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Effizientere Meetings - mit interaktiven Daten

07/10/2017 17:31 CEST | Aktualisiert 07/10/2017 17:31 CEST
Hinterhaus Productions via Getty Images

Besprechungen sind aus dem heutigen Arbeitsleben nicht wegzudenken. Ob in großer Runde oder beschränkt auf die Führungsriege - der regelmäßige persönliche Austausch zu fachlichen und organisatorischen Themen hat sich zu einem festen Bestandteil des Berufsalltags etabliert. Michael C. Mankin und Eric Garton haben bei Recherchen für ihr Buch Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power herausgefunden, dass Führungskräfte rund zwei Arbeitstage pro Woche in Meetings verbringen. In einem durchschnittlichen Unternehmen entfallen 15 Prozent der Arbeitszeit auf Besprechungen.

Viele Meetings sind ineffizent

Immer wieder stellt sich jedoch die Frage, ob diese Zeit auch sinnvoll genutzt wird. Wie effizient sind Meetings? Führen sie zu Lösungen? Schaffen sie etwas, wovon das Unternehmen konkret profitieren kann? Die Antwort lautet in vielen Fällen: Nein. Denn die Informationen, die in Meetings ausgetauscht werden, versanden häufig danach, so dass entsprechende Entscheidungen zu spät oder gar nicht gefällt werden. Oft gehen Tage verloren, während die fehlenden Informationen gesucht werden und mit Terminkalendern jongliert wird, um die richtigen Personen wieder an einen Tisch zu bekommen. Erschwert wird das Ganze durch statische Spreadsheets, die das Meeting eher verkomplizieren als brauchbare Erkenntnisse zu liefern.

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Die Lösung: Datenbasierte Besprechungen

Abhilfe schaffen Meetings, die auf Daten basieren. Gemeint sind keine Daten, wie sie zu tausenden in Tabellen versteckt sind, sondern Daten, die mithilfe entsprechender Technologien Informationen sichtbar machen. Denn dann können die Besprechungsteilnehmer damit interagieren und sie visuell analysieren.

Durch die Analyse und Visualisierung von Daten werden nicht nur die Besprechungen effizienter, sondern der gesamte Geschäftsbetrieb. Denn das Analysieren von Daten ermöglicht echte Interaktion sowie die Möglichkeit, Detaildaten aufzurufen. Statt einer textlastigen PowerPoint-Präsentation zu folgen oder zu versuchen, Erkenntnisse aus einer Tabelle zu gewinnen, können die Teams noch während der Besprechung Fragen stellen und sofort beantworten - auch in Echtzeit. Das führt zu schnelleren Entscheidungen, erleichtert die Zusammenarbeit und steigert damit die Produktivität.

Trends und Ausreißer erkennen, schnellere Entscheidungen fällen

Durch die Verwendung von interaktiven Dashboards lassen sich in einer Besprechung geschäftliche Herausforderungen schnell bewerten, Trends und Ausreißer in Daten erkennen und entsprechende Lösungen entwickeln. Ein Beispiel ist die Immobilienfirma Jones Lang Lasalle (JLL), die mithilfe von visuelle Analysen zu neuen Erkenntnisse gelangt, intelligente datengesteuerte Entscheidungen fällt und auf diese Weise auch die Kosten senken kann. Ein Kunde von JLL beispielsweise sparte fünf Millionen US-Doller beim Energieverbrauch ein, weil er während einer Besprechung Daten interaktiv in einem Dashboard präsentierte. Abweichungen wurden schnell erkannt und die am wenigsten effizienten der 8000 Standorte ausfindig gemacht. Auch Jaguar Land Rover bindet seit einiger Zeit Daten in die täglichen Besprechungen ein. Die Nutzung visueller Analysen sorgt dabei nicht nur für ein reibungsloses Reporting, sondern macht die Meetings interaktiver und effizienter.

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Datenbasierte Meetings nutzen kollektive analytische Fähigkeiten

Wenn Teilnehmer einer Besprechung auf Daten zugreifen können, wird die beste Fähigkeit des Teams angesprochen: die kollektive analytische Denkfähigkeit. Anstatt wertvolle Zeit damit zu vergeuden, Probleme aufzulisten und die Anwesenden zu informieren, bezieht das Präsentieren von Daten in Besprechungen alle Beteiligten ein. Das bedeutet, dass sie ihre analytische Denkfähigkeit besser einsetzen können. Werden Daten gemeinsam visuell analysiert, beginnen die Teilnehmer den Gedankenaustausch mit der Frage nach dem „Warum" anstatt nach dem „Was". Sie gehen den Problemen sofort auf den Grund und kommen dadurch zu effizienten Entscheidungen. Das übersichtliche Präsentieren von Daten bedeutet, dass die Mitarbeiter Probleme innerhalb von kurzer Zeit erkennen und eher Lösungen finden. Alle im Raum sehen und verstehen das gemeinsame Ziel und sind von Anfang an auf demselben Stand. Dies führt zu mehr und schnelleren Erkenntnissen.

Die größte Hürde sind alte Gewohnheiten

Dass datengetriebene Meetings sich trotz ihrer Vorzüge noch nicht überall durchgesetzt haben, liegt vor allem an den bestehenden kulturellen Normen und ritualisierten Abläufen in den Unternehmen. Man hat sich an monatliche, wöchentliche oder sogar tägliche Besprechungen gewöhnt. Sie werden zur Routine.

Diese Routine zu durchbrechen, ist keine leichte Aufgabe. In einem ersten Schritt sollten die Führungskräfte die datenversierten Mitarbeiter im Unternehmen ausfindig machen. Mithilfe dieser „Daten-Champions" lassen sich weitere Mitarbeiter in der visuellen Analyse schulen und auf diese Weise befähigen, schneller zu Entscheidungen zu gelangen. Ganz gleich, ob die datengesteuerte Botschaft von oben oder von Kollegen innerhalb des Unternehmens kommt - entscheidend ist, dass ein Kulturwandel im Unternehmen stattfindet. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern das gesamte Geschäft.

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