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Mitarbeiterjahresgespräche 2016? Nein danke!

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BOSS TALK
Thomas Barwick via Getty Images
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Bald ist es wieder soweit. Mitarbeiterjahresgespräche, durch die für Wochen die halbe Firma in Lähmung verfällt, sind wie in jedem Jahr dran. In großen Konzernen sind, wie Executive-Coach Roswitha van der Markt auf berufebilder.de berichtet, für den gesamten Evaluierungsprozess pro Manager etwa 200 Arbeitsstunden vonnöten.

Das Jahresgesprächsritual, sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitern eher verhasst und als Pflichtprogramm für die HR-Abteilung tituliert, kostet die Unternehmen also Millionen. Darüberhinaus: Es ist, wie so vieles im Management, ein Überbleibsel aus der industrialisierten Arbeitswelt, in der jeder Prozess formalisiert und in Kleinteile zerlegt worden ist. Doch diese Ära ist längst vorbei.

Alte Rituale für neue Zeiten?

Wir leben in Zeiten der digitalen Transformation. Das heißt, heutzutage zeigen sich Entwicklungen nicht mehr linear und seriell, sondern exponentiell. Veränderungen verlaufen umwälzend und rasend schnell. In solchen neuen Zeiten kann man nicht mehr mit Managementtools aus dem tiefen letzten Jahrhundert agieren. Dies gilt übrigens nicht nur für Mitarbeiterjahresgespräche, sondern auch für klassische Budgetierungsverfahren und Zielvereinbarungssysteme nach alter Manier.

Denn was den Unternehmen heute im Markt begegnet, ist permanente Vorläufigkeit. Und die größten Chancen liegen meist jenseits der Pläne. Derzeit lauern „Schwarze Schwäne" (Nassim Nicholas Taleb), also höchst unwahrscheinliche Ereignisse, an jeder Ecke. Dafür sollten Wenn-dann-Szenarien, flexible Ziele und Optionen für verschiedene Zukünfte auf Abruf in der Schublade liegen. Denn täglich passieren Überraschungen, die man in Plänen nicht vorhersehen kann. Doch „Schwarze Schwäne" warten nicht auf Planungstermine. Und „Weiße Schwäne" schon gar nicht.

Mitarbeitergespräche werden gemanagt

Mitarbeitergespräche werden gemanagt - und gar nicht geführt. Wie das? Ich frage einmal andersherum: Stellen Sie sich eine Unterhaltung mit Kumpels vor, bei der, sagen wir mal, über den Ausgang eines Bundesligaspiels gefachsimpelt wird. Würden Sie das mithilfe einer Checkliste tun? Häkchen hinter besprochene Punkte setzen? Zwanghaft bis zum Ende eines Gesprächsleitfadens gehen? Natürlich nicht!

Denn ein gutes Gespräch ist wie ein harmonischer Tanz, der aus wechselseitigem Fragen, Hinhören, Einfühlen, Wertschätzen, Antworten besteht. Der Führende muss sich auf seinen Tanzpartner einlassen können, damit der sich nicht in einem Schraubstock wähnt. Und der Geführte muss diesen Tanz wollen, damit das Ganze nicht steif und holprig wird. Natürlich gibt es auch beim Tanzen ein Pflichtprogramm, doch der wahre Genuss entsteht erst im Freiraum der Kür.

Formularexzesse und Planungsmanie

Im beruflichen Kontext werden für alle denkbaren Situationen Formulare entwickelt und Gesprächsvorlagen industriell vorproduziert. So mutieren vollstrukturierte Checklistengespräche zu einem Verhör. Wie es dazu kommt? Wo hauptsächlich Männer regieren, werden Regeln und klare Ansagen gebraucht, meint der Führungskräftecoach Claus von Kutzschenbach. „Gebrauchsanweisungssüchtig" nennt er das.

Seine Erklärung dafür? Wenn Männer in unbefriedetes Gelände geraten, dann müsse jeder ganz genau wissen, was seine Rolle ist, und wie er sich zu verhalten habe. Unbefriedet ist ein Gelände, das man kaum kennt, und das potenzielle Gefahren birgt. Könnten das die Fallstricke ausbrechender Emotionen sein? Oder die Sorge vor einem drohenden Kontrollverlust? Oder die Angst, Mitarbeiter würden während des Gesprächs nicht wie gewollt parieren?

Befüllen der Personalakte

Mitarbeiterjahresgespräche sind also gar keine Gespräche. Sie dienen vielmehr dem Befüttern von Personalakten und bürokratischen Personalmanagementsystemen. Es gibt Fälle, da müssen sich beide Seiten durch zwanzigseitige Vordrucke quälen. Und jede Frage ist für jeden Mitarbeiter auf der ganzen Welt haargenau gleich. Wegen der Vergleichbarkeit!

Unterschiedliche Mitarbeitersituationen oder kulturelle und länderspezifische Gegebenheiten fallen dabei unter den Tisch. Sowas ist eine Farce! Das Führen nach Checkliste macht Menschen zu fremdgesteuerten Wesen, zu Marionetten der Administration, die nur anfangen zu tanzen, wenn man an den entsprechenden Strippen zieht.

Heutzutage werden vor allem gute Ideen gebraucht. Doch Kreativität wird sich niemals da entfalten, wo sie den festgelegten Wegen eines hierarchischen Systems folgen soll. Wissensarbeiter brauchen Freiräume und Beweglichkeit - und kein Gängelprogramm oder Zwangskorsett.

Zielgespräche projektweise führen

Zielgespräche sollten nicht jährlich, sondern anlassbezogen oder projektweise durchgeführt werden. Dabei gibt es eine positive und eine negative Richtung:

  • Im ersten Fall, dem positiven, geht es um Zielvereinbarungen, die gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden. Die Ziele sind hoch gesteckt, aber realistisch - und vom jeweiligen Mitarbeiter auch tatsächlich gewollt. Der Fokus liegt nicht auf formaler Zielerfüllung, sondern auf erreichbarem Erfolg und eigenverantwortlicher Arbeit.
  • Im zweiten Fall, dem negativen, geht es um Zielvorgaben. Dabei werden Ziele ganz weit oben festgelegt oder willkürlich verändert, und dann via Führungskraft durchgewunken. Die faktische Unerreichbarkeit solcher Ziele, eine aufgeblähte Zielerreichungsbürokratie und strikte Überwachungspraktiken sorgen nicht nur für massiven Leistungsdruck, sie öffnet auch Tür und Tor für Systembetrug. Denn man wird für Punktlandungen auf Ratespiele belohnt.
In vielen Organisationen sind gesetzte Ziele oft nur mit unlauteren Mitteln zu schaffen. Zum Beispiel? Ein Budget darf selbst dann nicht überschritten werden, wenn dies noch so vernünftig wäre. Damit es aber nicht verfällt, wird es kurz vor dem Stichtag für die blödsinnigsten Dinge verprasst. Liegt man hinter den Planzahlen zurück, hui, das gibt Ärger. Zudem entsteht Erklärungsaufwand. Doch überschreiten sollte man sein Budget besser nicht, selbst wenn man es könnte, denn dann würde es im Jahr darauf nur noch weiter erhöht.

Feedback bitte sofort

Mit Feedback bis zum Ende des Jahres warten? Heute gibt es gar keine andere Wahl: Feedback sofort! Vor allem junge Mitarbeiter erwarten von ihrer Firma nun das Gleiche wie von einem Online-Game: instant gratification, alles möglichst sofort. „Ich will meinen Punktestand wissen, und zwar gleich!" „Lob und Kritik? Wie geil!"

So tasten sich die Millennials via Feedback voran. Gamer sind es gewohnt, Fehler zu machen und sich in den jeweiligen Communitys darüber auszutauschen. „Game over?" Kein Problem, nächster Versuch! Und der aktuelle Score ist immer präsent. In einem solchen Szenario mit Rückmeldungen bis zum Jahresgespräch warten? Tödlich! Die besten Mitarbeiter sind da schon längst wieder fort.

(Dies sind Ausschnitte aus meinem Buch "Das Touchpoint Unternehmen", das zum Managementbuch des Jahres 2014 gekürt worden ist.)

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