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Wenn Du diese 5 Dinge am Ende jedes Tages tust, steigerst du deine Produktivität

10/03/2016 16:23 CET | Aktualisiert 11/03/2017 11:12 CET
Tom Merton via Getty Images

Es ist 16:35 Uhr. Du fühlst dich wie die Schuhsohle eines Marathonläufers. Platt. Kaputt. Winselnd.

Den ganzen Tag über musstest du gegen Ablenkungen ankämpfen, zu Meetings rennen, wach bleiben, dir Koffein einflössen und dich bemühen, deine Aufgaben zu erledigen. Jetzt stopfst du Unterlagen in deine Aktentasche und packst deinen Laptop ein, damit du zu Hause weiterarbeiten kannst.

Mit dem Ende eines Arbeitstages ist manchmal wie mit einer fast leeren Zahnpastatube. Du könntest dich noch einmal richtig anstrengen und den letzten Rest herauspressen, aber warum solltest du dir die Mühe machen? Es ist vorbei.

Du kannst sie einfach wegschmeißen.

Bei Zahnpasta ist das in Ordnung, aber nicht wenn es um deinen Arbeitstag geht. Dein Arbeitstag ist keine Zahnpastatube und die letzten paar Minuten sollten sinnvoll genutzt und nicht achtlos weggeworfen werden.

In diesem Artikel möchte ich dir anhand eines einfachen Prozesses erläutern, wie du das Ende deiner Arbeitstage nutzen kannst, um deine Produktivität in deinem täglichen Berufsleben ungemein zu steigern.

Die Wirksamkeit dieses Prozesses hängt nicht davon ab, wann du deinen Arbeitstag für gewöhnlich beendest. Diese Methode eignet sich sogar dafür, die Abläufe und Produktivität bei Haushaltsaufgaben zu verbessern.

Warum ausgerechnet das Ende eines Tages?

Warum konzentriere ich mich auf das Ende eines Tages? Sollten Artikel zum Thema Produktivität nicht verblüffende Ideen zur Verbesserung der morgendlichen Routine liefern? Wo bleibt das Magische "Steh um 4.30 Uhr auf und erobere die Welt"?

Warte, bis ich alles erklärt habe.

Fakt 1:

Am Ende eines Arbeitstages ist man meist am unproduktivsten. Uns schwirrt der Kopf, unsere Energien sind aufgebraucht, unser Posteingang ist voll, unsere Aufmerksamkeit ist auf 432 Stellen verteilt.

Fakt 2:

Zu Beginn eines Arbeitstages sind wir am produktivsten. Das Problem ist, dass wir uns zu Beginn eines Arbeitstages noch von den Katastrophen des vorherigen Arbeitstages erholen müssen. Damit vergeuden wir Zeit und beginnen unseren Tag mit etwas völlig überflüssigem, weshalb wir dann für den Rest des Tages mit unseren Aufgaben kaum fertig werden.

An diesem Punkt setzt der Produktivitätsplan an: Wenn wir es schaffen, unseren Arbeitstag irgendwie abzuschließen, gelingt uns auch ein besserer Start in einen neuen Arbeitstag.

Auf diese Weise machen wir das Beste aus dem unproduktiven Ende eines Tages und nutzen das Potenzial unserer Produktivität zu Beginn eines Tages.

Bei diesem Plan geht es ganz einfach darum, das eigentlich nutzlose Ende eines Tages doch noch sinnvoll zu nutzen und alle Kraft in den Beginn eines Tages stecken, dem anderweitig zu wenig Bedeutung beigemessen wird.

Das ist die grundlegende Idee hinter meinem Plan. Im Folgenden möchte ich erklären, wie man ihn umsetzen kann.

Es gibt viele Wege deine Produktivität zu steigern

Am besten beginnst du eine halbe Stunde vor Ende deines Arbeitstages mit dem Prozess. Es könnte von Vorteil für Dich sein, wenn Du Deinen Arbeitstag nicht klassischerweise um 17 Uhr beendest, sondern eine halbe Stunde später.

Ansonsten kannst du auch um 16 Uhr oder 16.30 Uhr anfangen. Diese Zeit kurz vor dem Abschied aus dem Büro kann dir dabei helfen, am nächsten Tag mit unglaublich viel Kreativität und Produktivität durchzustarten.

Schritt 1: Beantworte so viele E-Mails wie möglich.

Der erste Schritt dieses Prozesses für das Ende eines Tages besteht darin, innerhalb von dreißig Minuten oder weniger so viele E-Mails wie möglich zu bearbeiten. Die meisten wichtigen E-Mails landen während deiner Arbeitszeit in deinem Postfach.

Am Ende eines Arbeitstages hast du fast alle wichtigen E-Mails erhalten. Wenn Du in etwa 80 Prozent davon bearbeitest, hast du einen Großteil der für den nächsten Tag anstehenden Arbeit bereits erledigt.

Du kannst deine Produktivität enorm steigern, wenn du lästige E-Mails abarbeitest. Wenn du das noch vor Beginn eines neuen Tages schaffst, bist du einen großen Schritt voraus.

Schritt 2: Schalte deinen Computer und dein Handy aus.

Dieser Schritt ist so wichtig, dass ich ihn besonders betonen möchte.

Indem du Dein Handy ausschaltest, schottest du dich vor der E-Mail-Flut ab. Wenn du deinen Computer oder dein Handy brauchst, um deinen Tag zu planen oder dir Notizen zu machen, willst du beides wahrscheinlich anlassen.

Schließe also jegliche Programme und schalte alle E-Mail- oder Chat-Benachrichtigungen aus, die deine Produktivitätssteigerungs-Maßnahmen am Ende des Tages stören könnten.

Bevor du deinen Computer ausschaltest, solltest du auch deinen Internetbrowser verlassen und die 91 Tabs schließen, die du offen hattest. Wenn du zu Beginn eines neuen Tages wieder den Artikel siehst, den du gelesen hast, in eine Diskussion bei Facebook einsteigst oder einen Bericht noch einmal umschreibst, beginnst du deinen Tag in der falschen Verfassung.

Du solltest nämlich immer ganz neu und frisch anfangen.

Man sollte jeden Tag völlig neu beginnen - anstatt wieder die zerlumpten Reste des vorherigen Tages zusammenzusuchen. Wenn es noch übriggebliebene Themen gibt, um die du dich kümmern musst, kannst du das beim „Entladen Deines Gehirns" (Schritt drei) tun.

Schalte Deinen Computer aus und geh ruhigen Schrittes davon.

Schritt 3: Entlade Dein Gehirn.

Schreibe alles auf, was du noch erledigen musst. Persönliche To-Dos, To-Dos für die Familie und To-Dos für die Arbeit. Das kann Wichtiges als auch weniger Wichtiges sein.

Beim „Entladen des Gehirns" geht es darum, das Chaos im Kopf zu beseitigen. Produktivität erschafft man eher durch mentale Kontrolliertheit als durch zeitsparende Techniken.

Wenn du dir deine Waffen für den Kampf des nächsten Tages bereitlegst, solltest du unbedingt auch alles aufschreiben, was Du noch erledigen musst. Dann hast du den Kopf frei und wirst nicht abgelenkt. Du kannst direkt loslegen.

Schritt 4: Plane den nächsten Tag.

Du solltest Deinen Tag bereits planen, bevor er beginnt. Wenn man ohne Plan in den Tag startet, verhält es sich wie bei einem Motor, den man erst warm werden lassen muss, bevor man losfahren kann.

Ein Experte zum Thema Produktivität schrieb in einem Beitrag auf "Lifehacker", dass es gut möglich ist, dass "man mehr Zeit mit der Bearbeitung seiner To-Do-Liste verbringt als damit, wirklich etwas zu erledigen". Wenn du zu Beginn eines Tages erst einmal Pläne machen musst, verschwendest du deine produktivste Zeit mit Planen statt mit Handeln.

Leg deine Planung am Tag vorher fest und nicht erst zu Beginn des Tages. Wenn du deinen Tag schon vorher geplant hast, kannst du bestens vorbereitet, komplett durchstrukturiert und völlig frei damit anfangen, etwas zu erledigen.

Schritt 5: Räum Dein Büro auf.

Dein Büro aufzuräumen ist ein wirksames Mittel, um deine Produktivität zu steigern. Dein Arbeitsplatz ist bekanntermaßen ein „Umweltfaktor". Die Umgebung, in der du dich befindest, wirkt sich auf deine Gedanken und deine Arbeit aus.

Einem Bericht von "Inc.com" zufolge "kann Unordnung im Büro die beruflichen Leistungen behindern". Wie äußert sich verminderte Leistungsfähigkeit im Beruf? Teilnehmer einer Umfrage gaben "Verschwendung von Zeit (47 Prozent), Zuspätkommen bei Meetings (16 Prozent) und das Verpassen von Deadlines (14 Prozent)" an.

Wie in einem Beitrag auf "CIO.com" erklärt wird, "verschwendet ein durchschnittlicher Angestellter sechs Wochen pro Jahr mit der Suche nach Papier".

Woher kommen diese störenden Schreckgespenster? Von deinen Sportklamotten, die über dem Stuhl hängen, vom "Wall Street Journal" von vergangenem Mittwoch, das am Boden liegt, von den Unterlagen, die quer über deinen Schreibtisch verstreut sind und von der Kaffeetasse, die seit einer Woche dasteht und bereits mit giftigem Schimmel überzogen ist.

Wenn Du Dein Büro aufräumst, wirst Du produktiver. So einfach ist das.

Laut McKinsey liegt für Büroangestellte der zweitgrößte Zeitaufwand darin, "nach Informationen zu suchen und sie zu sammeln". Dies nimmt erstaunlicherweise 19 Prozent eines Arbeitstages in Anspruch, oder 1,76 Stunden. Wenn wir besser organisiert wären, könnten wir möglicherweise pro Tag eine ganze Stunde wiedergewinnen, die wir anderweitig völlig falsch verwenden!

Ein aufgeräumtes Büro hat noch weitere Vorteile:

Du kannst dadurch den Tag abschließen. Beim Aufräumen kannst du die Hektik des Arbeitstages ruhen lassen. Es verleiht dir ein gutes Gefühl und bietet sich als abschließende Handlung an.

Es hilft dir, nach der Arbeit besser zu entspannen. Du gehst mit einem ruhigeren Gefühl nach Hause und kannst dadurch auch deine Freizeit besser genießen.

Am nächsten Tag kommt dir alles frischer und energiegeladener vor. Der größte Vorteil eines aufgeräumten Büros ist es, dass du am nächsten Tag komplett neu anfangen kannst. Du gehst in ein ordentliches Büro und bist produktiv wie nie zuvor.

Wenn du Bonuspunkte kassieren möchtest, kannst du auch ein Foto von deinem Schreibtisch machen und mit dem Hashtag #flatlay auf Instagram posten.

Zusammenfassung

Es ist an der Zeit, das Ende von Arbeitstagen besser zu nutzen. Denn wenn Du das schaffst, kannst du auch den Beginn von Arbeitstagen effektiver verbringen. Und dadurch wiederum schaffst du es, den ganzen Tag über produktiv bleiben.

Noch einmal zur Erinnerung - Der Prozess funktioniert wie folgt:

Schritt 1: Beantworte so viele E-Mails wie möglich.

Schritt 2: Schalte deinen Computer und dein Handy aus.

Schritt 3: Entlade dein Gehirn.

Schritt 4: Plane den nächsten Tag.

Schritt 5: Räum Dein Büro auf.

Stell Dir vor, du betrittst morgens Dein Büro. Es ist ordentlich. Es ist ruhig. Dein Kopf ist frei, du bist bereit, etwas zu tun. Auf Deinem Schreibtisch liegt ein klarer Plan, was du in den kommenden acht Stunden erledigen willst.

Es ist Zeit, wirklich etwas zu tun.

Dieser Blog ist ursprünglich bei der Huffington Post USA erschienen und wurde von Susanne Raupach aus dem Englischen übersetzt.

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