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Coachingnutzen glaubwürdig nachweisen

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Viele Personalentwicklungsabteilungen stehen der Herausforderung gegenüber, den spezifischen Beitrag von Coachingmassnahmen zum Unternehmenserfolg nachzuweisen. Dabei geht es immer wieder um die Fragen: Wie kann der Coachingeffekt angesichts vieler gleichzeitig wirkender Erfolgsfaktoren isoliert werden? Und wie kann der Coachingerfolg anschliessend in monetären Werten ausgedrückt werden?

Sicher ist: Wenn die Faktoren nicht ermittelt werden können, dann können künftige Investitionen auch nicht effektiv gesteuert werden. Für die Personalentwicklung heisst das: Ist der Coachingnutzen für das Management nicht nachzuweisen, werden Seminare schnell als "Incentives" angesehen. Kann ein Zusammenhang zwischen den Coachingergebnissen und den Geschäftsergebnissen nicht ermittelt werden, besteht die Gefahr, dass das Budget gekürzt oder ganz gestrichen wird. Die Herausforderung besteht darin, einen glaubwürdigen - von anderen Einflussfaktoren isolierten - Coachingnutzen nachzuweisen.

Die Glaubwürdigkeit der Methode zählt entscheidend

Der Zusammenhang zwischen Coaching und Geschäftskennzahlen, zwischen Ursache und Wirkung ist manchmal verwirrend und schwierig zu ermitteln. Erfahrungen beweisen, dass er dennoch mit einer akzeptablen Genauigkeit herauskristallisiert werden kann. Der Kern ist dabei die Isolierung des Coachingeffekts. Welchen Beitrag hat das Coaching zum Lerntransfer beigetragen? Welchen Nutzen hat der Lerntransfer für das Unternehmen gebracht? Insbesondere die letzte Frage ist essentiell für das Management, um fundierte Investitionsentscheidungen zu treffen. Bei welchen Geschäftszielen kann die Personalentwicklung welchen monetären Beitrag leisten?

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Die Geschäftsführung denkt und handelt in Nutzen - also in "ROI"-Zahlen. Zahlen, wie "90 Prozent der Teilnehmer waren zufrieden" oder "80 Prozent der Führungskräfte sind mit den PE-Massnahmen zufrieden", helfen nur bedingt weiter. Um die "gleiche Sprache" wie die Auftraggeber zu sprechen, sollten entsprechende Kompetenzen in der Personalentwicklung aufgebaut werden, um über tatsächlichen Nutzen zu reden.

Ohne "Beweise" in der Auswirkungskette ist es unmöglich, die Coachingeffekte glaubhaft zu isolieren und den Nutzen darzustellen. In diesem Artikel soll ein spezieller Fokus auf die Methoden zur "Isolierung der Coachingeffekte" und die Methoden zur "finanziellen Bewertung" gelegt werden. Der ROI-Prozess ist in sechs logisch aufgebaute Prozessschritte gegliedert, die hier kurz erläutert werden:

Im ersten Prozessschritt "Lösungen entwickeln und abstimmen" werden die Basisdaten erhoben: Warum wird überhaupt trainiert? Gibt es andere Möglichkeiten, einen notwendigen Wissensaufbau am Arbeitsplatz zu gewährleisten? Wie viel Coaching ist notwendig? Wie viel schneller kann ein Wissenszuwachs erreicht werden, wenn trainiert wird? Was würde passieren, wenn kein Coaching umgesetzt wird?

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Im zweiten Prozessschritt "Evaluationsplanung" werden mit der Personalentwicklung, dem internen Controlling und dem Auftraggeber alle notwendigen Entscheidungen getroffen, um einen Handlungsrahmen für die PE-Massnahmen zu erhalten. Dazu finden Tools wie Coaching Scorecards, Datenerfassungsplan und ROI-Analyseplan zur pragmatischen Planung und Umsetzung Anwendung.

Im dritten Prozessschritt "Datenerfassung während des Coachings" und...

... auch im vierten Prozessschritt "Datenerfassung nach dem Coaching" werden die Daten zu den 4 Evaluationsstufen erfasst, die bei der Evaluationsplanung definiert worden sind.

Im fünften Prozessschritt "Isolierung der Effekte" wird der Anteil des Coachings an der Gesamtverbesserung anhand der erfassten Daten sorgfältig isoliert.

Im sechsten Prozessschritt "finanzielle Bewertung" wird der monetäre Wert dieses Anteils ermittelt. Somit ist der Nutzen des Coachings analysiert.

Durch Berechnung der Kosten kann der ROI ermittelt werden. Sofern es in einigen Bereichen nicht zu akzeptablen Kosten möglich ist, die isolierten Daten finanziell zu bewerten, werden diese Daten als "immaterielle Daten" aufgeführt. Alle 6 Datenarten (5 Evaluationsstufen und immaterielle Daten) fliessen in den Ergebnisbericht ein. Der Prozess hat sich aufgrund von Erfahrungen entwickelt und stellt den Musterprozess zur Erreichung von hohen ROI-Werten bei PE-Massnahmen dar.

Ohne Isolation kein Nutzen

Folgende praxiserprobten Methoden stehen zur Isolierung der Coachingeffekte zu Verfügung:

1. Kontrollgruppen - Die genaueste Methode

Die genaueste Methode zur Isolierung der Coachingauswirkungen ist der Einsatz von Kontrollgruppen. Diese besteht aus einer Experimentiergruppe (wird trainiert) und einer Kontrollgruppe (wird nicht trainiert). Der entscheidende Faktor dabei ist, dass sich die beiden Gruppen so ähnlich wie möglich sind: Dazu werden zunächst mögliche Einflussfaktoren erarbeitet und mit dem Controllingbereich gemeinsam analysiert. Ziel ist es, dass sich beide Gruppen anhand der Kriterien historisch gleich verhalten haben. Dann können Kontrollgruppen sehr glaubwürdige Daten zur Stufe 4 und Stufe 3 ermitteln. Etwa ein Drittel aller ROI-Auswirkungsstudien werden mit Kontrollgruppen durchgeführt.

2. Trendlinien-Analyse - einfach und kosteneffektiv

Eine weitere nützliche Technik, die Auswirkungen eines Coachings zu messen, ist die Trendlinien-Analyse. Bei dieser Methode wird aufgrund früherer Daten eine Trendlinie in die Zukunft verlängert. Die Differenz zwischen der laut Trendlinie erwarteten und dem tatsächlichen Ergebnis wird dem Coaching zugerechnet. Dabei sind allerdings zwei Bedingungen zu erfüllen: 1. Der Trend wurde vor der PE-Massnahme ermittelt und es kann angenommen werden, dass sich dieser Trend in Zukunft auch so weiterentwickelt. 2. Es sind keine neuen Einflussfaktoren nach Beendigung der PE-Massnahme eingetreten. Rund 15 Prozent aller weltweiten ROI-Auswirkungsstudien verwenden die Trendlinien-Analyse.

3. Prognose-Methoden anwendbar bei vorhandenen Korrelationen

Verfügt das Unternehmen über umfangreiche Korrelationen, d.h. Abhängigkeiten von Kennzahlen, kann diese Methode angewendet werden. Dabei wird aufgrund von historischen Daten für jede Kennzahl, die einen Einfluss hat, eine Prognose in die Zukunft gestellt. Die Summe dieser Prognosen wird von dem tatsächlich erreichten Geschäftsergebnis abgezogen, der Rest kann dem Coaching zugeordnet werden. Muss für viele Einflussfaktoren eine Prognose erstellt werden, wird die Prognose-Methode meist kompliziert. Ferner verfügen nicht alle Organisationen über die notwendigen historischen Daten und deren Abhängigkeiten. Schätzungsweise 5 Prozent aller weltweiten ROI-Auswirkungsstudien versenden die Prognose-Methode.

4. Bewertung durch Teilnehmer - subjektiv, aber genau

Informationen direkt vom Teilnehmer mit Fragebögen zu beziehen, ist eine leicht umzusetzende Methode, die Coachingeffekte zu isolieren. Ihre Effektivität beruht auf der Annahme, dass die Teilnehmer sagen können, wie viel ihrer Leistungssteigerung direkt aus dem Coaching resultiert. Da sie mit ihren Bemühungen Verbesserungen erzielten, besitzen die Teilnehmer meistens eine genaue Vorstellung davon, inwieweit die Anwendung des Coachings dazu beigetragen hat. Um seriöse Daten zu erhalten, geben die Teilnehmer neben den Ergebnissen auch den Berechnungsweg und einen entsprechenden Unsicherheitsfaktor an. Beginnen Unternehmen erst einmal damit, diese Methode regelmässig einzusetzen, kann sie schnell zur bevorzugten Isolierungsmethode werden. Aus diesem Grund verwenden 50 Prozent der weltweit durchgeführten ROI-Auswirkungsstudien Fragebögen.

Kontrollgruppen sinnvoll

Beginnen Unternehmen mit der Ermittlung des Coachingnutzen, stehen sie meist vor der Herausforderung, welche Isolationsmethode verwendet werden soll. Die Methode der Kontrollgruppe gibt die genauesten Daten, aber ist aufwendig und die Kontrollgruppe wird erst einmal nicht trainiert. Dadurch entsteht kein Effektivitätsgewinn bei der Kontrollgruppe. Auf der anderen Seite sind Fragebögen zwar kostengünstig in der Umsetzung, aber liefern sie auch objektive Daten? In der Praxis werden häufig diese beiden Methoden parallel eingesetzt. Dadurch wird der zunächst subjektiv eingeschätzte Fragebogen durch die Ergebnisse der Kontrollgruppe "abgesichert". Ergibt der Fragebogen ähnliche Ergebnisse wie die Kontrollgruppe "beweist", kann in Zukunft bei ähnlichen PE-Massnahmen ausschliesslich mit dem Fragebogen gearbeitet werden. Die Methode zur Isolierung der Coachingeffekte sollte immer in Verbindung mit der Methode zur finanziellen Bewertung gesehen werden. Hier kommt meist das Controlling ins Spiel.

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Finanzielle Bewertung der Coachingerfolge

Jedes Unternehmen verfügt über ein bestimmtes Kennzahlensystem und deren Korrelationen. Welche der folgenden 10 Methoden eingesetzt werden kann, bestimmt ihr Kennzahlensystem und wird bereits bei der Evaluationsplanung definiert:

• Erlöse/Einsparungen durch Produktionsdaten
• Qualitätskosten
• Arbeitszeiteinsparungen
• Vergangenheitsdaten aus der Kostenrechnung oder der Buchhaltung
• Expertenbewertungen
• Externe Statistiken
• Verknüpfungen mit anderen Parametern
• Bewertung/Einschätzung der Teilnehmer
• Bewertung/Einschätzung der Vorgesetzten
• Bewertung/Einschätzung des Projektteams

Mit diesen Methoden in Kombination mit den Methoden zur Isolation der Trainingseffekte lässt sich der tatsächliche Nutzen des Trainings für die analysierte Personalentwicklungsmassnahme überprüfen.

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