaune mit sich - allein aufgrund der vielen Sonnentage, längeren Abende und wärmeren Nächte. Verlängerte Wochenenden werden gern gebucht und für viele steht der Jahresurlaub an. Für Manager und Teamleiter hingegen ist die Sommerzeit mit weniger „Easy Living" verbunden.

Urlaubszeiten müssen abgestimmt, ein Sommerausflug oder -fest organisiert und die Produktivität der Mitarbeiter sichergestellt werden. Ich habe einen Blick auf die größten HR-Herausforderungen der Sommerzeit geworfen und stelle Ihnen Maßnahmen für einen glatten Ablauf im Büro auch während der heißen Jahreszeit vor.

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1. Sinkender Produktivität entgegenwirken

Auch wenn es draußen immer heißer wird, muss dies nicht automatisch bedeuten, dass die Arbeitsbereitschaft und Produktivität der Mitarbeiter sinken. Statistiken belegen zwar, dass sich die Leistungsfähigkeit von Arbeitnehmern während der Sommermonate um bis zu 20 Prozent verringern kann. Doch Personalverantwortliche können diesem Trend entgegenwirken, indem sie sich die Gründe dafür genau anschauen und entsprechend reagieren.

Mitarbeiter, die das Büro zeitig verlassen, um den hitzigen Feierabendverkehr zu umgehen, oder Kollegen, die sich krank melden, weil sie sich am Pool vom Wochenende erholen müssen, bleiben dann hoffentlich die Ausnahme.

Mein Tipp: Falls Sie nicht ohnehin schon flexible Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, nutzen Sie doch die Sommermonate, um Modelle der Gleit- oder Vertrauensarbeitszeit im Team zu testen.

Wenn Sie flexible Arbeitszeiten einführen, kommunizieren Sie Ihrer Belegschaft dazu unbedingt, dass es der Geschäftsführung um ein ergebnisorientiertes Arbeiten geht, nicht darum, wann und wo die Arbeit erledigt wird. Betonen Sie auch, dass die neue Regelung mehr als ein Anrecht, nämlich ein Privileg für jeden Einzelnen, ist. Sie werden sehen: Sobald Sie Ihren Mitarbeitern etwas mehr Flexibilität einräumen, schlägt sich dies in erhöhter Produktivität nieder.

2. Sommerarbeitszeiten einführen, oder nicht?

Sommerarbeitszeiten oder freie Freitage gehören zu den beliebtesten Mitarbeiter-Benefits in der warmen Jahreszeit. Viele Unternehmen haben gute Erfahrungen damit gemacht und setzen diese Maßnahmen bewusst zur Stressminimierung und Mitarbeitermotivation ein.

Andere haben wiederum festgestellt, dass das Wegfallen eines gesamten Arbeitstages - auch wenn es nur ein- oder zwei Freitage im Jahr sind - eher zu einer Überbelastung der Mitarbeiter führt, welche dann krampfhaft versuchen, ihr Wochenpensum in vier Arbeitstage zu quetschen.

Wie so häufig gibt es keine Universallösung für verkürzte Arbeitszeiten im Sommer. Einige Firmen lassen ihre Mitarbeiter z.B. montags bis donnerstags etwas länger arbeiten, damit freitags dann alle zeitiger das Büro verlassen können. Andere verkünden, dass das Unternehmen an ausgewählten Freitagen in den Sommermonaten komplett geschlossen sein wird.

Um die für Ihr Team passende Lösung zu finden, sollten Sie Faktoren wie Saisonhochs, anstehende Produktveröffentlichungen und Kampagnen einbeziehen - und natürlich auch schauen, ob die Entscheidung zur Ihrer Unternehmenskultur passt. Oder befragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter, was ihnen am liebsten wäre!

3. Das Chaos in der Terminplanung lichten

Im Sommer haben Abwesenheitsnotizen Hochkonjunktur. Kollegen nehmen dort einen Freitag und hier einen Montag frei, sie haben ein bis drei Wochen Urlaub. Auch Familienfeste häufen sich und Eltern nehmen halbe Tage frei, um ihre Kinder in Feriencamps zu fahren oder beim Schwimmunterricht dabei zu sein.

Im Sommer wird es grundsätzlich schwieriger, Meetings zu planen und Termine zu koordinieren, besonders bei großen Teams.

Was kann man für eine bessere Planung und Terminkoordination im Sommer tun? Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, früh genug vor den geplanten Auszeiten diese auch im gemeinsamen Kalender einzutragen. Entwickeln Sie Arbeitsumverteilungspläne, um die Zeit der Abwesenheit von Mitarbeitern möglichst reibungslos zu überbrücken.

Wenn Vorgesetzte außer Haus sind, sollte sich das Team nicht wegen ausgefallener Meetings Gedanken machen, sondern den Leerlauf für weniger dringliche Aufgaben nutzen, die monatelang liegen blieben.

4. Unterstützung der Eltern in der Belegschaft

Für arbeitende Mütter und Väter kann die Sommerzeit neben tollen Erlebnissen mit der Familie auch viel Stress bedeuten. Wieso Stress? So hektisch die Schulzeit - mit all dem Hinbringen zur und Abholen von der Schule und dem Begleiten zu Freizeitaktivitäten - auch sein mag, wenigstens ist sie planbar.

Der Sommer fordert von Eltern einen hohen Organisationsaufwand, denn die Betreuung der Kinder muss gesichert sein und Ferienaktivitäten, Sommercamps sowie der Familienurlaub koordiniert werden. Es lastet viel Druck auf den Eltern, da jedes Detail vorab geplant werden muss und auch Notfalloptionen bereit stehen müssen. Zudem bedrücken viele Eltern Schuldgefühle, da sie ihren Kleinen eigentlich eine wunderbare Ferienzeit bescheren wollen, jedoch gleichzeitig arbeiten müssen.

Ferienbabysitter oder Au-pairs können hier Abhilfe leisten. Auch Babysitter-Sharing wird bei Eltern, die in einer Nachbarschaft wohnen, immer beliebter. Mit Feriencamps und Ferienprogrammen können Eltern wunderbar Betreuungslücken schließen und ihren Kindern eine aufregende Zeit ermöglichen.

5. Das Phänomen FOMO eindämmen

Es gibt Gründe, weshalb man Sommertage mit Müßiggang assoziiert. Und Arbeitgeber bekommen schnell mit, wenn sich diese Stimmung ins Unternehmen einschleicht. Die Flip-Flop-Saison beginnt, Ablenkungen häufen sich und die Hälfte der Belegschaft verlässt frühzeitig das Büro. Man spricht vom so genannten FOMO (englisch: fear of missing out) - die Angst, da draußen etwas zu verpassen.

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern nicht verübeln, dass diese nicht im Büro bleiben, sondern lieber raus in die Sonne, zu Freiluftkonzerten oder Golfspielen möchten. Aber sie können der Belegschaft den Büroaufenthalt so angenehm wie möglich machen, z.B. mit kleinen Aufmerksamkeiten wie Happy Hours mit gekühlten Fruchtcocktails oder einer Runde Eis für alle Mitarbeiter.

Dies sind Wege, mit finanziell geringem Aufwand die Angestellten zu motivieren, wenn selbst die neue Klimaanlage niemanden mehr aufmuntern kann.

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