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Effizientere Meetings - mit interaktiven Daten

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BUSINESS MEETING
Hinterhaus Productions via Getty Images
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Besprechungen sind aus dem heutigen Arbeitsleben nicht wegzudenken. Ob in großer Runde oder beschrĂ€nkt auf die FĂŒhrungsriege - der regelmĂ€ĂŸige persönliche Austausch zu fachlichen und organisatorischen Themen hat sich zu einem festen Bestandteil des Berufsalltags etabliert. Michael C. Mankin und Eric Garton haben bei Recherchen fĂŒr ihr Buch Time, Talent, Energy: Overcome Organizational Drag and Unleash Your Team's Productive Power herausgefunden, dass FĂŒhrungskrĂ€fte rund zwei Arbeitstage pro Woche in Meetings verbringen. In einem durchschnittlichen Unternehmen entfallen 15 Prozent der Arbeitszeit auf Besprechungen.

Viele Meetings sind ineffizent

Immer wieder stellt sich jedoch die Frage, ob diese Zeit auch sinnvoll genutzt wird. Wie effizient sind Meetings? FĂŒhren sie zu Lösungen? Schaffen sie etwas, wovon das Unternehmen konkret profitieren kann? Die Antwort lautet in vielen FĂ€llen: Nein. Denn die Informationen, die in Meetings ausgetauscht werden, versanden hĂ€ufig danach, so dass entsprechende Entscheidungen zu spĂ€t oder gar nicht gefĂ€llt werden. Oft gehen Tage verloren, wĂ€hrend die fehlenden Informationen gesucht werden und mit Terminkalendern jongliert wird, um die richtigen Personen wieder an einen Tisch zu bekommen. Erschwert wird das Ganze durch statische Spreadsheets, die das Meeting eher verkomplizieren als brauchbare Erkenntnisse zu liefern.

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Die Lösung: Datenbasierte Besprechungen

Abhilfe schaffen Meetings, die auf Daten basieren. Gemeint sind keine Daten, wie sie zu tausenden in Tabellen versteckt sind, sondern Daten, die mithilfe entsprechender Technologien Informationen sichtbar machen. Denn dann können die Besprechungsteilnehmer damit interagieren und sie visuell analysieren.

Durch die Analyse und Visualisierung von Daten werden nicht nur die Besprechungen effizienter, sondern der gesamte GeschĂ€ftsbetrieb. Denn das Analysieren von Daten ermöglicht echte Interaktion sowie die Möglichkeit, Detaildaten aufzurufen. Statt einer textlastigen PowerPoint-PrĂ€sentation zu folgen oder zu versuchen, Erkenntnisse aus einer Tabelle zu gewinnen, können die Teams noch wĂ€hrend der Besprechung Fragen stellen und sofort beantworten - auch in Echtzeit. Das fĂŒhrt zu schnelleren Entscheidungen, erleichtert die Zusammenarbeit und steigert damit die ProduktivitĂ€t.

Trends und Ausreißer erkennen, schnellere Entscheidungen fĂ€llen

Durch die Verwendung von interaktiven Dashboards lassen sich in einer Besprechung geschĂ€ftliche Herausforderungen schnell bewerten, Trends und Ausreißer in Daten erkennen und entsprechende Lösungen entwickeln. Ein Beispiel ist die Immobilienfirma Jones Lang Lasalle (JLL), die mithilfe von visuelle Analysen zu neuen Erkenntnisse gelangt, intelligente datengesteuerte Entscheidungen fĂ€llt und auf diese Weise auch die Kosten senken kann. Ein Kunde von JLL beispielsweise sparte fĂŒnf Millionen US-Doller beim Energieverbrauch ein, weil er wĂ€hrend einer Besprechung Daten interaktiv in einem Dashboard prĂ€sentierte. Abweichungen wurden schnell erkannt und die am wenigsten effizienten der 8000 Standorte ausfindig gemacht. Auch Jaguar Land Rover bindet seit einiger Zeit Daten in die tĂ€glichen Besprechungen ein. Die Nutzung visueller Analysen sorgt dabei nicht nur fĂŒr ein reibungsloses Reporting, sondern macht die Meetings interaktiver und effizienter.

➚ Mehr zum Thema: Der ĂŒberraschende Grund, warum viele Menschen außerhalb des BĂŒros weit produktiver sind

Datenbasierte Meetings nutzen kollektive analytische FĂ€higkeiten

Wenn Teilnehmer einer Besprechung auf Daten zugreifen können, wird die beste FĂ€higkeit des Teams angesprochen: die kollektive analytische DenkfĂ€higkeit. Anstatt wertvolle Zeit damit zu vergeuden, Probleme aufzulisten und die Anwesenden zu informieren, bezieht das PrĂ€sentieren von Daten in Besprechungen alle Beteiligten ein. Das bedeutet, dass sie ihre analytische DenkfĂ€higkeit besser einsetzen können. Werden Daten gemeinsam visuell analysiert, beginnen die Teilnehmer den Gedankenaustausch mit der Frage nach dem „Warum" anstatt nach dem „Was". Sie gehen den Problemen sofort auf den Grund und kommen dadurch zu effizienten Entscheidungen. Das ĂŒbersichtliche PrĂ€sentieren von Daten bedeutet, dass die Mitarbeiter Probleme innerhalb von kurzer Zeit erkennen und eher Lösungen finden. Alle im Raum sehen und verstehen das gemeinsame Ziel und sind von Anfang an auf demselben Stand. Dies fĂŒhrt zu mehr und schnelleren Erkenntnissen.

Die grĂ¶ĂŸte HĂŒrde sind alte Gewohnheiten

Dass datengetriebene Meetings sich trotz ihrer VorzĂŒge noch nicht ĂŒberall durchgesetzt haben, liegt vor allem an den bestehenden kulturellen Normen und ritualisierten AblĂ€ufen in den Unternehmen. Man hat sich an monatliche, wöchentliche oder sogar tĂ€gliche Besprechungen gewöhnt. Sie werden zur Routine.

Diese Routine zu durchbrechen, ist keine leichte Aufgabe. In einem ersten Schritt sollten die FĂŒhrungskrĂ€fte die datenversierten Mitarbeiter im Unternehmen ausfindig machen. Mithilfe dieser „Daten-Champions" lassen sich weitere Mitarbeiter in der visuellen Analyse schulen und auf diese Weise befĂ€higen, schneller zu Entscheidungen zu gelangen. Ganz gleich, ob die datengesteuerte Botschaft von oben oder von Kollegen innerhalb des Unternehmens kommt - entscheidend ist, dass ein Kulturwandel im Unternehmen stattfindet. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern das gesamte GeschĂ€ft.

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